Was bedeutet „Archivieren"?
Archivieren ist ein eigener Status für eingehende Rechnungen. Eine archivierte Rechnung verschwindet aus dem Dokumenteneingang, bleibt aber vollständig im Archiv erhalten. So hältst du den Dokumenteneingang frei von Rechnungen, die keine offene Aufgabe mehr darstellen, und behältst trotzdem den Beleg samt aller Daten.
Typische Anwendungsfälle:
Eine Rechnung wurde endgültig abgelehnt und wird nie freigegeben, soll den Dokumenteneingang aber nicht weiter belegen.
Eine Rechnung muss lediglich abgelegt werden, ohne Freigabe und ohne Export.
Beachte: Archivieren ist nicht dasselbe wie Löschen. Beim Archivieren bleibt die Rechnung mit allen Belegdaten im Archiv bestehen. Beim Löschen wird sie dauerhaft entfernt.
Voraussetzungen: Wann kann ich eine Rechnung archivieren?
Das Archivieren von Rechnungen steht dir ab dem Basis-Paket zur Verfügung.
Du kannst eine Rechnung nur in zwei Situationen archivieren:
Die Rechnung hat den Status Neu (noch nicht zur Freigabe eingereicht).
Die Rechnung hat den Status Abgelehnt (zur Freigabe eingereicht und anschließend abgelehnt).
Rechnungen in anderen Status, zum Beispiel in einer laufenden Freigabe, kannst du nicht archivieren.
Wer darf archivieren?
Folgende Rollen können eine Rechnung im Status Neu oder Abgelehnt archivieren:
Administrator:innen
Buchhalter:innen
Anforderer:innen
Freigeber:innen können Rechnungen nicht archivieren.
Eine Rechnung archivieren
So archivierst du eine Rechnung im Status Neu oder Abgelehnt:
Öffne die Rechnung, die du archivieren möchtest.
Klicke im Bereich Nächster Schritt auf das Symbol für Weitere Aktionen (
⋮).Wähle im Menü die Aktion Archivieren.
Candis verschiebt die Rechnung daraufhin aus dem Dokumenteneingang in das Archiv.
Tipp: Die Aktion Archivieren findest du im Kontextmenü (⋮) unter Weitere Aktionen, nicht als eigener Button.
Was passiert nach dem Archivieren?
Speicherort
Die archivierte Rechnung verschwindet aus dem Dokumenteneingang und bleibt im Archiv erreichbar. Dort findest du sie im Reiter Rechnungen sowie im Reiter Alle Dokumente.
Bearbeitbarkeit der Felder
In einer archivierten Rechnung sind alle Felder schreibgeschützt. Zwei Bereiche kannst du weiterhin bearbeiten:
Schlagwörter
Zahlungsdetails
Welche Werte Candis speichert
Beim Archivieren einer zuvor neuen Rechnung zeigt das Bearbeitungsformular die ursprünglich von Candis erkannten und vorgeschlagenen Werte an, nicht die Änderungen, die eine Nutzer:in vorgenommen hat.
Werte, die eine Nutzer:in in ein zuvor leeres Feld eingetragen hat, verwirft Candis beim Archivieren.
Werte, die eine Nutzer:in geändert hat (zum Beispiel ein vorgeschlagener Geschäftspartner oder andere Feldvorschläge und erkannte Felder), verwirft Candis beim Archivieren. Candis stellt stattdessen den ursprünglichen Wert wieder her.
Alle von Candis erkannten oder vorgeschlagenen Werte bleiben erhalten.
Beachte: Eigene Eingaben und Änderungen an einer zuvor neuen Rechnung gehen beim Archivieren verloren. Erhalten bleiben ausschließlich die ursprünglich von Candis erkannten und vorgeschlagenen Werte.
Was weiterhin möglich ist
Nach dem Archivieren kannst du mit der Rechnung bedingt arbeiten:
Verknüpfungen: Du kannst eine archivierte Rechnung weiterhin mit anderen Dokumenten verknüpfen.
Kommentare: Du kannst eine archivierte Rechnung weiterhin kommentieren und andere Nutzer:innen erwähnen.
Zugriff: Der Zugriff auf eine archivierte Rechnung lässt sich weiterhin auf Belegebene steuern und über die Tabelle für mehrere Rechnungen gleichzeitig vergeben.
Anhänge: Du kannst einer archivierten Rechnung neuen Anhänge hinzufügen.
Was nicht mehr möglich ist
Anhänge: Du kannst eine archivierte Rechnung nicht mehr in einen Anhang umwandeln.
Löschen: Du kannst eine archivierte Rechnung nicht direkt löschen. Wenn du sie löschen möchtest, stelle sie zuerst wieder her und lösche sie anschließend im Status Neu oder Abgelehnt.
Eine archivierte Rechnung wiederherstellen
Das Archivieren kann auch wieder rückgängig gemacht werden. Wenn du eine archivierte Rechnung wieder bearbeiten und (erneut) zur Freigabe einreichen möchtest, kannst du sie wiederherstellen.
Beim Wiederherstellen setzt Candis die Rechnung zurück in den Status, den sie vor dem Archivieren hatte:
Eine zuvor neue Rechnung kehrt in den Status Neu zurück.
Eine zuvor abgelehnte Rechnung kehrt in den Status Abgelehnt zurück.
Aus diesen Status kannst du die Rechnung wieder bearbeiten und erneut zur Freigabe einreichen.
Anwendungsbeispiele
Endgültig abgelehnte Rechnung: Eine Rechnung wurde abgelehnt, weil sie nicht beglichen wird. Eine Buchhalter:in archiviert die Rechnung, um den Dokumenteneingang übersichtlich zu halten. Die Rechnung bleibt im Archiv dokumentiert.
Beleg ohne Freigabe ablegen: Eine Anforderer:in lädt einen Beleg hoch, der nur archiviert, aber nicht freigegeben oder exportiert werden soll. Statt den Beleg zu löschen, archiviert sie ihn direkt aus dem Status Neu und behält so alle Belegdaten.
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