Wenn du eine Reisekostenabrechnung einreichst oder prüfst, kannst du Rechnungen zu Kreditkartentransaktionen, Bestellanforderungen und weitere Dokumente mit ihr verknüpfen.
Die Reisekostenabrechnung zeigt dann alle Ausgaben einer Reise an einer Stelle, z.B. als Nachweis bei einer Wirtschaftsprüfung oder Steuerprüfung. Verknüpfungen anlegen können die Einreicher:in der Reisekostenabrechnung und alle Administrator:innen.
Voraussetzungen
Deine Gesellschaft nutzt den Plus-Plan.
Für Vorschläge zu Kreditkartentransaktionen nutzt deine Gesellschaft Reisekosten zusammen mit Candis Kreditkarten.
Dokument mit einer Reisekostenabrechnung verknüpfen
Du kannst Dokumente ab dem Entwurf mit einer Reisekostenabrechnung verknüpfen. Die Anzahl der Verknüpfungen ist nicht begrenzt.
Öffne deine Reisekostenabrechnung.
Klicke im Bereich „Verknüpfte Dokumente“ auf Dokument verknüpfen.
Wähle die Rechnung oder Bestellanforderung aus, die zur Reise gehört.
Candis zeigt das Dokument im Bereich „Verknüpfte Dokumente“ unter „Verknüpft“ an.
Verknüpfte Dokumente gehören zur Reise, Candis erstattet sie aber nicht über die Reisekostenabrechnung.
Vorschläge für Kreditkartentransaktionen nutzen
Wenn deine Gesellschaft Candis-Kreditkarten nutzt, schlägt Candis im Bereich „Verknüpfte Dokumente“ unter „Vorschläge“ passende Kreditkartentransaktionen vor.
Grundlage ist der Reisezeitraum: Candis zeigt Transaktionen der Kreditkarte der Reisenden aus diesem Zeitraum an. Die Vorschläge siehst du ab dem Entwurf der Reisekostenabrechnung.
Vorgeschlagene Rechnung verknüpfen
Hat eine Transaktion bereits eine Rechnung, schlägt Candis die Rechnung vor.
Klicke neben der Rechnung auf Verknüpfen
Wähle die jeweilige Rechnung oder Bestellanforderung aus (Mehrfachauswahl ist möglich)
Klicke auf Verknüpfen
Der Beleg erscheint nun direkt unter den verknüpften Belegen
Fehlt eine Rechnung zu einer Transaktion, kannst du sie direkt ergänzen:
Klicke neben der Transaktion auf Rechnung suchen
Du hast nun drei Optionen:
Eine Rechnung direkt hochladen
Eine Rechnung aus dem Archiv suchen und verbinden
Einen Eigenbeleg erstellen
Nach Abschluss wird die Rechnung automatisch verlinkt
Die Tabelle im Archiv zeigt alle Rechnungen, auf die du Zugriff hast. Zugriff haben in der Regel Administrator:innen und Nutzer:innen mit Einzelrechten auf Dokumenten.
Vorschlag verwerfen
Gehört eine vorgeschlagene Rechnung oder Transaktion nicht zur Reise, klicke auf Verwerfen. Wir nutzen diese Info um unsere Vorschläge weiter zu trainieren.
Verknüpfungen vor und nach dem Export
Verknüpfungen, die du vor dem Export einer Reisekostenabrechnung anlegst, erscheinen mit einem Hinweis auf dem Deckblatt der Reisekostenabrechnung. Sie werden nicht ausgezahlt oder darüber gebucht, erscheinen aber zur Info und Einschätzung aller Kosten insgesamt.
Nach dem Export kannst du weiterhin Dokumente mit der Reisekostenabrechnung verknüpfen, sie erscheinen aber nicht mehr auf dem Deckblatt.
Anwendungsbeispiele
Belege auf der Rückreise vervollständigen: Eine Mitarbeiterin erstellt auf der Rückreise ihre Reisekostenabrechnung und fügt ihre Belege hinzu. Candis schlägt die Kreditkartentransaktionen aus dem Reisezeitraum vor und kennzeichnet zwei davon mit „Rechnung fehlt“. Sie lädt die fehlenden Rechnungen hoch und verknüpft die Transaktionen mit der Reisekostenabrechnung, bevor sie diese einreicht. Die Buchhaltung findet so alle Ausgaben der Reise in einer Reisekostenabrechnung.
Reise mit beantragtem Budget vergleichen: Eine Administrator:in verknüpft die Bestellanforderung für eine Messereise mit der Reisekostenabrechnung. So vergleicht sie die tatsächlichen Ausgaben mit dem beantragten Budget.