1. Nutzung von Candis Kreditkarten
Welche Möglichkeiten habe ich bei Missbrauch von Kreditkarten? Kann ich meine Zahlungen rückgängig machen?
Ja, ihr habt 75 Tage das Recht Zahlungen rückgängig zu machen. Ihr könnt uns bei diesen Fällen direkt kontaktieren und wir prüfen den jeweiligen Fall.
Erkennt das System automatisch, von welcher Person eine Rechnung stammt, wenn in der Firma mehrere Kreditkarten verwendet werden?
Die Transaktion ist - wie die Kreditkarten auch - immer personengebunden. Diese Information ist immer bei der Transaktion hinterlegt! Bei Belegen wird es nicht automatisch erkannt.
Ist es möglich, eine Kreditkarte für verschiedene Kostenarten zu nutzen, wie zum Beispiel Reisekosten oder Marketingausgaben, anstatt separate Karten für jede Kostenart zu haben?
Wie die Kreditkarten genutzt werden, ist ganz euch überlassen. Die Kreditkarten können auch für verschiedene Kostenarten genutzt werden. Da es keine zusätzlichen Kosten für Kreditkarten gibt, empfehlen wir mehrere Kreditkarten auszugeben und diese klar zu bezeichnen.
Welche Vorteile haben die Candis Visa Kreditkarten im Vergleich zu Wettbewerbern (z. B. Pleo oder Spendesk)
Kurz gesagt bietet unsere Erweiterung mit Kreditkarten eine direkte Integration mit unserer Rechnungsmanagement-Lösung. Diese direkte Integration ermöglicht viele hilfreiche Funktionen, die andere Anbieter in der Form nicht haben.
Müssen die Kreditkarten manuell aufgeladen werden oder kann man das automatisieren?
Candis Kreditkarten müssen nicht aufgeladen werden. Die Ausgaben über die Karte werden immer von einem Konto abgebucht.
Wie handhabe ich die Transaktion, wenn kein Beleg vorhanden ist z.B. bei einem Eigenbeleg?
In Candis kann man in der Freigabe angeben, dass kein Beleg notwendig ist für eine bestimmte Transaktion.
Warum brauche ich denn für den Überblick über die Zahlungen die Zuweisung einer Kreditkarte?
Ohne die Zuweisung von Kreditkarten hat Candis keine Transaktionsdaten, die für Übersichten benötigt werden.
Brauchen User, die in mehreren Candis Organisationen Zahlungen tätigen wollen, separate Kreditkarten pro Organisation?
Ja, die Candis Kreditkarten werden immer pro Organisation ausgegeben.
Wie kann man mit virtuellen Kreditkarten vor Ort zahlen (z.B. Hotels, Einkäufe etc.)?
Aktuell ist es nicht möglich mit virtuellen Kreditkarten vor Ort zu zahlen. Da empfehlen wir unsere physischen Visa Kreditkarten. Wir arbeiten bereits an einer Apple und Google Pay Lösung, um auch mit virtuellen Kreditkarten von unterwegs aus zu zahlen.
Wie oft bekommen Kartenhalter:innen die Info, dass Belege zu Transaktionen fehlen?
Es geht täglich eine Erinnerungsmail an betreffende Kartenhalter:innen.
Wie kann ich den Überblick behalten, wenn ich mehrere Kreditkarten besitze und entscheiden muss, welche ich für bestimmte Transaktionen verwenden soll?
Hier empfehlen wir klare Kartennamen, die den Zweck der Kreditkarte zeigen. Z. B. eine Karte mit dem Label “Reisekosten” über die man Hotelzimmer, Bahntickets etc. bezahlen kann.
Werden die virtuellen KK auch verlässlich bei Shops/Tools etc. angenommen?
Ja! Alle Karten sind echte VISA Kreditkarten und werden überall akzeptiert.
2. Verwaltung von Kreditkarten in Candis
Wie verlängere ich die Gültigkeitsdauer einer Kreditkarte?
Es ist nicht möglich, die Gültigkeitsdauer einer Kreditkarte zu verlängern.
