Cal ist der KI-Assistent von Candis. Mit der Automatischen Verarbeitung übernimmt Cal einen Schritt, den deine Buchhaltung bisher von Hand macht: Cal prüft jede neue Rechnung im Eingang, füllt Sachkonto, Kostenstellen und Steuerschlüssel auf Basis deiner bisherigen Buchungen aus und fordert die Freigabe bei den zuständigen Freigeber:innen an.
Das gilt nur für Rechnungen, die alle Prüfschritte bestehen und unter der Betragsgrenze liegen, die du festlegst. Alle anderen Rechnungen bearbeitest du wie gewohnt selbst. Cal gibt keine Rechnung frei, bucht nichts und exportiert nichts – die Freigabe bleibt bei deinem Team, und unter Bereit zum Export siehst du vor dem Export, welche Rechnungen Cal verarbeitet hat.
Voraussetzungen
Die Automatische Verarbeitung ist aktuell in der Beta nur für ausgewählte Organisationen freigeschaltet. Wenn du die Funktion testen möchtest, wende dich an dein Candis-Team oder buche hier direkt einen Termin (Voraussetzung ist Candis Max).
Die KI-Feldvorschläge werden aktiv, sobald in deiner Organisation mindestens 100 Rechnungen freigegeben wurden und 14 Tage Datenhistorie vorliegen. Den Fortschritt siehst du unter Einstellungen → Feldvorschläge.
Nur Administrator:innen können die Automatisierungsstufe festlegen und die Einstellungen ändern.
Beachte: Solange das Training der KI-Feldvorschläge noch läuft, zeigt Candis die Ansicht Automatische Verarbeitung zwar an, Cal verarbeitet aber noch keine Rechnungen. Sobald das Training abgeschlossen ist, kann Cal aktiv werden.
So arbeitet Cal
Cal prüft jede Rechnung im Eingang und entscheidet anhand fester Prüfschritte, ob Candis die Rechnung ohne manuelle Erfassung zur Freigabe schicken kann. Cal prüft dabei:
Rechnungsdaten: Candis hat Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Beträge vollständig und richtig erkannt.
Pflichtangaben: Die Rechnung hat die § 14-Prüfung (Pflichtangaben nach § 14 UStG) bestanden.
Geschäftspartner: Der Geschäftspartner der Rechnung ist in Candis als Kontakt angelegt.
Aufteilung: Die Rechnung braucht keine Aufteilung auf mehrere Positionen (Splitbuchung). Rechnungen mit mehreren Sachkonten, Kostenstellen oder Steuersätzen bearbeitest du aktuell manuell.
Duplikatsprüfung: Es gibt kein mögliches Duplikat der Rechnung in Candis.
Kreditkartentransaktion: Wenn der Geschäftspartner über eine Candis-Kreditkarte bezahlt wird, ist die passende Transaktion vorhanden.
Buchhaltungsdaten: Die KI-Feldvorschläge für Sachkonto, KOST 1, KOST 2 und Steuerschlüssel waren bei ähnlichen Rechnungen dieses Geschäftspartners in der Vergangenheit zuverlässig richtig.
Freigeber:in oder Workflow: Candis kann eine gültige Freigeber:in oder einen gültigen Workflow ermitteln.
Betragsgrenze: Der Gesamtbetrag der Rechnung liegt unter der Betragsgrenze, die du in den Einstellungen festgelegt hast.
Nur wenn alle Prüfschritte bestanden sind, gilt die Rechnung als qualifiziert. Bis Cal eine Rechnung in die Freigabe schickt, liegt sie wie gewohnt im Eingang und du kannst sie jederzeit manuell bearbeiten.
Für die Freigeber:in oder den Workflow nutzt Cal dieselbe Logik wie das Verarbeitungsformular in Candis: Zuerst zählt, was auf der Rechnung steht oder über eine Kreditkartentransaktion feststeht (zum Beispiel eine namentlich genannte Empfänger:in oder die Karteninhaber:in). Enthält die Rechnung keine solche Angabe, verwendet Cal die Freigeber:in oder den Workflow, den deine Organisation bei den bisherigen Rechnungen dieses Geschäftspartners freigegeben hat.
