Einrichtung
Hier kannst du das Kreditkarten-Sachkonto sowie das Geldtransitkonto für den Export hinterlegen. Außerdem kannst du festlegen, ob Kreditkartenbelege direkt (standardmäßig) oder kreditorisch verbucht werden sollen.
Einstellung: Kreditkartenbelege kreditorisch buchen und Einschränkungen
Mit dieser Option kannst du Kreditkartenausgaben im Export als kreditorische Buchungen behandeln. In deinem Buchhaltungsprogramm werden die Belege dabei über den Kreditor des Geschäftspartners erfasst. Die Kreditkartenbelastung wird anschließend gegen das Kreditkartenkonto gebucht, bevor der Ausgleich über das Geldtransitkonto erfolgt.
Wichtig: Die Einstellungen haben nur Auswirkungen auf den Candis CSV Export. Ist eine API verbunden, dann hat diese Einstellung keine Auswirkung auf den Export.
Auswirkung auf die Exportwährung bei Fremdwährungsbelegen
Die Wahl zwischen Standardbuchung und kreditorischer Buchung bestimmt auch, welche Währung Candis beim Export verwendet — besonders relevant wenn eine Rechnung in Fremdwährung (z. B. USD) mit einer EUR-Transaktion verknüpft ist:
Standardbuchung: Candis verwendet den EUR-Abrechnungsbetrag der Transaktion für den Export. Die Originalwährung der Rechnung wird nicht übernommen.
Kreditorische Buchung: Candis verwendet die Währung und den Betrag des Belegs für den Export. Wenn die Rechnung in USD ausgestellt ist, wird USD exportiert.
Beachte: Wenn du Rechnungen in Fremdwährung kreditorisch buchst, stelle sicher, dass dein Buchhaltungsprogramm Fremdwährungsbuchungen unterstützt und die entsprechenden Währungskonten angelegt sind.
Eine vollständige Übersicht aller Kombinationen je Integrationstyp findest du im Artikel Fremdwährung bei Kreditkartenbelegen.
Vergleich: Standardbuchung vs. Kreditorische Buchung
Aspekt | Standardbuchung (nicht kreditorisch) | Kreditorische Buchung |
Kontierung | Aufwand an Kreditkartenkonto | Kreditor an Aufwand → Kreditor an Kreditkartenkonto → Kreditkartenkonto an Geldtransit |
Transparenz | Kreditkartensalden sichtbar, aber keine OP beim Lieferanten | Offene Posten beim Kreditor und sauberer Ausgleich der Kreditkarte |
Abgleich mit Bank | Kreditkartenkonto ↔ Geldtransit ↔ Bank | Kreditkartenkonto ↔ Geldtransit ↔ Bank |
EXPORT Kompatibilität | Candis CSV | Candis CSV und API |
Exportwährung bei Fremdwährungsbelegen | EUR (Abrechnungsbetrag der Transaktion) | Währung des Belegs (z. B. USD) |
Manueller Aufwand | Einfacher, aber keine OP-Verfolgung | Mehr Buchungsschritte, dafür bessere Übersicht je Kreditor |
Beispielbuchungen im Vergleich
A) Standardbuchung (nicht kreditorisch) — Beleg in EUR
Angenommen, es wurde ein Hotelaufenthalt über die Candis Kreditkarte bezahlt (1.000 EUR inkl. 19 % USt).
1. Buchung des Belegs
Soll (Aufwandskonto, z. B. 4660 Reisekosten Übernachtung 19 % VSt): 1.000,00 €
Haben (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 1.000,00 €
Der Beleg wird direkt gegen das Kreditkartenkonto gebucht, ohne Kreditor.
1. Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 1.000,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 1.000,00 €
2. Bankeinzug
Soll (Bankkonto, z. B. 1200): 1.000,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 1.000,00 €
Es entstehen keine offenen Posten beim Lieferanten, sondern nur Bewegungen auf dem Kreditkartenkonto.
B) Kreditorische Buchung — Beleg in EUR
Angenommen, derselbe Hotelaufenthalt (1.000 EUR inkl. 19 % USt) wird kreditorisch gebucht.
1. Eingangsrechnung (Export aus Candis)
Soll (Aufwandskonto, z. B. 4660 Reisekosten Übernachtung 19 % VSt): 1.000,00 €
Haben (Kreditor Hotel XY): 1.000,00 €
Es entsteht ein offener Posten beim Kreditor Hotel XY.
1. Belastung der Kreditkarte
Soll (Kreditor Hotel XY): 1.000,00 €
Haben (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 1.000,00 €
Der offene Posten beim Kreditor wird ausgeglichen, das Kreditkartenkonto erhöht sich.
1. Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 1.000,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 1.000,00 €
2. Bankeinzug
Soll (Bankkonto, z. B. 1200): 1.000,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 1.000,00 €
Offene Posten beim Lieferanten sind nachvollziehbar, die Kreditkartenbelastung wird transparent über Transit und Bank ausgeglichen.
C) Standardbuchung — Beleg in Fremdwährung (USD)
Softwareabonnement über die Candis Kreditkarte, Rechnung in USD (500,00 USD, Abrechnungsbetrag: 460,00 EUR).
Candis übergibt beim Export den EUR-Abrechnungsbetrag der Transaktion — nicht den USD-Betrag der Rechnung.
1. Buchung des Belegs
Soll (Aufwandskonto, z. B. 4980 Sonstige Betriebsausgaben): 460,00 €
Haben (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 460,00 €
2. Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 460,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 460,00 €
3. Bankeinzug
Soll (Bankkonto, z. B. 1200): 460,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 460,00 €
D) Kreditorische Buchung — Beleg in Fremdwährung (USD)
Derselbe Softwareabonnement (500,00 USD, Abrechnungsbetrag: 460,00 EUR), kreditorisch gebucht. Candis übergibt beim Export die Währung und den Betrag des Belegs — also USD.
1. Eingangsrechnung (Export aus Candis)
Soll (Aufwandskonto, z. B. 4980 Sonstige Betriebsausgaben): 500,00 USD
Haben (Kreditor Software XY): 500,00 USD Es entsteht ein offener Posten beim Kreditor Software XY in USD.
2. Belastung der Kreditkarte
Soll (Kreditor Software XY): 500,00 USD
Haben (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 460,00 EUR
Beachte: Dein Buchhaltungsprogramm muss Fremdwährungsbuchungen unterstützen und die Kursdifferenz zwischen USD-Rechnung und EUR-Kreditkartenbelastung automatisch oder manuell ausgleichen können.
3. Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 460,00 EUR
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 460,00 EUR
4. Bankeinzug
Soll (Bankkonto, z. B. 1200): 460,00 EUR
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 460,00 EUR