In bestimmten geschäftlichen Situationen – beispielsweise bei Hotelbuchungen, Messen, Seminaren oder auch bei bestimmten Dienstleistern – ist es üblich, dass der Leistungserbringer vorab eine sogenannte Proformarechnung ausstellt. Diese Proformarechnungen stellen keine rechtsgültigen Rechnungen im Sinne des §14 UStG dar, dienen aber als Zahlungsaufforderung. Sie enthalten häufig keine Umsatzsteuer, weisen keine Rechnungsnummer im Sinne der GoBD aus und sind deshalb nicht unmittelbar für den Vorsteuerabzug geeignet.
Trotzdem müssen sie in der Buchhaltung verarbeitet werden, da eine Zahlung erfolgt, obwohl noch keine „echte“ Rechnung vorliegt. In Candis und DATEV lässt sich dieser Sonderfall gut abbilden – mit einem zweistufigen Verfahren.
1. Proformarechnung erfassen und freigeben
Zunächst wird die Proformarechnung als regulärer Beleg in Candis erfasst. Wichtig ist, dass du sie wie eine Eingangsrechnung behandelst – allerdings mit einem separaten Belegtyp, damit du sie später gut filtern und von regulären Eingangsrechnungen unterscheiden kannst.
Vorgehensweise in Candis:
Lade die Proformarechnung in Candis hoch.
Wähle als Belegtyp „Rechnungseingang“.
Optional: Lege einen eigenen Belegtyp an, z. B. „Proforma“, um diesen Sonderfall sichtbar zu machen.
Trage das Buchungskonto (z. B. Reisekosten, Fortbildungskosten o. Ä.) ein.
Aktiviere die Zahlung, wenn du den Beleg zur Überweisung freigeben möchtest.
Aktiviere hierzu die Checkbox ,,Überweisung erstellen"
Gib den Beleg zur Freigabe frei und exportiere ihn anschließend nach DATEV Unternehmen Online (DUO) oder DATEV Rechnungswesen.
Wichtig: Auch wenn es sich nicht um eine „vollwertige“ Rechnung handelt, wird sie in diesem Schritt wie eine solche behandelt, damit die Zahlung ausgelöst werden kann.
2. Wenn die echte Rechnung später eintrifft
Nach der erbrachten Leistung erhältst du in der Regel die finale Rechnung – nun mit Umsatzsteuer, rechtsgültiger Rechnungsnummer und den vollständigen Pflichtangaben. Auch diese Rechnung muss in Candis verarbeitet werden, allerdings darf keine zweite Zahlung erfolgen, da diese bereits mit der Proformarechnung geleistet wurde.
So gehst du mit der finalen Rechnung um:
Lade die echte Rechnung in Candis hoch.
Wähle wieder den Belegtyp „Rechnungseingang“.
Achte darauf, dass die Zahlungsaufforderung deaktiviert ist (Checkbox „Zahlung auslösen“ abwählen).
Ergänze in der Notiz, dass der Beleg bereits über die Proformarechnung bezahlt wurde.
Gib den Beleg zur Freigabe frei und exportiere ihn wie üblich.
3. Stornierung der Proformarechnung in DATEV
Da du nun zwei Belege mit buchhalterischem Aufwand zu derselben Leistung hast, ist es notwendig, in DATEV die ursprüngliche Proformarechnung stornierend zu entlasten, um eine doppelte Aufwandserfassung zu vermeiden.
In DATEV Rechnungswesen:
Die Proformarechnung wird storniert (z. B. über eine Gegenbuchung oder Generalumkehrbuchung)
Die finale Rechnung wird regulär gebucht.
Der Buchungssatz für die Zahlung bleibt erhalten, ist aber nun der finalen Rechnung zugeordnet.
Hinweis: Nutzt du DATEV Unternehmen Online ohne eigene FIBU, solltest du dem Steuerbüro mitteilen, dass die ursprüngliche Proformarechnung bereits bezahlt wurde und die finale Rechnung bitte gebucht werden soll, ohne erneut eine Zahlung auszulösen.