Wie viele Kreditkarten kann man als Admin erstellen? Was kostet jede neu angelegte Kreditkarte?
Es gibt keine Limitierungen oder zusätzliche Kosten bzgl. der Anzahl virtueller Kreditkarten. Physische Kreditkarten sind limitiert auf eine pro Person und ebenfalls im Paket enthalten.
Wer kann Kreditkarten sperren oder Limits festlegen?
Kartenhalter:innen können eigene Karten sperren und Limitänderungen anfragen. Kartenmanager:innen können alle Karten sperren und auch Limits anpassen.
Wie sieht mein Onboarding als Firma (Account Holder) aus? Wie werden Kartenuser authentifiziert?
Das hängt etwas von eurem gewählten Modell ab. Was jedoch immer gemacht werden muss ist eine Authentifizierung der Geschäftsführung oder einer vertretungsberechtigten Person. Bei Vergabe einer Kreditlinie müssen außerdem weitere Schritte zur Prüfung der Kreditwürdigkeit durchgeführt werden. Hierfür können verschiedenste Dokumente wie z.B. Jahresabschlüsse angefragt werden.
3. Buchhaltung und Export
Ist es erforderlich, ein Kassenbuch anzulegen, um eine Kreditkarte zu nutzen, oder ist dies optional?
Das kommt auf dein Setup an! Wenn du DATEV Unternehmen online im Einsatz hast und nicht den DATEV Buchungsdatenservice als Exportmethode einsetzt, ist das Kassenbuch notwendig um die Kreditkarten-Belege in DATEV Unternehmen online zu importieren und bereitzustellen. In unserem Helpcenter Artikel findest du eine kompakte Anleitung plus Video für den Export zu Datev Unternehmen online.
Den Helpcenter Artikel für den Export zu DATEV Rechnungswesen findest du hier.
Wie funktioniert die vorbereitende Buchhaltung von den Belegen, die hochgeladen werden?
Sobald ein Beleg zu einer Transaktion hinzugefügt wurde, kann die Rechnung wie eine normale Eingangsrechnung vorkontiert werden. Candis schlägt dir bei wiederkehrenden Zahlungen auch automatisch die buchhalterischen Daten wie Kostenstelle/träger oder Sach- und Personenkonto vor. Wir haben auch ein Feature in Planung, dass es ermöglichen wird, direkt bei Erstellung der einzelnen Karten die jeweilige Vorkontierung festzulegen.
Müssen die Belege zusätzlich im Original an die Buchhaltung gehen?
Hier dürfen wir keine rechtskräftige Aussage treffen. Bei solchen Fragen empfehlen wir immer, euch mit dem Steuerberater auszutauschen.
4. Rollen und Rechte bei den Candis Kreditkarten
Kann man bei mehreren Kreditkartenmanager:innen, die Kreditkarte-Anfragen bestimmten Manager:innen zuweisen?
Nein, das geht nicht. Jede:r Kreditkartenmanager:in bekommt jede Anfrage zugewiesen!
Welche Rechte hat eine Kreditkarten-Manager:in?
Sie sehen den Kreditkarten Tab in Candis und haben so Zugriff auf verschiedene neue Möglichkeiten. Sie können die Ausgabenübersicht einsehen, Anfragen zu neuen oder bestehenden Karten bearbeiten, und eine Übersicht über alle Karten einsehen.
Benötigt jede:r Mitarbeiter:in mit einer Kreditkarte einen Candis-Account?
Ja, jede:r Kartenhalter:in benötigt einen Candiszugang. Die zusätzlichen Zugänge sind jedoch im Erweiterungspaket enthalten.
Kann die Berechtigung eines Kreditkarten-Nutzers so eingestellt werden, dass er nur seine eigenen Kreditkarten-Transaktionen sieht und nicht alle Belege, die in Candis sind?
Ja, das ist über die verschiedenen Rollen in Candis möglich. In diesem Fall hätten Kartenhalter:innen nur die Rolle des Freigebers.
Ist es möglich, eine:n Stellvertreter:in für die Verwaltung der Kreditkarte einzustellen?
