Schritt-für-Schritt-Anleitung
Voraussetzungen prüfen
Pakete: Plus oder Max
Rolle: Administrator:in
Verfügbarkeit: Zentrale Nutzerverwaltung ab zwei Gesellschaften
Hinweis: Du siehst nur Nutzer:innen aus Gesellschaften, in denen du Administratorrechte hast.
Einzelne Nutzer:innen einladen
Öffne Einstellungen → Nutzerverwaltung in der zentralen Nutzerverwaltung.
Klicke auf Erstellen. Candis öffnet eine Seitenleiste.
Trage die Daten ein: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Sprache, Profilbild.
Wähle eine oder mehrere Gesellschaften, in die du die Nutzer:in einlädst.
Wähle die Rollen (z. B. Freigeber, Anforderer) aus.
Klicke auf Einladung senden.
Beachte: Die gewählte Rollenkombination gilt für alle ausgewählten Gesellschaften.
Tipp: Abweichende Rollen pro Gesellschaft später anpassen: Gesellschaft wechseln → Nutzer:in bearbeiten.
Mehrere Nutzer:innen importieren
Öffne Einstellungen → Nutzerverwaltung in der zentralen Nutzerverwaltung.
Klicke auf Importieren. Candis startet einen 3-Schritte-Dialog.
Schritt 1 – Gesellschaften auswählen
Wähle eine, mehrere oder alle Gesellschaften.
Schritt 2 – Datei hochladen
Option A: Template herunterladen, ausfüllen und hochladen.
Option B: Nutzer:innen sind bereits in einer Gesellschaft angelegt? Nutzerliste dieser Gesellschaft exportieren und über die zentrale Nutzerverwaltung hochladen.
Pflichtinhalte der Datei: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Rollen (für alle gewählten Gesellschaften identisch).
Sprache: Beim Import setzt Candis nicht pro Nutzer:in eine Sprache, sondern übernimmt die Gesellschaftssprache der gewählten Gesellschaft(en).
Schritt 3 – Vorschau prüfen
Candis prüft Vollständigkeit, weist auf Duplikate (gleiche E-Mail) hin und validiert Rollenkombinationen.
Bestätige den Import.
Tipp: Abweichende Rollen pro Gesellschaft nach dem Import setzen: Gesellschaft öffnen → Nutzer:in bearbeiten.
Beachte: Die Sprache kannst du nach dem Import pro Gesellschaft für einzelne Nutzer:innen ändern.
Nach der Einladung – Status „Ausstehend“
Candis sendet eine E-Mail-Einladung.
Bis zur Bestätigung hat die Nutzer:in den Status Ausstehend.
Du kannst die Einladung erneut senden oder zurückziehen.
Filtere in der Nutzerliste nach Status = Ausstehend, um offene Einladungen zu finden.
Wichtig
Die Rolle Kreditkartenmanager unterstützt die zentrale Nutzerverwaltung nicht. Weise sie pro Nutzer:in und Gesellschaft zu.
Kreditkarten erstellst du nicht zentral, sondern pro Nutzer:in und Gesellschaft.
Die Rolle Hauptadministrator ignoriert Candis beim Import. Ist eine Nutzer:in in einer anderen Gesellschaft bereits Hauptadministrator, überträgt der Import diese Rolle nicht auf weitere Gesellschaften.
Anwendungsbeispiele
Onboarding für mehrere Standorte: Lade 20 neue Kolleg:innen per Template-Import gleichzeitig in drei Gesellschaften ein.
Bestehende Daten wiederverwenden: Exportiere die Nutzerliste aus Gesellschaft A und importiere sie zentral für Gesellschaft B und C.