Eine Klärung ist eine gezielte Rückfrage zu einer Rechnung. Sobald du die Klärung beantwortest, kehrt die Rechnung mit dem Status Geklärt in den Eingang zurück und die Kolleg:innen können sie weiterbearbeiten.
Voraussetzungen
Dir wurde eine Klärung zugewiesen.
Klärung finden
Wenn dir jemand eine Klärung zuweist, benachrichtigt dich Candis per E-Mail und in der Desktop-App.
Candis zeigt dir zu klärende Rechnungen zusätzlich an mehreren Stellen:
Im Reiter Klärung siehst du alle Klärungen, die dir zugewiesen sind. Der Zähler am Reiter zeigt die Anzahl der Klärungen an, die dir zugewiesen sind.
Auf dem Dashboard findest du unter Meine Aufgaben die Zeile Klärung. Sie zeigt die Rechnungen, für deren Beantwortung du zuständig bist. Ein Klick öffnet den Reiter Klärung.
Der Reiter Klärung enthält zusätzliche Spalten:
Wartet seit: zeigt, wie lange eine Klärung bereits wartet – beginnend mit „gerade eben", „3 Stunden", „1 Tag" und so weiter. Candis sortiert die neuesten Klärungen standardmäßig oben. Wartet eine Klärung länger als 7 Tage, markiert Candis die Zeile rot.
Klärungsgrund: zeigt den ausgewählten Grund.
Ausgelöst von: zeigt die Person, die die Rechnung in Klärung gesetzt hat.
Zugewiesen an: zeigt die zuständige Person oder mehrere Personen.
Klärung beantworten
Öffne die Rechnung im Reiter Klärung. Candis zeigt dir eine Karte mit dem Klärungsgrund, dem Kommentar der Auslöser:in und den Feldern, die auszufüllen sind. Welche Felder du siehst, hängt vom Klärungsgrund ab.
Vorkontierung: KOST 1, KOST 2, Sachkonto
Fülle die benötigten Angaben aus. Candis zeigt für jede benötigte Angabe ein eigenes Feld – KOST 1, KOST 2 und/oder Sachkonto. Alle Felder sind Pflichtfelder.
Ist der passende Wert nicht in der Liste, wähle die Schaltfläche Neu… in der Dropdown-Liste. Candis wandelt das Feld in ein Textfeld um, in das du den Wert direkt eingibst. Über Zurück zur Liste kehrst du zur Auswahl zurück.
Optional kannst du einen Kommentar ergänzen.
Beachte: Werte, die du über Neu… als Freitext einträgst, schreibt Candis nicht direkt in das Vorkontierungsfeld, sondern vermerkt sie als Kommentar in der Historie. Werte, die du aus der Liste wählst, schreibt Candis in das jeweils passende Vorkontierungsfeld (KOST 1, KOST 2 oder Sachkonto).
Fehlerhafte Rechnung
Beantworte die Rückfrage im Freitextfeld.
Anderer Grund
Beantworte die Rückfrage im Freitextfeld.
Wenn du alle erforderlichen Felder ausgefüllt hast, wähle Als erledigt markieren.
Was nach dem Beantworten passiert
Sobald du Als erledigt markieren wählst, führt Candis folgende Schritte aus:
Candis verschiebt die Rechnung zurück in den Eingang und setzt den Status auf Geklärt.
Candis vermerkt alle Angaben und Antworten in der Historie der Rechnung.
Candis leitet dich zur nächsten Rechnung im Reiter Klärung weiter.
Tipp: Auch nachdem du eine Klärung beantwortet hast, behältst du das Leserecht für die Rechnung.
Klärung weiterleiten oder abbrechen
Weiterleiten: Ist eine andere Person besser geeignet, die Klärung zu beantworten, kannst du diese weiterleiten. Der Klärungsgrund bleibt dabei unverändert.
Abbrechen: Du kannst eine Klärung abbrechen, ohne dass du sie beantwortet hast. Ein Grund ist verpflichtend. Die Rechnung kehrt in ihren vorherigen Status zurück.
Zweite Klärungsrunde
Eine bereits geklärte Rechnung kann erneut in Klärung gehen – zum Beispiel, wenn nach der ersten Antwort noch eine weitere Angabe fehlt. Der Ablauf entspricht der ersten Runde. Candis bewahrt die vollständige Historie aller Runden. Die neue Klärung ist unabhängig von der vorherigen: neuer Grund, neue zugewiesene Person, neuer Kommentar.
Anwendungsbeispiele
KOST 1 ergänzen: Dir wird eine Klärung mit dem Grund Vorkontierung zugewiesen. Du wählst KOST 1 aus der Liste und wählst Als erledigt markieren. Die Rechnung kehrt geklärt in den Eingang zurück und KOST 1 steht im Bearbeitungsformular.
Neuer Wert nicht in der Liste: Du sollst KOST 2 ergänzen, das noch nicht angelegt ist in Candis. Du wählst Neu…, gibst KOST 2 als Freitext ein und wählst Als erledigt markieren. Candis vermerkt den Wert als Kommentar im Protokoll.
Rückfrage weitergeben: Du bist nicht die richtige Ansprechperson. Du leitest die Klärung an die zuständige Kolleg:in weiter, ohne den Klärungsgrund zu ändern.