Ein- und Austritte manuell in Candis nachzupflegen, kostet vor allem wachsende Teams Zeit.
Mit der Personio-Integration übernimmt Candis genau diesen Teil automatisch.
Neue Mitarbeitende sind von Tag eins an im Blick, Zugänge enden pünktlich zum Austrittsdatum.
Das bedeutet weniger Abstimmung zwischen HR und Admin – und weniger Risiko durch vergessene Zugänge.
Voraussetzungen
Bevor du die Personio-Integration in Candis einrichtest, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Du benötigst einen Personio-Admin, der die API in Personio freischaltet und eine individuelle Integration mit den passenden Zugriffsrechten einrichtet. Ohne diese Freischaltung kannst du keine Verbindung zwischen Personio und Candis herstellen.
Deine Organisation benötigt mindestens den Max Plan in Candis.
Schritt 1: API-Zugangsdaten in Personio erstellen
Die Personio-Integration benötigt eine Client ID und ein Client Secret aus Personio.
Der Personio-Admin öffnet in Personio den Bereich für individuelle Integrationen und wählt Individuelle Integration erstellen.
Der Personio-Admin vergibt einen eindeutigen Namen für die Integration, zum Beispiel „Candis Integration". Anhand dieses Namens lässt sich die Integration später in Personio wiedererkennen und verwalten.
Der Personio-Admin konfiguriert im nächsten Schritt die Zugriffsrechte für die Integration. Dabei wählt er die Attribute aus, auf die Candis zugreifen darf, und legt für jedes Attribut fest, ob Candis nur Lesen oder auch Bearbeiten darf.
Der Personio-Admin schließt die Einrichtung ab und erhält die Zugriffsdaten der Integration. Diese Zugriffsdaten bestehen aus einer Client ID und einem Client Secret.
Du benötigst die Client ID und das Client Secret von deinem Personio-Admin, um die Verbindung in Candis herzustellen. Bewahre beide Angaben sicher auf, da das Client Secret aus Sicherheitsgründen in Personio nach der Erstellung nicht erneut angezeigt wird.
Zugriffsrechte-Kategorien in Personio
Im Schritt Zugriffsrechte konfigurieren legt der Personio-Admin für jede der folgenden Kategorien einzeln fest, ob Candis Lesen oder auch Bearbeiten darf.
Um die Integration in Candis zu nutzen brauchst du mindestens:
Mitarbeitenden (Lesen)
Webhooks (Lesen / Bearbeiten)
Org Units (Lesen)
Gesellschaften (Lesen)
Für die Personio-Integration mit Candis reicht in der Regel Lesezugriff auf die Kategorie Mitarbeitenden aus, da Candis Mitarbeitendendaten nur empfängt und nicht in Personio zurückschreibt
Attribute innerhalb der Kategorie Mitarbeitenden
Öffnet der Personio-Admin die Kategorie Mitarbeitenden genauer, wählt er dort einzelne Attribute aus, auf die Candis zugreifen darf.
Um die Integration in Candis zu nutzen brauchst du mindestens:
First name
Last name
Email
Hire Date
Contract End
Subcompany
Alle weiteren Werte sind optional.
Schritt 2: Personio in Candis verbinden
Öffne in Candis den Bereich Einstellungen und wähle dort HR Integration.
Wähle Personio verbinden.
Gib die Client ID und das Client Secret ein, die du von deinem Personio-Admin erhalten hast.
Teste die Verbindung, nachdem du beide Angaben eingegeben hast. Der Verbindungstest zeigt dir direkt an, ob Candis erfolgreich auf dein Personio-Konto zugreifen kann.
Schlägt der Verbindungstest fehl, prüfe zunächst, ob die Client ID und das Client Secret korrekt übertragen wurden.
Bleibt der Fehler bestehen, prüfe gemeinsam mit deinem Personio-Admin, ob die individuelle Integration in Personio noch aktiv ist und die passenden Zugriffsrechte hat.
Schritt 3: Pflichtfelder und optionale Felder prüfen
Nach dem erfolgreichen Verbindungstest prüft Candis, ob alle benötigten Felder in Personio vorhanden und befüllt sind.
Prüfe, ob alle Pflichtfelder in Personio vorhanden sind. Pflichtfelder sind Attribute, die Candis für die Synchronisierung zwingend benötigt.
Prüfe zusätzlich, ob die von dir gewünschten optionalen Felder in Personio vorhanden sind.
Fehlt ein Pflichtfeld oder ein gewünschtes optionales Feld, korrigiere die Attributauswahl direkt in Personio. Wende dich dazu erneut an deinen Personio-Admin, damit er das entsprechende Attribut in der individuellen Integration freigibt.
Schritt 4: Bestehende Candis-Nutzer:innen mit Personio verknüpfen
Nach Abschluss der Einrichtung verknüpfst du die bereits vorhandenen Candis-Nutzer:innen mit den passenden Personio-Profilen.
Öffne in Candis den Bereich Nutzerverwaltung.
Verknüpfe jede:n bereits vorhandene:n Candis-Nutzer:in mit dem passenden Profil in Personio.
Sobald diese Verknüpfung abgeschlossen ist, ordnet Candis zukünftige Änderungen aus Personio automatisch dem richtigen Team-Mitglied zu.
Was passiert nach der Einrichtung
Sobald du die Personio-Integration eingerichtet und deine Nutzer:innen verknüpft hast, erhältst du in Candis automatisch Informationen zu:
neuen Mitarbeitenden, die in Personio angelegt werden müssen,
Mitarbeitenden, die aus Personio ausscheiden,
Änderungen an Stammdaten von bestehenden Mitarbeitenden.