Der Rechnungsdatenservice 1.0 wird bei Dokumenten verwendet die:
den Belegtyp Rechnungseingang bzw. Rechnungsausgang haben und
bei Dokumente, die direkt in das Kassenbuch importiert werden.
Bei allen anderen Dokumenten wird automatisch der Belegbilderservice verwendet.
Mit dem Rechnungsdatenservice 1.0 werden nicht nur die Belegbilder mit Zusammenfassung übermittelt, sondern auch alle Belegsatzdaten (Kontierung, Rechnungsnummer, Betrag etc.) die du vorher in der Prozessierung eingetragen hast.
Einrichtung der Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0
Der Rechnungsdatenservice 1.0 ist ein Cloud-Service der DATEV und ermöglicht den Übertrag der Belegsatzdaten (Kontierung, Rechnungsnummer, Betrag etc.) nach DATEV Unternehmen online. Dieser muss für den Bestand bestellt und anschließend das Recht auf dem Authentifizierungsmedium der DATEV hinterlegt werden.
Hinweis: Es kommt häufig vor, dass der Rechnungsdatenservice 1.0 schon für alle Mandanten zugänglich ist, aber die Rechte für die Nutzung fehlen.
Ein DATEV Admin kann diese Rechte zur Verfügung stellen.
Unter
Anwendungen
Administration kann die
Rechteverwaltung online aufgerufen werden.
Hier muss der Rechnungsdatenservice 1.0 aktiviert werden.
Wird dieser nicht unter den Cloud Services Rechnungswesen angezeigt, dann haben wir die Bestellung des Rechnungsdatenservices einmal für dich zusammengefasst:
Bestellung des Rechnungsdatenservice 1.0
Über die MyDATEV Mandanteregistrierung können einfach und komfortabel sämtliche benötigten Einstellungen vorgenommen werden.
Öffne zuerst den
DATEV Arbeitsplatz.
Wähle den zu änderten Mandanten aus.
Rufe über die Programmsuche am rechten Bildschirmrand die "MyDATEV Mandantenregistrierung" aus.
Im nächsten Menü wird dir der Name des Unternehmens angezeigt. Klicke nun auf "Registrierung starten".
Jetzt kommst du zur Produktauswahl. Wählen das Produkt "Rechnungsdatenservice 1.0" aus.
Fehlt ein*e Mitarbeiter*in? Dann kannst du hier fehlende Mitarbeiter*innen registrieren und parallel einen SmartLogin beantragen.
Mit einem Klick auf "Weiter zur Bestellung" kannst du den Bestellvorgang abschließen.
Jetzt erhältst du eine Zusammenfassung der Bestellung und musst nur noch die Geschäftsbedingungen der DATEV und die Leistungsbeschreibung akzeptieren und auf "Kostenpflichtig bestellen" klicken.
Nun hast du die Möglichkeit den zukünftigen Nutzer*innen noch Rechte zu vergeben. Wähle hierzu links die Person aus und trage rechts die Aufgaben ein, die zukünftig in DATEV Unternehmen online erfüllt werden sollen.
Hast du die Bestellung abgeschlossen, dann wird die Änderung gleich aktiviert. Du kannst anschließend die Verbindung unter
Einstellungen
DATEV Schnittstelle
einmal trennen und anschließend mit DATEV Unternehmen online erneut verbinden. Danach wird die Information von deinem Authentifizierungsmedium abgerufen und du kannst unter der Position Belegdaten diesen aktivieren.
Wichtig!
Wird die Verbindung nicht getrennt und erneut verbunden, sondern lediglich die Schaltfläche bei den Belegdaten betätigt, wird die Fehlermeldung bestehen bleiben. Das Trennen und Verbinden ist demnach zwingend erforderlich.
Exportieren der freigegebenen Rechnungen
Sobald der Freigabeprozess einer Rechnung abgeschlossen ist, landet sie im Menüpunkt Export und ist direkt bereit, nach DATEV Unternehmen online exportiert zu werden.
Der Umfang des Exports kann nicht eingegrenzt werden und enthält immer alle freigegebenen Belege.
Um den Exportvorgang zu starten, klicke einfach auf Exportieren um den Vorgang anzustoßen.
Weiterverarbeitung in DATEV Unternehmen online
Bereitstellen der Eingangsrechnungen
Die über den Rechnungsdatenservice 1.0 exportierten Belege landen in DATEV Unternehmen online unter Belege bereitstellen.
Auf deiner Startseite Belege in DATEV Unternehmen online findest du die Position Bereitstellen. Hier kannst du deine gesendeten Stapel markieren und mit einem Klick auf Bereitstellen für DATEV Kanzlei-Rechnungswesen zur Abholung fertig machen.
Bereitstellen der Kreditkartentransaktionen
Solltest du in Candis mit externen Kreditkarten arbeiten und diese über einen Sonderbelegtyp in das DATEV Kassenbuch exportieren, musst du nach erfolgtem Export das entsprechende Kassenbuch öffnen und die Belege Festschreiben & Bereitstellen.
Die Abholung der Daten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Um die Buchungsvorschläge, also alle Daten die von Candis ausgelesen und von dir ergänzt wurden in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen anzeigen zu können, müssen diese zuerst bereitgestellt worden sein.
In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen müssen diese bereitgestellten Daten über Mandant ergänzen abgeholt werden.
Gehe wie folgt vor:
Klicke unter Vorbereitende Tätigkeiten in deiner Übersicht links auf Mandant ergänzen.
Wähle die Position Kassen-/Rechnungsstapel aus Kassenbuch/Belege online.
Mit einem Klick auf Daten holen wird der Vorgang gestartet.
In deiner Buchungszeile befindet sich die Funktion "Buchungsvorschläge bearbeiten". Diese erlaubt es dir, die Buchungsvorschläge mit dem Belegbild zu erzeugen.
Wähle deinen Stapel aus und bestätige mit Ok deine Auswahl. Dies musst du im nächsten Menü wiederholen.
Jetzt werden deine Buchungsvorschläge angezeigt.
Belege aus dem vorherigen Wirtschaftsjahr buchen
Falls bereits ein neues Wirtschaftsjahr begonnen hat und der Jahresabschluss für das vorherige Wirtschaftsjahr noch nicht abgeschlossen ist, kannst du problemlos die Rechnungen in das jeweilige Wirtschaftsjahr verbuchen.
Ist das Wirtschaftsjahr jedoch einmal abgeschlossen, ändert sich das Vorgehen etwas, da in DATEV via "Mandant ergänzen/Buchungsvorschläge bearbeiten" immer nur die Belege in das jeweils zugehörige Wirtschaftsjahr eingespielt werden können.
Sicherlich möchtest du bei sehr spät nachgereichten Belegen eine Korrektur des Jahresabschlusses vermeiden. Diese Belege aus dem alten, abgeschlossenen Wirtschaftsjahr, kannst du nur via "Digitale Belege buchen" in das aktuelle Wirtschaftsjahr einspielen.
Export aus Candis, Bereitstellen in DATEV Unternehmen online und Abholung der Daten in DATEV Rechnungswesen → alles in einem Video