Neue Kreditkarte anfragen:
Über einen Klick auf das Candis Logo oben Links kommst du zu deinem Dashboard.
Hier kannst du über den Button "Karte anfragen" eine neue Karte anfragen.
Kartenart und Limit festlegen
Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Kreditkarten:
Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Kreditkarten:
Virtuelle Kreditkarten:
Die virtuellen Karten von Candis werden als Visa Platinum Business Kreditkarten ausgegeben. Sie können für E-Commerce und andere Online-Transaktionen wie z.B. die Bezahlung von SaaS-Tools oder Hotels verwendet werden, überall dort, wo Visa-Karten online akzeptiert werden. Virtuelle Karten werden sofort ausgestellt und müssen nicht aktiviert werden. Jedem Mitarbeiter können je nach Bedarf mehrere virtuelle Karten für unterschiedliche Zwecke, Projekte und Händler ausgestellt werden.Einmalige virtuelle Kreditkarten:
Die virtuellen Karten von Candis werden als Visa Platinum Business Kreditkarten ausgegeben. Die virtuelle Karte zur einmaligen Verwendung wird nach der ersten erfolgreichen Zahlung deaktiviert. Danach kann die Karte nicht mehr verwendet werden, aber Erstattungen können noch bis zu 3 Monate lang erhalten werden. Virtuelle Karten werden sofort ausgestellt und müssen nicht aktiviert werden. Jedem Mitarbeiter können je nach Bedarf mehrere virtuelle Karten für unterschiedliche Zwecke, Projekte und Händler ausgestellt werden.
Physische Kreditkarten:
Die physische Kreditkarte von Candis ist eine Visa Platinum Business Kreditkarte. Diese physische Karte kann von allen Mitarbeiter:innen für alle Arten von Geschäftskartentransaktionen weltweit und online eingesetzt werden, überall dort, wo Visa-Karten akzeptiert werden. Die physischen Karten von Candis kommen in der Regel innerhalb von 10-14 Werktagen an der Firmenadresse an und müssen von dir über die Candis Web-App aktiviert werden.
Nach der Wahl des Kartentyp wählst du das Gesamtlimit die Karte und wie oft dieses Limit zurückgesetzt werden soll (also monatlich, vierteljährlich, jährlich oder gesamt - d.h. das Limit würde nie zurückgesetzt werden). Außerdem legst du fest, wie viel Geld maximal bei einer Transaktion gezahlt werden darf.
Verwendung der Karte festlegen
Im nächsten Schritt kannst du eine Kartenbezeichnung festlegen. Diese hilft dir später zu verstehen, warum diese Karten an den jeweiligen Mitarbeiter:in ausgegeben wurde (z.B. Fachmesse Hamburg).
Die Gültigkeitsdauer gibt an, ab wann die Karte abläuft.
Demnächst wird es möglich sein, granulare Kartenkontrolle zu setzen und Zahlungen z.B. auf bestimmte Händler zu beschränken.
Buchhaltungsinformationen angeben
Im letzten Schritt kannst du nun Buchhaltungsinformationen wie den Geschäftspartner, Kostenstelle, Freigeber:in usw. eintragen. Jede Zahlung, die mit dieser Karte getätigt wird, enthält dann bereits diese Informationen in den Feldern für die Vorkontierung.
Warum man Buchhaltungsinformationen für die Karte festlegen sollte
Um die Vorteile der Vorkontierung basierend auf der Karte nutzen zu können, lohnt es sich, die Karten nach Zweck zu erstellen. So hat es beispielsweise Sinn, für jeden Händler oder Gruppen an Händlern (z.B. "Marketing Ausgaben") eine eigene Karte zu erstellen. Durch die unbegrenzte Anzahl an Kreditkarten und die praktischen Dashboards bleibt trotz einer Vielzahl an Kreditkarten der Überblick erhalten. Die Vorteile einer Vorkontierung durch die Kartenzahlung liegen auf der Hand: Transaktionen können schneller verarbeitet werden, der Aufwand für Buchhalter:innen reduziert sich pro Transaktion auf wenige Klicks. Ohne manuelle Eingaben reduziert sich die Wahrscheinlichkeit für Fehler.
Änderungen an deiner Karte beantragen:
Du kannst bei deinen bestehenden Candis Kreditkarten jederzeit eine Änderung des Limits beantragen. Sobald deine Buchhaltung der Änderung zustimmt, hast du sofort Zugriff auf das neue Kartenlimit.
Bestehende Kreditkarten werden dir in deinem Dashboard angezeigt.
Dabei kannst du einfach zwischen deinen Karten hin-und her wechseln und mit einem Klick auf "Einstellungen" Änderungen beantragen.
