Voraussetzungen
Bestellanforderungen sind ab dem 19. Mai 2026 ab dem Candis Plus Paket verfügbar.
Die Bestellanforderung hat den Status Freigegeben.
Du hast Zugriff auf die Rechnung in Candis (z. B. als Prüfer:in, Freigebende:r, Buchhalter:in oder Administrator:in).
Automatische Vorschläge beim Prüfen einer Rechnung
Sobald du eine Rechnung in Candis öffnest, zeigt Candis dir automatisch eine passende Bestellanforderung an – sofern eine Übereinstimmung gefunden wird.
Candis berücksichtigt dabei folgende Kriterien:
Übereinstimmung des Geschäftspartners
Zeitliche Nähe zwischen dem Leistungsdatum der Rechnung und dem erwarteten Leistungsdatum der Bestellanforderung
Vergleich der Beträge
Abgleich von Bestellnummern
Übereinstimmung von KOST 1 oder KOST 2, sofern diese auf der Rechnung vorhanden sind
Wenn mehrere Bestellanforderungen infrage kommen, analysiert Candis zusätzlich mithilfe von KI:
Titel der Bestellanforderung
Beschreibungen und Notizen
Rechnungspositionen
So erkennt Candis auch Zusammenhänge, wenn die Formulierungen auf Rechnung und Bestellanforderung unterschiedlich sind.
Candis zeigt dir im Vorschlag folgende Details der Bestellanforderung an:
Titel
Geschäftspartner
Bestellnummer
Betrag
Leistungsdatum
KOST 1 und KOST 2
So kannst du direkt prüfen, ob die Bestellanforderung zur Rechnung passt, ob die Rechnung dem genehmigten Betrag entspricht und welche KOST 1 zugeordnet ist.
Bestellanforderung mit einer Rechnung verknüpfen
Option 1: Automatischen Vorschlag übernehmen
Öffne die Rechnung in Candis.
Candis zeigt dir eine Bestellanforderung als Vorschlag an.
Prüfe, ob der Vorschlag zur Rechnung passt.
Klicke auf Verknüpfen, um die Bestellanforderung mit der Rechnung zu verbinden.
Option 2: Manuell verknüpfen
Wenn kein automatischer Vorschlag angezeigt wird oder du eine andere Bestellanforderung auswählen möchtest:
Öffne die Rechnung in Candis.
Wechsle im linken Panel zur Verknüpfungstabelle.
Öffne den Bestellanforderungen-Reiter.
Suche nach der passenden Bestellanforderung mithilfe der Filter- und Sortierfunktionen.
Klicke auf Verknüpfen.
Option 3: Vorschlag ablehnen
Wenn der angezeigte Vorschlag nicht zur Rechnung gehört:
Öffne die Rechnung in Candis.
Klicke im Vorschlagsbereich auf Ablehnen.
Beachte: Die Ablehnung gilt nur für dich und nur für diese Rechnung. Andere Nutzer:innen sehen den Vorschlag weiterhin.
Was passiert nach der Verknüpfung?
Nach der Verknüpfung einer Rechnung mit einer Bestellanforderung passieren automatisch zwei Dinge:
1. Übertragung der Buchhaltungsdaten
Candis überträgt die in der Bestellanforderung hinterlegten Buchhaltungsdaten in die Rechnung – sofern die Rechnung noch bearbeitbar ist. Alle folgenden Felder werden übertragen, sofern sie in der Bestellanforderung vorhanden sind:
KOST 1 (Kostenstelle)
KOST 2 (Kostenträger)
Sachkonto
Extra-Kosteninfo / zusätzliche Kostendimension
Beachte: Candis überschreibt dabei bereits ausgelesene oder vorgeschlagene Buchhaltungsfelder in der Rechnung. Prüfe nach der Verknüpfung, ob die übertragenen Werte korrekt sind.
2. Automatische Statusaktualisierung der Bestellanforderung
Candis aktualisiert den Status der Bestellanforderung abhängig vom Rechnungsbetrag:
Liegt der Rechnungsbetrag innerhalb von ca. 10 % des Bestellbetrags oder darüber, setzt Candis den Status der Bestellanforderung auf Erfüllt.
Liegt der Rechnungsbetrag mehr als ca. 10 % unter dem Bestellbetrag, setzt Candis den Status auf Teilweise erfüllt.
Beachte: Sobald du den Status einer Bestellanforderung manuell auf Teilweise erfüllt oder Erfüllt gesetzt hast, überschreibt Candis diesen Status nicht mehr automatisch – auch wenn weitere Rechnungen verknüpft werden.
Du kannst den Status jederzeit manuell anpassen, wenn die automatische Bewertung nicht deiner Einschätzung entspricht.
Restbetrag bei teilweise erfüllten Bestellanforderungen
Wenn eine Bestellanforderung den Status Teilweise erfüllt hat, zeigt Candis den noch offenen Restbetrag an:
Restbetrag = Nettobetrag der Bestellanforderung (minus) Summe der verknüpften Rechnungen
Übersteigen die verknüpften Rechnungen den Betrag der Bestellanforderung, zeigt Candis 0 als Restbetrag an. Der Restbetrag wird nur in der Originalwährung der Bestellanforderung berechnet.
Verknüpfung aufheben
Du kannst eine Verknüpfung zwischen Rechnung und Bestellanforderung direkt in einem der beiden Dokumente wieder entfernen – entweder in der Rechnung oder in der Bestellanforderung selbst:
Öffne die Rechnung oder die Bestellanforderung in Candis.
Suche im linken Panel die verknüpfte Bestellanforderung bzw. Rechnung.
Entferne die Verknüpfung über die entsprechende Option.
Beachte: Wenn du alle verknüpften Rechnungen von einer Bestellanforderung entfernst, wechselt der Status der Bestellanforderung automatisch zurück zu Freigegeben – es sei denn, der Status wurde zuvor manuell gesetzt.
Anwendungsbeispiel
Eine Buchhalterin öffnet eine eingehende Rechnung des Geschäftspartners Druckerei Müller GmbH über 1.150 €. Candis schlägt ihr sofort die passende Bestellanforderung über 1.200 € vor. Sie prüft Titel, Betrag und Leistungsdatum und verknüpft die Rechnung. Candis überträgt automatisch KOST 1 Marketing und das Sachkonto in die Rechnung und setzt den Status der Bestellanforderung auf Erfüllt, da der Rechnungsbetrag innerhalb der 10%-Toleranz liegt.