Beachte: Cal lernt aus den freigegebenen Rechnungen deiner Organisation. Wenn du für einen Geschäftspartner manuell von einer einzelnen Freigeber:in auf einen Workflow umstellst, braucht Cal einige freigegebene Rechnungen, bis Cal den neuen Workflow übernimmt. Prüfe in dieser Zeit die Spalte Freigeber:innen in der Ansicht Automatische Verarbeitung, bevor du eine Rechnung in die Freigabe schickst.
Automatisierungsstufe festlegen
Öffne Einstellungen → Automatische Verarbeitung.
Wähle eine der Automatisierungsstufen:
Nur vorschlagen: Cal analysiert den Eingang und kennzeichnet die Rechnungen, die Cal automatisch verarbeiten könnte. Cal schickt in dieser Stufe keine Rechnung in die Freigabe und gibt auch keine frei. Du prüfst die Vorschläge im Eingang in der Ansicht Automatische Verarbeitung und schickst die Rechnungen selbst in die Freigabe.
Freigabe automatisch anfordern: Cal prüft den Eingang und schickt qualifizierte Rechnungen direkt in die Freigabe. Die Rechnung wechselt vom Status Neu in den Status In Freigabe, ohne dass jemand aus deinem Team sie im Eingang öffnet. Die Freigeber:in prüft die Rechnung, bevor diese im Export landet.
Wiederkehrende Rechnungen automatisch freigeben (bald): Diese Stufe zeigt Candis bereits in den Einstellungen an, du kannst sie aber noch nicht auswählen. In Zukunft gibt Cal wiederkehrende Rechnungen automatisch frei und schickt alle anderen qualifizierten Rechnungen wie in der Stufe Freigabe automatisch anfordern in die Freigabe.
Lege im Feld Gesamtbetrag kleiner als fest, bis zu welcher Höhe Cal Rechnungen berücksichtigt. Rechnungen ab diesem Betrag bearbeitest du immer manuell. Die Betragsgrenze gilt in allen Automatisierungsstufen.
Klicke auf Speichern und bestätige die Änderung im Dialog.
Die neue Automatisierungsstufe gilt ab der nächsten Analyse von Cal. Du kannst jederzeit zurück auf Nur vorschlagen wechseln. Rechnungen, die Cal bereits in die Freigabe geschickt hat, bleiben in der Freigabe.
Tipp: Starte mit Nur vorschlagen und prüfe zwei bis drei Wochen lang, ob die Vorschläge von Cal zu deinen Rechnungen passen. Wechsle erst danach auf Freigabe automatisch anfordern.
Beachte: Cal gibt in den Stufen Nur vorschlagen und Freigabe automatisch anfordern keine Rechnung selbst frei. Die Freigabe bleibt immer bei den Freigeber:innen deiner Organisation.
Über Historie in den Einstellungen siehst du alle bisherigen Analysen von Cal mit Datum, Anzahl der geprüften Rechnungen und dem Ergebnis pro Rechnung.
Vorschläge prüfen und in die Freigabe schicken
Cal analysiert den Eingang regelmäßig alle ca. 15 Minuten automatisch. Das Ergebnis siehst du in der Ansicht Automatische Verarbeitung.
Öffne den Eingang. Sobald Cal qualifizierte Rechnungen gefunden hat, zeigt Candis über der Rechnungsliste einen Hinweis, wie viele Rechnungen für die automatische Verarbeitung qualifiziert sind.
Klicke im Hinweis auf Anzeigen oder in der Kopfzeile des Eingangs auf Automatische Verarbeitung.
Die Ansicht Automatische Verarbeitung zeigt dir:
eine Zusammenfassung der letzten Analyse, zum Beispiel „Cal hat 9 von 12 Rechnungen erfolgreich qualifiziert“, mit dem Zeitpunkt der Analyse und der Person, die sie gestartet hat.
eine Tabelle mit allen geprüften Rechnungen und den Spalten Status, Geschäftspartner, Gesamtbetrag, Steuerschlüssel, Sachkonto, KOST 1, KOST 2 und Freigeber:innen.
