Voraussetzungen
Bestellanforderungen sind ab dem 19. Mai 2026 ab dem Candis Plus Paket verfügbar.
Du hast in Candis Freigaberechte. Alle Nutzer:innen mit Freigaberechten können Bestellanforderungen freigeben, sofern sie Teil des ausgewählten Freigabe-Workflows sind.
Bestellanforderungen sind in deiner Organisation aktiviert.
Benachrichtigungen für Freigebende
Candis benachrichtigt dich auf zwei Wegen, wenn eine Bestellanforderung auf deine Freigabe wartet:
Tägliche Übersicht-E-Mail: Candis schickt dir täglich eine E-Mail, die offene Bestellanforderungen erwähnt – ähnlich wie bei offenen Rechnungsfreigaben.
In-App-Benachrichtigung: Du erhältst eine direkte Benachrichtigung in Candis, sobald eine neue Bestellanforderung deine Freigabe benötigt.
Bestellanforderung freigeben oder ablehnen
Du kannst Bestellanforderungen an folgenden Stellen in Candis öffnen:
Im Bestellanforderungen-Tab in der Freigabetabelle
Im Bestellanforderungen-Dashboard (Tabellenansicht)
Über die Kacheln im Haupt-Dashboard
Über den Freigabe-Zähler in der Seitenleiste
So gibst du eine Bestellanforderung frei:
Öffne die Bestellanforderung über einen der genannten Einstiegspunkte.
Prüfe die Angaben im rechten Panel (Formularfelder) und im mittleren Panel (PDF-Visualisierung).
Klicke auf Freigeben.
Tipp: Im linken Panel siehst du Metadaten, Anhänge, verknüpfte Belege, die Bearbeitungshistorie und Kommentare – alle Informationen, die du für deine Entscheidung brauchst.
Wenn der Nettobetrag der Bestellanforderung eine im Workflow definierte Betragsschwelle überschreitet, leitet Candis die Anforderung automatisch an die nächste freigebende Person oder das nächste Team weiter. Im letzten Freigabeschritt erzeugt Candis automatisch die Bestellnummer.
So lehnst du eine Bestellanforderung ab:
Öffne die Bestellanforderung.
Klicke auf Ablehnen.
Gib eine Begründung ein – das ist immer Pflicht.
Beachte: Die einreichende Person erhält bei Ablehnung eine E-Mail-Benachrichtigung inklusive deiner Begründung. Sie kann die Bestellanforderung daraufhin bearbeiten und erneut einreichen.
Bestellnummern verwalten
Candis erzeugt die Bestellnummer automatisch nach der finalen Freigabe. Das Format setzt sich zusammen aus dem von Administrator:innen definierten Präfix und einer aufsteigenden Nummer.
Nach der Freigabe können Administrator:innen, Buchhalter:innen und beteiligte Personen (einreichende Person und Freigebende) die Bestellnummer manuell anpassen – zum Beispiel, um sie mit einer Nummer im externen ERP abzugleichen:
Öffne die freigegebene Bestellanforderung.
Klicke auf die Bestellnummer im Formular.
Passe die Nummer an und speichere die Änderung.
Statusverlauf einer Bestellanforderung
Eine Bestellanforderung durchläuft folgende Status:
Status | Bedeutung |
Ausstehend | Die Bestellanforderung wurde erstellt und wartet auf Freigabe. |
Freigegeben | Die Bestellanforderung ist final freigegeben; Candis hat eine Bestellnummer erzeugt. |
Abgelehnt | Die Bestellanforderung wurde abgelehnt; die einreichende Person kann sie bearbeiten und erneut einreichen. |
Storniert | Freigegebene Bestellanforderungen können storniert werden; dieser Status ist endgültig. |
Teilweise erfüllt | Die Bestellanforderung ist freigegeben und mit mindestens einer Rechnung verknüpft, aber noch nicht vollständig abgedeckt. |
Erfüllt | Die Bestellanforderung ist vollständig durch verknüpfte Rechnungen abgedeckt. |
Statuswechsel-Regeln:
Der Wechsel von Freigegeben zu Teilweise erfüllt oder Erfüllt erfordert mindestens eine verknüpfte Rechnung.
