Der Buchungsdatenservice ist die DATEV-Schnittstelle für den Austausch von Buchungsstapeln. In diesem Artikel erfährst du, wie du Candis über den Buchungsdatenservice mit DATEV Rechnungswesen verbindest und welche Einstellungen du nach der Verbindung festlegst.
Voraussetzungen
Deine Gesellschaft hat das Plus- oder Max-Paket.
Deine Gesellschaft hat den Integrationstyp DATEV. Den Integrationstyp siehst du unter Einstellungen > Meine Gesellschaft.
Du hast in Candis die Rolle Administrator:in oder Buchhalter:in.
Du besitzt ein DATEV-Authentifizierungsmedium mit Freigaberecht: DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin.
Der Buchungsdatenservice ist in der MyDATEV Mandantenregistrierung für deinen Mandanten bestellt und freigegeben.
Du kennst die Kenndaten aus DATEV Rechnungswesen: Kontenlänge, Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04) und Wirtschaftsjahr.
Hinweis: „Mandant" ist die in DATEV verwaltete Einheit deines Unternehmens bzw. deiner Gesellschaft.
Verbindung herstellen
Öffne in Candis Einstellungen > DATEV Schnittstelle.
Klicke im Bereich DATEV-Integration auf Aktivieren.
Klicke im Schritt Mit DATEV authentifizieren auf Anmelden. Candis leitet dich zu DATEV weiter — melde dich mit deiner DATEV SmartCard oder deinem DATEV SmartLogin an und erteile Candis die Berechtigung.
Wähle im Schritt Mandant auswählen deinen Mandanten aus dem Dropdown-Menü aus und klicke auf Exportdienst wählen.
Klicke auf der Karte DATEV Buchungsdatenservice auf DATEV-Berechtigung prüfen. Candis prüft, ob dein Authentifizierungsmedium und deine Gesellschaft den Buchungsdatenservice nutzen können.
Wähle den DATEV Buchungsdatenservice aus und klicke auf Exporteinstellungen. Candis stellt die Verbindung her.
Beachte: Dir fehlt die Freigabe? Bitte eine:n DATEV-Administrator:in, dich in der MyDATEV Mandantenregistrierung für den Buchungsdatenservice zu berechtigen.
Beachte: Falschen Mandanten gewählt? Trenne die Verbindung im Reiter Exporteinstellungen über Trennen und starte die Schritte erneut mit dem korrekten Mandanten.
Grundlegende Buchhaltungsinformation festlegen
Nach der Verbindung zeigt Candis im Reiter Exporteinstellungen die Verbindungsdaten deiner Gesellschaft an: Unternehmen, Mandantennummer, Beraternummer und die verbundene Software. Lege im Bereich Grundlegende Buchhaltungsinformation folgende Werte fest:
Wähle die Kontenlänge (z. B. 4-stellig).
Wähle den Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04).
Setze das Wirtschaftsjahr — Kalenderjahr oder abweichendes Wirtschaftsjahr.
Beachte: Kontenlänge, Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr müssen exakt den Einstellungen in DATEV Rechnungswesen entsprechen. Abweichungen führen zu Fehlermeldungen beim Import.
Tipp: Im Reiter Exporteinstellungen siehst du außerdem, wer die Verbindung hergestellt hat und wie lange sie gültig ist. Über Zugangsdetails in DATEV ansehen gelangst du direkt zu DATEV.
Stammdaten hochladen
Öffne den Reiter Stammdaten und lade Zahlungsbedingungen und Kontakte hoch. Beides ist für einen vollständigen DATEV-Export erforderlich — Candis erinnert dich mit einem Hinweis-Banner, solange der Upload aussteht.
Optionale Funktionen aktivieren
Im Reiter Funktionen aktivierst du optionale Felder und Automatisierungen für den Buchungsdatenservice:
Automatische Rückstellungen: Candis erstellt automatisch Rückstellungen am 1. jedes Monats für nicht freigegebene Rechnungen des Vormonats. Trage dafür die DATEV-Kontonummern für Rückstellungen und Sonstige Vermögensgegenstände ein. Die generierten Buchungen findest du unter Export > Rückstellungen.
Tipp: Nutze dieselben Konten wie im Mandantenkontenplan in DATEV Rechnungswesen. Bei SKR03 und SKR04 unterscheiden sich die Kontonummern.
Export nach Lieferdatum: Standardmäßig bestimmt das Rechnungsdatum die Buchungsperiode. Aktivierst du die Funktion Export nach Lieferdatum, verwendet Candis stattdessen das Lieferdatum — Rechnungen werden im Zeitraum der tatsächlichen Leistung gebucht.
KSK-Unterstützung (Künstlersozialkasse): Zeigt das KSK-Feld in der Bearbeitungsansicht an.
Benutzerdefinierte Kostendimension: Zeigt das Feld Kostendimension 3 in der Bearbeitungsansicht an.
Buchungstext: Zeigt das Feld Buchungstext in der Bearbeitungsansicht an.
Beachte: Der Export von Rechnungen in das DATEV Kassenbuch wird beim Buchungsdatenservice nicht unterstützt. Kreditkartenrechnungen exportiert Candis über den Buchungsdatenservice direkt zu DATEV Rechnungswesen.
