Wenn du eine Rechnung in Klärung setzt, verschiebt sich die Rechnung aus dem Eingang in den Reiter Klärung. Sobald die zugewiesene Person die Klärung beantwortet, kehrt die Rechnung mit dem Status Geklärt in den Eingang zurück und ist bereit zur Bearbeitung.
Voraussetzungen
Du benötigst mindestens das Basis-Paket, um Rechnungen in Klärung zu setzen.
Nur Administrator:innen, Buchhalter:innen und Anforderer:innen können Rechnungen in Klärung setzen.
Du kannst jede Rechnung im Eingang in Klärung setzen, unabhängig davon, ob sie den Status Neu, Abgelehnt oder Geklärt hat.
Für die Klärung müssen nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Candis prüft die Rechnung beim Senden in Klärung weniger streng als bei der Freigabe. So kannst du auch eine unvollständige oder fehlerhafte Rechnung in Klärung setzen – genau das ist der Sinn der Funktion.
Grundlegende Prüfungen bleiben bestehen: Der Gesamtbetrag muss vorhanden und gültig sein, und die Summe der Positionen einer Aufteilung muss weiterhin dem Gesamtbetrag entsprechen.
Solange der Duplikatencheck einer Rechnung nicht abgeschlossen ist, kannst du diese Rechnung nicht in Klärung setzen.
Rechnung in Klärung setzen
1. Klärung starten
Öffne die Rechnung im Eingang und wähle rechts oberhalb des Freigabe anfordern im Mehr-Menü die Option Klärung anfordern. Candis öffnet unten ein Formular für die Klärung. Sobald das Formular geöffnet ist, sind die Felder im Bearbeitungsformular nicht mehr editierbar. Deine Änderungen gehen dabei nicht verloren.
2. Person oder Team zuweisen
Wähle aus, wer die Klärung beantworten soll. Du kannst eine einzelne Person, mehrere Personen oder ein Team selektieren.
Wenn ein Rechnungsempfänger vorhanden ist, schlägt Candis diese Person automatisch vor. Du kannst den Vorschlag ändern.
Wenn du mehrere Personen zur Klärung zuweist, kann jede dieser Personen antworten. Die Person, die zuerst antwortet, schließt die Klärung ab.
Die Personen, denen du die Klärung zuweist, erhalten Leserechte für die Rechnung und behalten es auch nach der Klärung.
Du kannst die Klärung auch dir selbst zuweisen.
Beachte: Ist für eine zugewiesene Person eine Vertretung hinterlegt, erhält auch die Vertretung die Klärung. Setzt oder entfernst du die Abwesenheit einer Person, während die Klärung bereits offen ist, fügt Candis die Vertretung automatisch hinzu oder entfernt sie wieder.
3. Klärungsgrund wählen
Wähle einen Klärungsgrund. Der Grund bestimmt, welche Felder die zugewiesene Person beim Beantworten ausfüllt. In Candis stehen dir folgende Klärungsgründe zur Verfügung:
Vorkontierung: KOST 1, KOST 2, Sachkonto – für eine fehlende oder unklare Kontierung. Du wählst über eine Mehrfachauswahl aus, welche Angaben du benötigst.
Fehlerhafte Rechnung – wenn an der Rechnung etwas zu prüfen oder zu korrigieren ist, du dir bei der Richtigkeit unsicher bist oder Pflichtangaben fehlen, zum Beispiel nach § 14 UStG.
Anderer Grund – für alle Fälle, die nicht zu einem vorgegebenen Grund passen. Du beschreibst im Kommentar, was geklärt werden soll.
4. Kommentar ergänzen
Ergänze einen Kommentar.
5. Zur Klärung senden
Klicke den Button Zur Klärung senden. Candis verschiebt die Rechnung aus dem Eingang in den Reiter Klärung und leitet dich zur nächsten Rechnung im Eingang weiter.
Tipp: Änderungen, die du vor dem Senden im Bearbeitungsformular gemacht hast, bleiben erhalten.
Benachrichtigungen
Weist du die Klärung einer anderen Person oder einem Team zu, benachrichtigt Candis diese Person per E-Mail und in der Desktop-App. In der mobilen App folgt diese Benachrichtigung bald.
Weist du die Klärung dir selbst zu, sendet Candis keine E-Mail-Benachrichtigung.
Sobald die zugewiesene Person die Klärung beantwortet und die Rechnung in deinen Eingang zurückkehrt, benachrichtigt dich Candis in der App. Candis sendet dafür keine E-Mail.
Externe Klärung: Lieferant kontaktieren
Wenn du eine Rückfrage an einen Lieferanten hast – zum Beispiel bei einer fehlerhaften Rechnung –, kannst du den Lieferanten kontaktieren über den Link Email beim Geschäftspartner-Feld. Candis öffnet einen E-Mail-Dialog mit einer vorbereiteten Vorlage.
Der Email-Dialog enthält die Option Rechnung in Klärung setzen, die standardmäßig ausgewählt ist.
Ist die Option aktiviert, sendet Candis die E-Mail und legt eine Klärung mit dem Grund Fehlerhafte Rechnung an. Candis weist diese Klärung automatisch dir selbst zu.
Ist die Option deaktiviert, sendet Candis nur die E-Mail. Die Rechnung bleibt im Eingang. Candis vermerkt die Kontaktaufnahme trotzdem in der Historie der Rechnung.
Beachte: Anders als beim Weg über Zur Klärung senden speichert Candis über Lieferant kontaktieren keine Änderungen, die du im Bearbeitungsformular an der Rechnung gemacht hast.
Klärung weiterleiten oder abbrechen
Solange eine Rechnung in Klärung ist, kannst du die Klärung im Reiter Klärung über das Mehr-Menü verwalten. Neben der zugewiesenen Person können auch Administrator:innen, Buchhalter:innen und Anforderer:innen eine Klärung weiterleiten oder abbrechen.
Weiterleiten: Du weist die Klärung einer anderen Person zu. Der Klärungsgrund bleibt dabei unverändert.
Abbrechen: Du kannst einer Klärung abbrechen, ohne dass die zugewiesene Person sie beantwortet hat. Die Person, die die Klärung abbricht, muss nicht die zugewiesene Person sein. Ein Grund ist verpflichtend. Die Rechnung kehrt in ihren vorherigen Status zurück.
Anwendungsbeispiele
Fehlende Kontierung: Eine Rechnung liegt im Eingang, aber KOST 1 fehlt. Du setzt die Rechnung mit dem Grund Vorkontierung in Klärung und weist sie der Teamleitung zu, welche die KOST 1 kennt. Sobald die Teamleitung die KOST 1 einträgt und die Klärung als erledigt markiert, kehrt die Rechnung geklärt in den Eingang zurück.
Fehlerhafte Rechnung vom Lieferanten: Eine Rechnung enthält einen falschen Betrag. Du wählst Lieferant kontaktieren, lässt die Option Rechnung in Klärung setzen aktiviert und schickst die Rückfrage an den Lieferanten. Die Rechnung wartet so lange im Reiter Klärung.
Rechnung parken: Du möchtest eine Rechnung vorübergehend aus dem Eingang nehmen, um dich später darum zu kümmern. Du setzt die Rechnung in Klärung und weist sie dir selbst zu.