In diesem Artikel erfährst du, welche Daten Candis automatisch aus Personio übernimmt, wie du die Synchronisation von Daten wie Abwesenheit, IBAN und BIC einrichtest und was du dabei beachten musst.
Die Synchronisation erspart dir die doppelte Pflege dieser Daten in Personio und in Candis.
Voraussetzungen
Plan: Max. Die Personio-Integration und die Datensynchronisation stehen ausschließlich im Max-Plan zur Verfügung.
Personio-Einstellungen: die korrekten zu Synchronisierenden Felder sind in Personio eingestellt
Verbindung: Jede Nutzer:in, für die Candis Daten synchronisieren soll, muss in Candis mit dem HR-System verbunden sein. Ist eine Nutzer:in nicht verbunden, empfängt Candis für diese Person keine Daten.
Welche Daten synchronisiert Candis aus Personio?
Candis übernimmt aktuell drei Gruppen von Daten aus Personio:
Vorname und Nachname
Abwesenheit (In TestphaseIn Testphase, bald für alle Kunden)
IBAN und BIC (In Testphase, bald für alle Kunden)
Profil (bald)
Weitere Daten werden nicht von Candis übernommen, selbst wenn diese in Personio theoretisch verfügbar sind.
Wie verhält sich die Synchronisation im laufenden Betrieb?
Sobald die Verbindung eingerichtet ist, läuft die Synchronisation automatisch im Hintergrund.
Candis überträgt Änderungen aus Personio in der Regel innerhalb weniger Sekunden
Bewegst du den Mauszeiger über den Punkt neben einem automatisch ausgefüllten Feld, zeigt Candis den Hinweis „Dieses Feld wurde automatisch ausgefüllt" mit der Quellenangabe Personio an.
Beachte: Änderst du ein synchronisiertes Feld sowohl in Candis als auch in Personio, gilt immer die zuletzt gespeicherte Änderung. Aktualisierst du zum Beispiel deinen Nachnamen zuerst in Candis und danach in Personio, überschreibt die Personio-Änderung den Wert in Candis.
Diese Regel gilt für Vorname, Nachname, Abwesenheit, IBAN und BIC gleichermaßen.
Synchronisation von Vorname und Nachname
Candis aktualisiert Vorname und Nachname einer Nutzer:in automatisch, sobald sich diese Werte in Personio ändern.
Du kannst Vorname und Nachname in Candis jederzeit manuell überschreiben. Candis sperrt das Feld dadurch nicht.
Candis synchronisiert die Firmen-E-Mail-Adresse nicht. Ändert sich die E-Mail-Adresse in Personio, bleibt die E-Mail-Adresse in Candis unverändert.
Synchronisation von Abwesenheit
Candis überträgt eine Abwesenheit aus Personio nur, wenn sie folgende Kriterien erfüllt:
Die Abwesenheit trägt in Personio den Status genehmigt. Noch nicht freigegebene Anträge überträgt Candis nicht.
Die Abwesenheit umfasst ganze Tage. Halbtägige Abwesenheiten (nur Vormittag oder nur Nachmittag) zählen in Candis nicht als Abwesenheit, und Candis überträgt sie nicht.
Candis synchronisiert immer die nächstmögliche Abwesenheit. Trägst du mehrere zukünftige Abwesenheiten in Personio ein, überträgt Candis zunächst nur die zeitlich nächste. Trägst du eine noch frühere Abwesenheit nach, ersetzt Candis den bisherigen Wert. Ist eine Abwesenheit vorbei, übernimmt Candis automatisch die nächste anstehende Abwesenheit.
Beachte: Die Erinnerungsmail für Vertretung ist nicht auf den Max-Plan beschränkt. Sie erreicht jede Nutzer:in, für deren Gesellschaft die Abwesenheits-Funktion aktiv ist, unabhängig vom gebuchten Plan.
Synchronisation von IBAN und BIC
Candis synchronisiert IBAN und BIC einer Nutzer:in aus Personio.
Die IBAN ist dabei das entscheidende Feld: Fehlt lediglich die BIC, synchronisiert Candis die IBAN trotzdem.
Die IBAN wird dann im Teammitglied und Profil gespeichert und kann direkt für Auslagen und Reisekosten genutzt werden.
Beachte: Candis unterstützt aktuell nur IBAN-fähige Bankkonten. Internationale Kontonummern außerhalb des IBAN-Raums kann Candis derzeit nicht synchronisieren.
Was Candis nicht synchronisiert
Einige Daten aus Personio überträgt Candis bewusst nicht:
Vertretung: Personio bietet die Möglichkeit, für eine Abwesenheit eine Vertretung anzugeben. Eine Vertretung ist die Person, die während einer Abwesenheit die Freigabe von Dokumenten übernimmt. Die Personio-API stellt diese Information nicht bereit, weshalb Candis sie nicht empfängt. Trage eine Vertretung weiterhin direkt in Candis ein.
Notizen zu Abwesenheiten: Kommentare, die Nutzer:innen in Personio zu einer Abwesenheit hinterlegen, überträgt Candis nicht, da diese häufig personenbezogene Angaben zum Grund der Abwesenheit enthalten.
Personio Customizable Fields: Legt eine Nutzer:in in Personio eigene, benutzerdefinierte Felder anstelle der Standardfelder an, kann Candis diese Werte nicht zuordnen und überträgt sie nicht. Trage die Werte in diesem Fall manuell in Candis ein.
Ausnahme: IBAN-Synchronisation für Gesellschaften mit ERP- oder API-Anbindung
Nutzt eine Gesellschaft ein angebundenes ERP-System oder eine API-Integration, zum Beispiel SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage 100 oder die Candis Integration/API, synchronisiert Candis keine IBAN aus Personio.
Candis zeigt in diesem Fall im Bereich HR-Systeme den Hinweis an, dass die ERP-Anbindung die Übertragung der IBAN verhindert.
Der Grund dafür: Bei einer ERP-Anbindung muss die IBAN als Kreditorendaten aus dem ERP-System stammen und nicht aus einer zweiten Quelle wie Personio.
Aktivierst du IBAN und BIC in Personio trotzdem, hat das für die Datenübertragung keine Auswirkung.