Verbindung trennen
Öffne Einstellungen > DATEV Schnittstelle und klicke im Reiter Exporteinstellungen auf Trennen.
Tipp: Trennen und Neuverbinden hilft, wenn du den Exportdienst wechselst, einen anderen Mandanten verbinden möchtest oder Berechtigungen aktualisierst.
Anwendungsbeispiele
Selbstbucher-Mandant (SKR03, Kalenderjahr): Deine Gesellschaft nutzt SKR03 mit 4-stelliger Kontenlänge und dem Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr. Lege in Candis exakt diese Werte fest und hinterlege für die automatischen Rückstellungen z. B. 3090 (Rückstellungen) und 1480 (Sonstige Vermögensgegenstände), sofern deine Gesellschaft diese Konten im Mandanten nutzt.
Abweichendes Wirtschaftsjahr (SKR04): Deine Gesellschaft hat ein abweichendes Wirtschaftsjahr (z. B. 01.04.–31.03.). Setze das Wirtschaftsjahr in Candis identisch zu DATEV Rechnungswesen, damit der Export der Buchungsstapel ohne Fehler läuft.
Voraussetzungen
Plan: mindestens Plus
Rolle in Candis: Administrator:in oder Buchhalter:in
DATEV-Zugang: DATEV SmartLogin oder SmartCard/Smart-ID mit Freigaberecht.
Buchungsdatenservice: In MyDATEV Mandantenregistrierung für den Mandanten bestellt und freigegeben.
Hinweis
„Buchungsdatenservice“ ist die DATEV-Schnittstelle für den Austausch von Buchungsstapeln. „Mandant“ ist die in DATEV verwaltete Einheit deines Unternehmens bzw. deiner Gesellschaft.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Vorhandene Verbindung in Candis trennen (Optional)
Öffne Einstellungen in Candis.
Wähle DATEV Schnittstelle.
Klicke auf Verbindung trennen.
Tipp
Trennen & Neuverbinden hilft, wenn du die Schnittstellenart wechselst oder Berechtigungen aktualisierst.
2. DATEV Rechnungswesen auswählen und verbinden
Bleibe in Einstellungen → DATEV Schnittstelle.
Wähle DATEV Rechnungswesen.
Klicke auf Verbinden.
3. Mandantenzuordnung und Freigabe bei DATEV
Wähle im nächsten Schritt den Mandanten aus.
Klicke erneut auf Verbinden.
Du wirst zu DATEV weitergeleitet. Bestätige den Zugriff mit deiner Smart-ID und erteile Candis die Berechtigung.
Stolperfallen
Dir fehlt die Freigabe? Bitte eine:n DATEV-Administrator:in, dich in MyDATEV Mandantenregistrierung für den Buchungsdatenservice zu berechtigen.
Falscher Mandant gewählt? Brich die Verbindung ab, trenne sie in Candis und starte die Schritte erneut mit dem korrekten Mandanten.
4. Einstellungen in Candis passend zu DATEV festlegen
Lege in der Maske die Sachkontenlänge (z. B. 4/5/6 Stellen) fest.
Wähle den Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04).
Setze das Wirtschaftsjahr (Kalenderjahr oder abweichend).
Wichtig
Die Angaben müssen exakt den Einstellungen in DATEV Rechnungswesen entsprechen. Abweichungen führen zu Fehlermeldungen beim Import.
5. Kontonummern für Rückstellungsbuchungen in Candis hinterlegen
Gehe zu Einstellungen → Rückstellungen.
Trage die DATEV-Kontonummer für Rückstellungen ein.
Trage die DATEV-Kontonummer für Sonstige Vermögensgegenstände ein.
Speichere, um die Einrichtung des Buchungsdatenservice abzuschließen.
Tipp: Weitere Informationen zu Rückstellungen – was sie sind, wie sie automatisch erzeugt werden und wie du sie exportierst – findest du im Artikel Rückstellungen in Candis anlegen.
Anwendungsbeispiele
Selbstbucher-Mandant (SKR03, Kalenderjahr):
Du nutzt SKR03 mit 4-stelliger Sachkontenlänge und Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr. Lege in Candis exakt diese Werte fest und hinterlege z. B. 3090 (Rückstellungen) und 1480 (Sonstige Vermögensgegenstände), sofern diese Konten in deinem Mandanten genutzt werden.Abweichendes Wirtschaftsjahr (SKR04):
Dein Unternehmen hat ein abweichendes Wirtschaftsjahr (z. B. 01.04.–31.03.). Setze das abweichende Wirtschaftsjahr in Candis identisch zu DATEV, damit der Export der Buchungsstapel ohne Fehler läuft.Mandantenwechsel / neue Gesellschaft:
Du hast einen zweiten Mandanten in DATEV. Trenne die bestehende Verbindung in Candis, wähle den neuen Mandanten in Schritt 3 und bestätige die Berechtigung mit deiner Smart-ID.Fehlende Berechtigung auffangen:
Beim Verbinden erscheint der Hinweis, dass Berechtigungen fehlen. Bitte die/den DATEV-Admin, dich in MyDATEV für den Buchungsdatenservice des korrekten Mandanten zu berechtigen und wiederhole die Schritte 2–5.