Mit der Funktion Dokumente verknüpfen kannst du Dokumente, die miteinander verwandt sind, direkt miteinander verlinken. Die Dokumente bleiben dabei eigenständig abgelegt, du kannst jedoch per Link einfach zwischen ihnen navigieren. So verknüpfst du alle prüfungsrelevanten Dokumente eines Geschäftsfalls digital miteinander und hast bei Rückfragen alle wichtigen Informationen zur Hand.
Zusätzlich kannst du festlegen, dass eine Verknüpfung automatisch Lesezugriff zwischen den beiden Dokumenten herstellt, damit alle Beteiligten die verknüpften Dokumente auch tatsächlich einsehen können.
Die Funktion "Dokumente verknüpfen" ist ab dem Candis Plus-Paket verfügbar.
Dokument verknüpfen
Du findest die Funktion zum Verknüpfen in der Symbolleiste über der Dokumentenvorschau: Klicke auf das Verknüpfungssymbol neben den Symbolen für Historie und Kommentare sowie für Zugriffsrechte. Du kannst alle Dokumententypen miteinander verknüpfen, auch Transaktionen und Bestellanforderungen, unabhängig davon, in welchem Prozessschritt sich das Dokument befindet (Eingang, Freigabe, Archiv, Export).
So verknüpfst du zwei oder mehr Dokumente:
Klicke auf das Verknüpfungssymbol in der Symbolleiste über der Dokumentenvorschau. Der Bereich "Verknüpfungen" öffnet sich.
Klicke im Bereich "Verknüpfungen" auf "Dokumente verknüpfen", um zur Übersicht aller Dokumente und Transaktionen in Candis zu gelangen.
Wähle über die Reiter "Alle Dokumente" oder "Bestellanforderungen", welche Dokumentart du durchsuchen möchtest.
Nutze das Suchfeld "Dokumente suchen" sowie die Filter für Geschäftspartner, Status und Dokumenttyp, um die Liste einzugrenzen. Über "+ Filter" stehen dir weitere Filtermöglichkeiten wie Datum oder Schlagwörter zur Verfügung.
Fahre mit der Maus über eine Zeile in der Tabelle, um dir rechts eine Vorschau des Dokuments anzeigen zu lassen. So siehst du, bevor du das Dokument verknüpfst, ob es das richtige ist.
Aktiviere die Checkbox vor jedem Dokument, das du verknüpfen möchtest. Du kannst mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen.
Klicke auf "Verknüpfen", um die ausgewählten Dokumente mit deinem Ausgangsdokument zu verknüpfen.
Im Bereich "Verknüpfungen" siehst du anschließend alle verknüpften Dokumente als einzelne Karten mit Status, Dokumenttyp, Geschäftspartner und, bei Rechnungen, dem Betrag. Das Verknüpfungssymbol in der Symbolleiste zeigt zusätzlich als Zahl an, wie viele Dokumente aktuell verknüpft sind.
Das Verknüpfen von Dokumenten ist in jedem Prozessschritt eines Dokuments möglich, und Candis speichert die Verknüpfung automatisch.
Zugriff über verknüpfte Dokumente teilen
Wenn zwei Dokumente miteinander verknüpft sind, sieht eine Nutzer:in die Verknüpfung standardmäßig nur, wenn sie Zugriff auf beide verknüpften Dokumente hat. Fehlt der Zugriff auf eines der beiden Dokumente, wird die Verknüpfung für diese Nutzer:in nicht angezeigt. Damit Nutzer:innen verknüpfte Dokumente unabhängig von ihrem direkten Zugriff einsehen können, kannst du den Zugriff automatisch über Verknüpfungen teilen lassen.
Aktiviere dazu die Einstellung "Zugriff über Dokumentverknüpfungen teilen" ganz unten auf der Seite Einstellungen > Meine Gesellschaft. Sobald du die Einstellung aktivierst, gilt Folgendes:
Alle Nutzer:innen mit Zugriff auf Dokument A erhalten automatisch Lesezugriff auf das damit verknüpfte Dokument B – und umgekehrt. Dieser Zugriff umfasst ausschließlich das Lesen des Dokuments; bearbeiten oder ablegen können Nutzer:innen das verknüpfte Dokument dadurch nicht.
Trennst du die Verknüpfung zwischen zwei Dokumenten, entzieht Candis den dadurch gewährten Zugriff automatisch wieder.
Die Einstellung gilt rückwirkend: Aktivierst du sie, erhalten Nutzer:innen auch für bereits bestehende Verknüpfungspaare automatisch Lesezugriff.
Den Zugriff auf ein verknüpftes Dokument erhältst du nur über das Originaldokument. In Tabellenansichten listet Candis die auf diesem Weg freigegebenen Dokumente nicht zusätzlich auf.
Beachte: Der geteilte Zugriff ist nicht transitiv. Ist Dokument A mit Dokument B verknüpft und Dokument B zusätzlich mit Dokument C, erhalten Nutzer:innen von Dokument A dadurch keinen automatischen Zugriff auf Dokument C.
Beachte: Verträge mit eingeschränkter Sichtbarkeit sind grundsätzlich von dieser Regelung ausgenommen, unabhängig davon, ob die Einstellung aktiviert ist.
Du kannst die Einstellung jederzeit wieder deaktivieren. Deaktivierst du sie, entzieht Candis allen Nutzer:innen den über Verknüpfungen gewährten Zugriff wieder.
Verknüpfungen trennen
Öffne das Dokument, dessen Verknüpfung du trennen möchtest, und klicke auf das Verknüpfungssymbol in der Symbolleiste über der Dokumentenvorschau, um den Bereich "Verknüpfungen" zu öffnen. Fahre dort mit der Maus über die Karte des verknüpften Dokuments, das du trennen möchtest, und klicke auf das Symbol zum Trennen der Verknüpfung. Die Verbindung ist damit sofort getrennt.
Beachte: Hast du die Einstellung "Zugriff über Dokumentverknüpfungen teilen" aktiviert, entzieht Candis beim Trennen der Verknüpfung auch den dadurch gewährten Lesezugriff auf das jeweils andere Dokument.
Wer kann Dokumente verknüpfen?
Jede Nutzerrolle in Candis kann Dokumente miteinander verknüpfen – vorausgesetzt, sie hat Zugriff auf beide Dokumente, die sie verknüpfen möchte.
Anwendungsbeispiele
Rechnung mit Lieferschein verknüpfen: Eine Freigeber:in prüft eine Rechnung und benötigt den passenden Lieferschein als Nachweis. Du verknüpfst beide Dokumente miteinander. Ist "Zugriff über Dokumentverknüpfungen teilen" aktiviert, kann die Freigeber:in den Lieferschein direkt über die Verknüpfung öffnen, auch wenn sie sonst keinen eigenständigen Zugriff auf Lieferscheine hat.
Vertrag mit Rechnung verknüpfen für eine Prüfung: Bei einer steuerlichen Prüfung fragt die Steuerberatung nach dem Vertrag zu einer bestimmten Rechnung. Da Vertrag und Rechnung verknüpft sind, wechselt die zuständige Nutzer:in direkt von der Rechnung zum Vertrag, ohne dass eine Administratorin oder ein Administrator zusätzlich Zugriffsrechte auf Verträge vergeben muss.
Transaktion mit Kreditkartenrechnung verknüpfen: Du verknüpfst eine Kreditkartentransaktion mit der zugehörigen Rechnung, damit bei Rückfragen im Export sofort ersichtlich ist, welche Rechnung zu welcher Transaktion gehört.