In diesem Artikel erfährst du, wie du den Rechnungsdatenservice 1.0 einrichtest, Rechnungen nach DATEV Unternehmen online exportierst und Buchungsvorschläge in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen abrufst.
Was überträgt der Rechnungsdatenservice 1.0?
Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt für Rechnungseingänge, Rechnungsausgänge und Kassenbuch-Dokumente:
Belegbilder (PDFs) mit Zusammenfassung
Alle Belegsatzdaten: Kontierung, Rechnungsnummer, Betrag, Steuerschlüssel
Für alle anderen Belegtypen verwendet Candis automatisch den Belegbilderservice.
Voraussetzungen
Authentifizierungsmedium der DATEV
DATEV Unternehmen online Bestand
DATEV Unternehmen online Bestand in der erweiterten Bearbeitungsform
DATEV Unternehmen online Bestand im aktuellen Wirtschaftsjahr
Zugriffsberechtigung Belege online
Rechnungsdatenservice 1.0 (bestellt und freigeschaltet)
Zugriffsberechtigung Rechnungsdatenservice 1.0
Tipp: Fehlt eine dieser Voraussetzungen, wende dich an den DATEV-Admin in deinem Unternehmen oder an dein Steuerbüro. In Candis findest du unter Einstellungen → DATEV Schnittstelle ein vorbereitetes Anschreiben, das du direkt an die zuständige Person senden kannst.
Schritt 1: Bearbeitungsform in DUO auf »Erweitert« setzen
Melde dich bei duo.datev.de an und öffne die Startseite Belege. Zeigt die Bearbeitungsform »Standard« an:
Gehe zu Einstellungen → Bearbeitungsform → Bearbeitungsform ändern.
Ändere die Einstellung für Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen jeweils von Standard auf Erweitert.
Klicke auf Weiter und dann auf Fertig stellen.
Beachte: Für diese Änderung benötigst du Standardrechte für Belege online und Stammdaten online. Die Änderung kann nicht rückgängig gemacht werden. Lege außerdem das Vorjahr mit an, wenn du zu Jahresbeginn mit Candis startest – Belege mit Rechnungsdatum des Vorjahres werden sonst ohne Belegdaten exportiert.
Schritt 2: Rechnungsdatenservice 1.0 bestellen und Rechte vergeben
Öffne auf dem DATEV Arbeitsplatz die MyDATEV Mandantenregistrierung (über die Programmsuche rechts). Wähle den Mandanten aus und klicke auf Registrierung starten. Wähle dann das Produkt Rechnungsdatenservice 1.0, schließe die Bestellung kostenpflichtig ab und vergib anschließend die Nutzungsrechte an die relevanten Mitarbeiter:innen.
Beachte: Der Rechnungsdatenservice 1.0 ist häufig bereits für alle Mandanten zugänglich, die Rechte sind aber noch nicht vergeben. Prüfe zuerst unter Anwendungen → Administration → Rechteverwaltung online, ob der Service bereits unter Cloud Services Rechnungswesen angezeigt wird.
Schritt 3: Verbindung in Candis aktualisieren
Öffne Einstellungen → DATEV Schnittstelle.
Trenne die bestehende Verbindung (Verbindung trennen).
Verbinde die Schnittstelle erneut mit DATEV Unternehmen online.
Nach dem erneuten Verbinden kannst du unter der Position Belegdaten den Rechnungsdatenservice 1.0 aktivieren.
Wichtig: Das Trennen und Verbinden ist zwingend erforderlich. Wenn du nur die Schaltfläche bei den Belegdaten betätigst, ohne die Verbindung zu erneuern, bleibt eine Fehlermeldung bestehen
Exportieren
Sobald der Freigabeprozess einer Rechnung abgeschlossen ist, erscheint sie unter Export und ist direkt bereit für den Übertrag. Klicke auf Exportieren, um alle freigegebenen Belege auf einmal zu übertragen. Der Exportumfang lässt sich nicht einschränken.
Weiterverarbeitung in DATEV Unternehmen online
Exportierte Belege findest du in DUO unter Belege bereitstellen. Markiere die gesendeten Stapel und klicke auf Bereitstellen, um sie für DATEV Kanzlei-Rechnungswesen bereitzustellen.
Für Kreditkartentransaktionen: Öffne das entsprechende Kassenbuch und wähle Festschreiben & Bereitstellen.
Buchungsvorschläge in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen abrufen
Klicke unter Vorbereitende Tätigkeiten auf Mandant ergänzen.
Wähle Kassen-/Rechnungsstapel aus Kassenbuch/Belege online.
Klicke auf Daten holen.
Öffne Buchungsvorschläge bearbeiten in der Buchungszeile.
Wähle deinen Stapel aus und bestätige mit Ok.