Candis Kreditkarten lassen sich ausschließlich mit der Nutzerberechtigung
"Card Manager:in" erstellen und verwalten.
Kreditkarten erstellen
Möchtest du eine neue Kreditkarte für eine:n Mitarbeiter:in erstellen, kannst du einfach in der Mitte der Startseite auf den Button "Neue Karte erstellen" klicken, bzw. im Kreditkarten-Menü oben rechts.
Mitarbeiter:in auswählen und Kartentyp/ Kartenlimits festlegen
Zunächst wählst du einfach das Teammitglied aus, für das die Karte erstellt werden soll.
Im zweiten Schritt setzt du Kartentyp & Limits fest.
Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Kreditkarten:
Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Kreditkarten:
Virtuelle Kreditkarten:
Die virtuellen Karten von Candis werden als Visa Platinum Business Kreditkarten ausgegeben. Sie können für E-Commerce und andere Online-Transaktionen wie z.B. die Bezahlung von SaaS-Tools oder Hotels verwendet werden, überall dort, wo Visa-Karten online akzeptiert werden. Virtuelle Karten werden sofort ausgestellt und müssen nicht aktiviert werden. Jedem Mitarbeiter können je nach Bedarf mehrere virtuelle Karten für unterschiedliche Zwecke, Projekte und Händler ausgestellt werden.Einmalige virtuelle Kreditkarten:
Die virtuellen Karten von Candis werden als Visa Platinum Business Kreditkarten ausgegeben. Die virtuelle Karte zur einmaligen Verwendung wird nach der ersten erfolgreichen Zahlung deaktiviert. Danach kann die Karte nicht mehr verwendet werden, aber Erstattungen können noch bis zu 3 Monate lang erhalten werden. Virtuelle Karten werden sofort ausgestellt und müssen nicht aktiviert werden. Jedem Mitarbeiter können je nach Bedarf mehrere virtuelle Karten für unterschiedliche Zwecke, Projekte und Händler ausgestellt werden.
Physische Kreditkarten:
Die physische Karte ist eine Visa Platinum Business Kreditkarte. Diese physische Karte kann von jedem deiner Mitarbeiter:innen für alle Arten von Geschäftskartentransaktionen weltweit und online eingesetzt werden, überall dort, wo Visa-Karten akzeptiert werden. Die physischen Karten werden in der Regel innerhalb von 3-4 Werktagen versendet und müssen vom Karteninhaber:in über die Candis Web-App aktiviert werden.
Zunächst wählst du das Gesamtlimit die Karte und wie oft dieses Limit zurückgesetzt werden soll (also monatlich, vierteljährlich, jährlich oder gesamt - d.h. das Limit würde nie zurückgesetzt werden). Außerdem legst du fest, wie viel Geld maximal bei einer Transaktion gezahlt werden darf.
Verwendung der Karte festlegen
Im nächsten Schritt kannst du eine Kartenbezeichnung festlegen. Diese hilft dir später zu verstehen, warum diese Karten an den jeweiligen Mitarbeiter:in ausgegeben wurde (z.B. Fachmesse Hamburg).
Die Gültigkeitsdauer gibt an, ab wann die Karte abläuft.
Demnächst wird es möglich sein, granulare Kartenkontrolle zu setzen und Zahlungen z.B. auf bestimmte Händler zu beschränken.
Buchhaltungsinformationen angeben
Im letzten Schritt kannst du nun Buchhaltungsinformationen wie den Geschäftspartner, Kostenstelle, Freigeber:in usw. eintragen. Jede Zahlung, die mit dieser Karte getätigt wird, enthält dann bereits diese Informationen in den Feldern für die Vorkontierung.
Warum man Buchhaltungsinformationen für die Karte festlegen sollte
Um die Vorteile der Vorkontierung basierend auf der Karte nutzen zu können, lohnt es sich, die Karten nach Zweck zu erstellen. So hat es beispielsweise Sinn, für jeden Händler oder Gruppen an Händlern (z.B. "Marketing Ausgaben") eine eigene Karte zu erstellen. Durch die unbegrenzte Anzahl an Kreditkarten und die praktischen Dashboards bleibt trotz einer Vielzahl an Kreditkarten der Überblick erhalten. Die Vorteile einer Vorkontierung durch die Kartenzahlung liegen auf der Hand: Transaktionen können schneller verarbeitet werden, der Aufwand für Buchhalter:innen reduziert sich pro Transaktion auf wenige Klicks. Ohne manuelle Eingaben reduziert sich die Wahrscheinlichkeit für Fehler.
Kreditkarten verwalten
Im Menü "Kreditkarten" auf der linken Seite gelangst du zum Überblick deiner Kreditkarten. Im Kreditkarten-Insights-Dashboard hast du einen praktischen Überblick über alle Karten und Zahlungen. Hier kannst du auch die aktuelle Ausschöpfung eures gesamten Kreditlimits für eure Abrechnungsperiode ansehen, sowie neue Karten erstellen. (mehr zum Dashboard liest du hier).
In der Kartenübersicht werden dir alle Karten deiner Teammitglieder aufgelistet. Neue Anfragen von Kreditkarten sowie angefragte Änderungen von bestehenden Kreditkarten (z.B. Limitänderungen) werden dir ganz oben in der Liste angezeigt.
Über die Filter- und Sortiersymbole kannst du dir, wie bei deinen Rechnungen auch, einfach die Liste nach deinen Wünschen anzeigen lassen und somit die Übersicht eingrenzen.
Anfrage für Karten oder Kartenlimits bearbeiten
Die beantragten Änderungen deiner Kolleg:innen kannst du ganz einfach bestätigen oder ablehnen.
Kreditkarten bearbeiten
Limit, Kartenkontrollen und Buchhaltungseinstellungen anpassen
In der Übersicht aller Kreditkarten (siehe hier) kannst du die Kreditkarteneinstellungen wie Limits, Kartenkontrollen (bald verfügbar) und Buchhaltungseinstellungen einfach anpassen:
Karten ersetzen
Mit der Funktion "Karte ersetzen" können aktive, gesperrte und gekündigte Karten nun für den selben Karteninhaber ersetzt werden, ohne dass die bei Händlern hinterlegten Zahlungsdaten ausgetauscht werden müssen. Das ist besonders praktisch, wenn z.B. Kreditkarten für Software-Abos auslaufen und ersetzt werden müssen oder Karten verloren gehen.