Stellvertreter:innen kann man nicht direkt einführen. Es ist jedoch möglich, mehrere Kreditkarten-manager:innen zu bestimmen. So ist die Vertretung auch geregelt!
Kann ich als Admin auch die Kreditkarten bestellen oder muss das jede:r Mitarbeiter:in selber machen?
Sowohl als Admin als auch als Freigeber:in könnt ihr Karten anfragen oder erstellen. Es ist also beides möglich!
5. Kreditkartenabrechnung und -abbuchung
Wann werden die Beträge abgebucht? Sofort oder nach 30 Tagen?
Das hängt von eurem Abrechnungszyklus ab. Hier bieten wir 3 Varianten an: Wöchentlich, 2-wöchentlich oder monatlich.
Wird ohne Kreditlimit sofort vom Konto abgebucht?
Nein, wenn ihr keine Kreditlinie habt dann erhaltet ihr ein extra Konto bei der Varengold Bank aus Hamburg, welches ihr immer aufladen könnt und von dem immer abgebucht wird. Es wird nicht direkt von eurem Konto eingezogen!
Ist die Kreditkarte direkt mit meinem Bankkonto verbunden oder ist da ein Anbieter zwischen geschalten?
Ja, wenn ihr eine Kreditlinie erhaltet, erteilt ihr ein SEPA-Lastschriftmandat für euer Geschäftskonto und von dort wird das Geld dann eingezogen!
6. Mobile-App
Kann die Mobile-App jetzt Belege direkt abfotografieren?
Ja, kann sie! Einfach bei Transaktionen ohne Beleg die Zahlung öffnen, und dann ein Foto des Belegs machen. Schon ist das Ganze verknüpft!
Haben Admins in der Mobile-App dieselben Funktionen wie in der Web-App?
Nein, die Mobile-App ist hauptsächlich für Kartennutzer:innen gedacht. Als Kreditkartenmanager:in hat man in der Mobile-App keine Übersicht über alle Ausgaben und alle Karten die im Unternehmen im Umlauf sind. Dafür wird die Web-App benötigt!
Kann der Beleg geändert werden, wenn eine falsche Rechnung per Handy hochgeladen wurde?
Ja! Da jeder Beleg durch die Freigabe muss, können Belege wieder von Transaktionen getrennt und auch wie gewohnt gelöscht werden. Egal ob per Mobile-App hochgeladen oder per Web-App!
Können einmal abfotografierte Belege im Original vernichtet werden?
Hier dürfen wir nicht rechtskräftig beraten. Hier ist eure Steuerberatung in der Lage euch zu beraten.
7. Fragen zu den geplanten Funktionen
Wie wird das automatische Beleg-Matching funktionieren? Werden E-Mail Postfächer automatisch abgeglichen oder müssen Rechnungen weitergeleitet werden?
Das automatische Zuordnen von Rechnungen zu Transaktionen basiert auf verschiedenen Informationen wie z. B. Zahlungsdatum, Verwendungszweck oder Transaktionsbetrag. Rechnungen werden in der ersten Version noch nicht automatisch vom E-mail-Postfach gezogen.
Woher zieht sich Candis die Daten für die Funktion der regelmäßigen Kreditkartenzahlungen?
Die Daten basieren auf den in Candis verarbeiteten Rechnungen und den mit den Kreditkarten gezahlten Rechnungen.
Werden bei den regelmäßigen Kreditkartenzahlungen die Belege automatisch zugeschickt oder müssen diese angefordert werden?
Die Rechnungen können entweder manuell hochgeladen werden oder automatisch über den Email-Import. Für eine automatische Weiterleitung aus den Portalen an Candis empfehlen wir unseren Partner Invoicefetcher.
Gibt es eine spezielle Funktion, die es ermöglicht, die auf den Mitarbeiter ausgestellten Kreditkarten bei seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen auf eine andere Person umzustellen?
Hier werden wir an einer Lösung arbeiten. In der Zukunft soll es möglich sein, abgelaufene Karten oder Karten von ehemaligen Mitarbeitern in Candis direkt auszutauschen. Die Karte muss nicht nochmal aktiv beim Lieferanten ausgetauscht werden.