Wie verarbeite ich wiederkehrende Rechnungen und zeitliche Abgrenzungen in Candis und DATEV richtig?
Im unternehmerischen Alltag gibt es zahlreiche Fälle, in denen Rechnungsdatum und Leistungszeitraum auseinanderfallen. Typische Beispiele sind Miete, Versicherungen, Software-Abonnements oder Telekommunikationsleistungen. Diese sogenannten wiederkehrenden Rechnungen werfen oft die Frage auf, ob und wie man die Kosten zeitlich abgrenzen sollte, insbesondere wenn sie sich monats- oder jahresübergreifend verteilen.
In Candis und DATEV lässt sich dieser Fall mit zwei verschiedenen Herangehensweisen abbilden, je nach Genauigkeitsanspruch und Buchhaltungsstandard.
1. Warum ist Abgrenzung wichtig?
Die Grundidee der zeitlichen Abgrenzung ist: Aufwand und Ertrag sollen dem Zeitraum zugeordnet werden, in dem sie tatsächlich wirtschaftlich verursacht wurden.
Ein klassisches Beispiel:
Die Telekom stellt dir am 25. November eine Rechnung für den Leistungszeitraum 01.–30. November.
Das Rechnungsdatum liegt im November, der Aufwand gehört aber zum Dezember.
Ohne Abgrenzung würdest du im falschen Monat buchen – das verzerrt z. B. Monatsabschlüsse.
2. Variante A – Exakte Abgrenzung (empfohlen für größere Beträge oder Jahresabschlüsse)
In dieser Variante arbeitest du mit dem Leistungszeitraum-Feld in Candis. Dieses wird bei Export nach DATEV automatisch übernommen und dient dort als Grundlage für eine korrekte zeitliche Abgrenzung.
Vorgehen in Candis:
Lade die Rechnung wie gewohnt hoch.
Gib als Rechnungsdatum das auf dem Beleg angegebene Datum an.
Erfasse zusätzlich das Leistungsdatum
Weise die Rechnung dem korrekten Kostenkonto zu.
Gib sie zur Freigabe frei und exportiere den Beleg nach DATEV.
In DATEV Rechnungswesen:
Wenn die automatische Abgrenzung aktiviert ist (in DATEV in den Einstellungen des Buchungsstapels) wird die Buchung anteilig dem richtigen Zeitraum zugeordnet.
Alternativ kann der Steuerberater über Stapelbuchungen oder Wiederkehrende Buchungen arbeiten.
Vorteile dieser Variante:
Besonders geeignet bei hohen Beträgen (z. B. > 500 €)
Wichtig bei Monats- und Jahresabschlüssen
Ermöglicht präzise betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
3. Variante B – Vereinfachte Buchung im Eingangsmonat (empfohlen bei Kleinbeträgen)
In der Praxis ist nicht jede zeitliche Verschiebung relevant. Daher kannst du bei wiederkehrenden, kleineren Rechnungen, wie z. B. für Spotify, Google Workspace oder kleinere Software-Tools, auch pragmatisch handeln.
Vorgehen in Candis:
Lade die Rechnung hoch.
Erfasse nur das Rechnungsdatum.
Lass das Feld „Leistungszeitraum“ leer oder lösche es, wenn automatisch erkannt.
Weisen dem passenden Kostenkonto zu.
Gib den Beleg zur Freigabe frei.
Was passiert dann?
Die Rechnung wird im Rechnungsmonat als Aufwand gebucht.
Es erfolgt keine zeitliche Abgrenzung in DATEV.
Wann ist diese Methode okay?
Bei geringfügigen Beträgen (z. B. unter 100 € oder 500 €)
Wenn eine exakte periodenreine Buchhaltung nicht erforderlich ist
In Betrieben, die bisher nicht mit Abgrenzungen oder dem Leistungsdatum gearbeitet haben
4. Variante C – Automatisierung über Wiederkehrende Buchungen in DATEV
Für regelmäßige, gleichbleibende Rechnungen bietet DATEV die Möglichkeit, sogenannte Wiederkehrende Buchungen (WKB) anzulegen.
So funktioniert das:
Du exportierst die erste Rechnung regulär aus Candis.
In DATEV wird auf Basis dieser Buchung eine WKB eingerichtet.
Die Wiederkehr wird automatisch erstellt – z. B. monatlich, quartalsweise oder jährlich.
Typische Einsatzfälle:
Miete, Versicherungen, Leasingraten
Festpreise für Software oder Dienstleister
Hinweis: Diese Variante muss vom Steuerberater oder vom FIBU-Team in DATEV aktiviert und gepflegt werden.
Empfehlung
Rechnungsart | Empfohlene Methode | Grund |
Große Beträge (z. B. Miete über 1.000 €) | Exakte Abgrenzung (Variante A) | Periodentreue, Jahresabschluss korrekt |
Kleinbeträge (z. B. Spotify 9,99 €) | Eingangsmonat buchen (Variante B) | Zeit- und Arbeitsersparnis |
Immer gleich, monatlich | Wiederkehrende Buchung (Variante C) | Vollautomatisierung |