Verbindest du Personio per API mit Candis, gleicht Candis die Mitarbeiterdaten aus Personio automatisch mit den bestehenden Nutzer:innen in deiner Candis Organisation ab und erstellt daraus Vorschläge.
In diesem Artikel erfährst du, wo du diese Vorschläge findest, was die drei Bereiche bedeuten und worauf du beim Einladen, Verbinden und Deaktivieren von Nutzer:innen achtest.
Voraussetzungen
Du nutzt unser Max-Paket
Personio ist per API mit deiner Candis Organisation verbunden.
Wie du neue Nutzer-Vorschläge findest
Öffne die Einstellungen und wechsle in den Bereich Nutzerverwaltung.
Sobald Personio Mitarbeiterdaten liefert, die von den bestehenden Nutzer:innen in Candis abweichen, zeigt Candis oben rechts in der Nutzerverwaltung die Schaltfläche Vorschläge prüfen mit der aktuellen Zahl an offenen Vorschlägen daneben.
Klicke auf Vorschläge prüfen, um das Fenster mit den drei Reitern zu öffnen: Vorhandene Nutzer verbinden, Neuzugänge einladen und Abgänge deaktivieren. Jeder Reiter zeigt eine eigene Zahl, die die Anzahl der offenen Einträge in diesem Bereich angibt.
Vorhandene Nutzer:innen verbinden
Dieser Bereich zeigt Mitarbeitende an, die sowohl in Personio als auch bereits als Nutzer:in in Candis angelegt sind, aber noch nicht miteinander verknüpft wurden. Candis stellt die Daten aus Personio links und die passende Nutzer:in aus Candis rechts gegenüber.
Ohne diese Verbindung überträgt Candis keine Daten aus Personio für diese Nutzer:in. Das betrifft zum Beispiel ein Austrittsdatum, spätere Namensänderungen, eine geänderte IBAN oder eingetragene Abwesenheiten.
Verbinde daher jede geprüfte Übereinstimmung, damit Candis diese Daten künftig automatisch übernimmt.
Neuzugänge einladen
Dieser Bereich listet Mitarbeitende aus Personio auf, die ein Anstellungsdatum haben – das Datum, an dem das Arbeitsverhältnis laut Personio beginnt oder bereits begonnen hat –, aber noch keine Nutzer:in in Candis sind.
Prüfe Neuzugänge und ihr Eintrittsdatum
Wähle die passende Rolle für die jeweilige Person, zum Beispiel Freigeber:in.
Klicke auf Aktionen anwenden, um die Einladungen zu versenden.
Sobald du eine Einladung auslöst, verschickt Candis die Einladungs-E-Mail sofort an die Nutzer:in.
Möchtest du eine Person aktuell noch nicht einladen, setze sie auf den Status Ignoriert. Diesen Status findest du am rechten Rand der jeweiligen Zeile. Eine ignorierte Person verschwindet aus der Liste der offenen Vorschläge und erscheint ausgegraut. Du kannst den Status Ignoriert jederzeit wieder aufheben und die Person anschließend wie gewohnt einladen.
Abgänge deaktivieren
Dieser Bereich listet Nutzer:innen auf, die in Personio ein Austrittsdatum haben – das Datum, an dem das Arbeitsverhältnis laut Personio endet oder bereits geendet hat –, in Candis aber noch aktiv sind.
So deaktivierst du Abgänge:
Prüfe für jede Zeile das Austrittsdatum (es kann auch weit in der Zukunft sein)
Setze einen Haken bei den Nutzer:innen, die du deaktivieren möchtest, oder wähle Alle auswählen.
Klicke auf Aktionen anwenden, um die Deaktivierung auszulösen.
Candis entfernt die ausgewählten Nutzer:innen daraufhin sofort aus der Organisation.
Ist eine Nutzer:in z.B. noch in einen laufenden Workflow als einzige Person eingebunden, blockiert Candis die Deaktivierung bis der Workflow bearbeitet wurde.
Hinweis im Profil verbundener Nutzer:innen
Nutzer:innen, deren Daten über Personio synchronisiert werden, sehen einen entsprechenden Hinweis in ihrem eigenen Profil. Dieser Hinweis informiert sie darüber, dass ihre Profildaten aus Personio stammen und von dort aktuell gehalten werden.