In der Spalte Status siehst du das Ergebnis der Prüfung:
Bereit, Freigabe anzufordern: Die Rechnung hat alle Prüfschritte bestanden. Die Tabelle zeigt dir die Buchhaltungsdaten und die Freigeber:innen, mit denen Cal die Rechnung in die Freigabe schicken würde.
Nicht qualifiziert: Mindestens ein Prüfschritt ist fehlgeschlagen. Candis nennt dir den Grund, zum Beispiel Duplikatsprüfung. Diese Rechnung bearbeitest du wie gewohnt manuell im Eingang.
So schickst du eine vorgeschlagene Rechnung in die Freigabe:
Prüfe in der Tabelle die Buchhaltungsdaten und die Freigeber:innen der Rechnung. Über die Vorschau öffnest du die Rechnung, ohne die Ansicht zu verlassen.
Wähle eine oder mehrere Rechnungen über die Checkbox aus und bestätige mit Verarbeitung bestätigen. Candis schickt die Rechnung mit den angezeigten Buchhaltungsdaten an die angezeigten Freigeber:innen und trägt Cal als Anforderer:in ein.
Tipp: Wenn die Buchhaltungsdaten oder die Freigeber:innen eines Vorschlags nicht passen, schicke die Rechnung nicht aus der Ansicht Automatische Verarbeitung in die Freigabe. Öffne die Rechnung stattdessen im Eingang, korrigiere die Felder und fordere die Freigabe manuell an. Cal berücksichtigt deine Korrektur bei den nächsten Rechnungen dieses Geschäftspartners.
Beachte: Bei nicht qualifizierten Rechnungen zeigt die Spalte Freigeber:innen keine Angabe. Cal prüft die Freigeber:innen erst, wenn alle vorherigen Prüfschritte bestanden sind.
In der Stufe Nur vorschlagen wählst du die qualifizierten Rechnungen aus und schickst diese mit Verarbeitung bestätigen in die Freigabe.
In der Stufe Freigabe automatisch anfordern schickt Cal sie automatisch in die Freigabe.
Beachte: Cal gibt wiederkehrende Rechnungen aktuell nicht automatisch frei. Das ändert sich erst, wenn Candis die Stufe Wiederkehrende Rechnungen automatisch freigeben veröffentlicht.
Über Analyse neu starten lässt du Cal den Eingang sofort erneut prüfen, zum Beispiel nachdem du neue Rechnungen hochgeladen oder Einstellungen geändert hast. Administrator:innen können in der Stufe Nur vorschlagen zusätzlich die Option Direkt ausführen aktivieren: Dann schickt Cal die qualifizierten Rechnungen dieser Analyse direkt in die Freigabe, ohne dass du jeden Vorschlag einzeln bestätigst. Über die Historie siehst du alle bisherigen Analysen und pro Rechnung, ob Cal sie in die Freigabe geschickt hat oder warum sie nicht qualifiziert war.
Von Cal angeforderte Rechnungen in der Freigabe
In der Stufe Freigabe automatisch anfordern schickt Cal qualifizierte Rechnungen bei jeder Analyse direkt in die Freigabe. Die Freigeber:innen erhalten die Freigabeanfrage wie gewohnt, zum Beispiel per E-Mail, in der Candis App oder in Slack und Microsoft Teams.
In der Freigabe-Ansicht erkennen Freigeber:innen eine von Cal angeforderte Rechnung an folgenden Punkten:
Candis zeigt im Verarbeitungsformular den Hinweis Angefragt von Cal. Der Hinweis zeigt, dass Cal die Freigabe dieser Rechnung automatisch angefordert hat. Diesen Hinweis sehen Freigeber:innen, solange die Rechnung im Status In Freigabe ist.
Im Protokoll der Rechnung steht Cal als Anforderer:in mit dem Zeitpunkt der Freigabeanfrage und den Buchhaltungsdaten, die Cal gesetzt hat.