Candis aktualisiert den Status automatisch, wenn du eine Rechnung mit der Bestellanforderung verknüpfst – abhängig davon, ob der Rechnungsbetrag den Bestellbetrag erreicht oder unterschreitet. Mehr dazu erfährst du im Artikel „Bestellanforderungen mit Rechnungen verknüpfen".
Wenn alle verknüpften Rechnungen wieder entfernt werden, wechselt der Status automatisch zurück zu Freigegeben.
Status können manuell angepasst werden von: Administrator:innen, Buchhalter:innen und der einreichenden Person.
Beachte: Stornierte Bestellanforderungen können nicht gelöscht werden. Bestellanforderungen, die noch nicht freigegeben sind, können von der einreichenden Person und von Administrator:innen bzw. Buchhalter:innen gelöscht werden.
Restbetrag einer Bestellanforderung
Bei teilweise erfüllten Bestellanforderungen zeigt Candis den noch offenen Restbetrag an. So siehst du auf einen Blick, welcher Betrag noch nicht durch Rechnungen gedeckt ist.
Berechnung:
Restbetrag = Nettobetrag der Bestellanforderung (minus) Summe der verknüpften Rechnungen
Wenn der Nettobetrag einer verknüpften Rechnung nicht vorhanden ist, verwendet Candis ersatzweise den Bruttobetrag. Übersteigen die verknüpften Rechnungen den Betrag der Bestellanforderung, zeigt Candis 0 als Restbetrag an.
Beachte: Der Restbetrag wird nur in der Originalwährung der Bestellanforderung angezeigt. Beträge in anderen Währungen fließen nicht in die Berechnung ein. Der Restbetrag ist kein separates Filterfeld – er dient der Übersicht.
Zusammenarbeit über Kommentare und Erwähnungen
Innerhalb einer Bestellanforderung kannst du direkt mit Kolleg:innen kommunizieren:
Öffne die Bestellanforderung.
Wechsle im linken Panel zum Abschnitt Kommentare.
Schreibe deinen Kommentar und nutze @Name, um Kolleg:innen oder Teams direkt anzusprechen.
Erwähnte Personen erhalten automatisch Lese-Zugriff auf die Bestellanforderung sowie eine E-Mail- und In-App-Benachrichtigung.
Berechtigungen im Überblick
Aktion | Einreichende Person | Freigebende:r | Buchhalter:in / Admin |
Eigene Bestellanforderungen sehen | Ja | — | — |
Alle Bestellanforderungen sehen | — | — | Ja |
Bestellanforderungen als Freigebende:r sehen | — | Ja | Ja |
Per Erwähnung zugängliche BAs sehen | Ja | Ja | Ja |
Bearbeiten & erneut einreichen | Nur eigene | — | — |
Freigeben / Ablehnen | — | Ja (wenn zugewiesen) | Ja (wenn zugewiesen) |
Status aktualisieren | Ja (eigene) | — | Ja |
Löschen (vor Freigabe) | Ja (eigene) | — | Ja |
Stornieren (nach Freigabe) | — | — | Ja |
Anwendungsbeispiel
Eine Teamleiterin sieht morgens in ihrer täglichen Übersichts-E-Mail, dass Bestellanforderungen auf ihre Freigabe warten. Sie öffnet die erste Anforderung direkt aus der E-Mail, prüft die Beschreibung und den Nettobetrag, und gibt die Anforderung frei. Der Betrag überschreitet die zweite Betragsschwelle im Workflow – Candis leitet die Bestellanforderung automatisch an die Geschäftsführung weiter. Die zweite Bestellanforderung lehnt sie mit der Begründung „Geschäftspartner nicht freigegeben" ab. Die einreichende Person erhält sofort eine E-Mail mit der Begründung.