Die Buchhaltungsdaten und die Freigeber:innen entsprechen dem, was Cal in der Ansicht Automatische Verarbeitung angezeigt hat.
Freigeber:innen prüfen eine von Cal angeforderte Rechnung wie jede andere Rechnung: Freigeber:innen können die Rechnung freigeben, Buchhaltungsdaten vor der Freigabe anpassen oder die Rechnung ablehnen. Eine abgelehnte Rechnung wandert zurück in den Eingang und du bearbeitest sie manuell.
Tipp: Wenn du Buchhaltungsdaten oder Freigeber:innen einer von Cal angeforderten Rechnung korrigierst, nutzt Cal diese Korrektur für die nächsten Rechnungen desselben Geschäftspartners. Korrigiere deshalb direkt in Candis, statt Abweichungen nur im Buchhaltungssystem zu ändern.
Beachte: Du kannst eine von Cal angeforderte Freigabe wie eine manuell angeforderte Freigabe zurückziehen. Öffne dafür die Rechnung und wähle Freigabeanfrage zurückziehen. Die Rechnung liegt danach wieder im Eingang.
Übersicht im Export
Freigegebene Rechnungen landen wie gewohnt im Export unter Bereit zum Export. Dort siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen Cal in die Freigabe geschickt hat.
Öffne Export und wähle Bereit zum Export.
In der Spalte Info erkennst du Rechnungen, deren Freigabe Cal angefordert hat, am Candis-KI-Symbol. Fahre mit der Maus darüber, erscheint der Hinweis Automatische Freigabeanfrage. Prüfe diese Rechnungen wie gewohnt, bevor du den Export startest.
Der Export selbst läuft unverändert: Du exportierst die Rechnungen wie gewohnt in dein Buchhaltungssystem, zum Beispiel über die DATEV Schnittstelle. In der Zusammenfassung, die Candis beim Export an die Rechnung anhängt, ist Cal als Anforderer:in dokumentiert. So bleibt nachvollziehbar, welche Rechnungen dein Team automatisiert verarbeitet hat.
Tipp: Auch im Archiv zeigt die Spalte Anforderer:in bei exportierten Rechnungen Cal, wenn Cal die Freigabe angefordert hat. So kannst du auch nach dem Export nachvollziehen, welche Rechnungen dein Team automatisiert verarbeitet hat.
Anwendungsbeispiele
Vorschläge zuerst prüfen, dann automatisieren
Die Buchhaltung einer Agentur wählt Nur vorschlagen und prüft drei Wochen lang täglich die Ansicht Automatische Verarbeitung. Passen Buchhaltungsdaten und Freigeber:innen, wählt die Buchhaltung die Rechnungen aus und schickt sie über Verarbeitung bestätigen in die Freigabe. Nach drei Wochen wechselt die Administrator:in auf Freigabe automatisch anfordern. Ab jetzt liegen diese Rechnungen direkt bei den Freigeber:innen, ohne dass die Buchhaltung sie im Eingang öffnet.
Große Beträge bleiben manuell
Ein Produktionsunternehmen legt eine Betragsgrenze von 5.000 € fest. Cal schickt Rechnungen unter 5.000 € automatisch in die Freigabe, wenn sie qualifiziert sind. Alle Rechnungen ab 5.000 € zeigt Cal als Nicht qualifiziert an und die Buchhaltung bearbeitet sie wie bisher manuell im Eingang.
Wechsel auf einen Workflow
Eine Organisation stellt die Freigabe für einen Geschäftspartner von einer einzelnen Freigeber:in auf einen Workflow um. In der Ansicht Automatische Verarbeitung zeigt die Spalte Freigeber:innen für die nächsten Rechnungen dieses Geschäftspartners noch die bisherige Freigeber:in. Die Buchhaltung schickt diese Rechnungen manuell mit dem neuen Workflow in die Freigabe. Nach einigen freigegebenen Rechnungen schlägt Cal den Workflow vor und die Buchhaltung kann die Rechnungen wieder direkt aus der Ansicht Automatische Verarbeitung in die Freigabe schicken.