Rückstellungen und Auflösungen im Export: Datumslogik und Buchungsstapel

Voraussetzungen

Plus Paket ist gebucht.
DATEV Buchungsdatenservice ist aktiv verbunden.

Was sind Rückstellungen und Auflösungen?

Eine Rückstellung ist eine Buchung, die Candis automatisch am Monatsanfang für Rechnungen erstellt, die sich noch im Freigabeprozess befinden. So berücksichtigt Candis offene Freigaben aus dem Vormonat korrekt in der Buchhaltung – auch wenn die Rechnung noch nicht endgültig verarbeitet ist.

Eine Auflösung entsteht automatisch, sobald die zugehörige Rechnung freigegeben oder im Freigabeprozess abgelehnt und gelöscht wird. Sie hebt die Rückstellungsbuchung wieder auf.

Beide Buchungstypen findest du im Export unter den gleichnamigen Menüpunkten Rückstellungen und Auflösungen.

Welche Daten exportiert Candis für Rückstellungen und Auflösungen?

Candis exportiert für jede Rückstellung und jede Auflösung einen eigenen Datensatz. Beide Typen enthalten unter anderem:

Eine eindeutige ID
Das Leistungsdatum
Das Sachkonto
Den Nettobetrag
Die zugehörigen Buchungszeilen

Eine Auflösung enthält im Datensatz zusätzlich das Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung. Dieses Rechnungsdatum ist im Datensatz vorhanden, hat auf die tatsächliche Exportlogik jedoch keinen Einfluss – mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Welches Datum verwendet Candis beim Export?

Candis verwendet beim Export von Rückstellungen und Auflösungen immer das Leistungsdatum. Ist an der Rechnung kein Leistungsdatum hinterlegt, setzt Candis das Rechnungsdatum als Leistungsdatum ein.

Das bedeutet: Im Export erscheint bei Rückstellungen und Auflösungen immer ein Leistungsdatum – entweder das tatsächlich hinterlegte oder das Rechnungsdatum als Fallback.

Tipp: Damit Rückstellungen und Auflösungen dem richtigen Buchungsstapel zugeordnet werden, empfiehlt es sich, das Leistungsdatum bei der Rechnungsverarbeitung konsequent zu pflegen.

Rückstellungen zum Export hinzufügen

Candis exportiert Rückstellungen nicht automatisch. Du entscheidest bei jedem Export aktiv, welche Rückstellungen du einbeziehen möchtest.

Öffne Export → Rückstellungen.
Setze das Häkchen auf der linken Seite für einzelne Rückstellungen oder für alle Rückstellungen gleichzeitig.
Starte anschließend den Export.

Beachte: Die Auswahl gilt nur für den aktuellen Export. Beim nächsten Export sind alle Rückstellungen standardmäßig wieder abgewählt.

Anwendungsbeispiele

Die folgenden Beispiele zeigen anhand einer konkreten Rechnung, wie Rückstellungen und Auflösungen im Export erscheinen, welchem Buchungsstapel Candis sie zuordnet und warum das Leistungsdatum für den Monatsabschluss entscheidend ist.

Ausgangssituation für alle Beispiele:

Die „Müller GmbH" stellt eine Rechnung über 1.000 € netto aus. Die Leistung wurde am 15. Juni erbracht, das Leistungsdatum ist korrekt gepflegt. Die Rechnung geht im Juni in Candis ein, befindet sich am 30. Juni noch im Freigabeprozess und wird am 10. Juli freigegeben.

Beispiel 1: Junistapel ist noch offen – Feature „Stapelbildung nach Leistungsdatum" aktiv

Der Junistapel in DATEV Rechnungswesen ist zum Zeitpunkt der Freigabe noch offen. Das Feature „Stapelbildung nach Leistungsdatum" ist aktiv.

Candis bildet am 01. Juli automatisch eine Rückstellung mit Leistungsdatum 15. Juni. Nach der Freigabe am 10. Juli erstellt Candis automatisch eine Auflösung, ebenfalls mit Leistungsdatum 15. Juni. Da das Feature aktiv ist, verwendet Candis auch für die endgültige Rechnung das Leistungsdatum 15. Juni für die Stapelzuordnung. Alle drei Buchungen landen damit im Junistapel.

Juni – Buchungsstapel

Buchungsart	Betrag	Sachkonto	Gegenkonto
Rückstellung	+1.000 € netto	Aufwandskonto	Rückstellungskonto 3090
Auflösung	−1.000 € netto	Aufwandskonto	Rückstellungskonto 3090
Rechnung (freigegeben)	+1.000 € netto	Aufwandskonto	Kreditorenkonto

Juli – Buchungsstapel

Keine Buchungen.

Ergebnis:

Rückstellung und Auflösung gleichen sich im Junistapel aus – das Rückstellungskonto 3090 steht auf null.
Der Aufwand von +1.000 € liegt periodengerecht in Juni, gebucht über die endgültige Rechnung gegen das Kreditorenkonto der „Müller GmbH".
Juli bleibt unberührt.

Beachte: Ist das Feature „Stapelbildung nach Leistungsdatum" nicht aktiv, verwendet Candis für die Rechnung das Rechnungsdatum für die Stapelzuordnung – nicht das Leistungsdatum. Rückstellung und Auflösung verwenden in jedem Fall das Leistungsdatum.

Beispiel 2: Junistapel ist bereits festgeschrieben

Der Junistapel in DATEV Rechnungswesen ist zum Zeitpunkt der Freigabe am 10. Juli bereits festgeschrieben.

Candis bildet am 01. Juli automatisch eine Rückstellung mit Leistungsdatum 15. Juni – sie landet im Junistapel. Nach der Freigabe am 10. Juli erstellt Candis automatisch eine Auflösung, ebenfalls mit Leistungsdatum 15. Juni. Candis ordnet Auflösung und Rechnung damit weiterhin dem Junistapel zu. Ist der Junistapel in DATEV Rechnungswesen zu diesem Zeitpunkt bereits festgeschrieben, bucht DATEV beide in den nächsten offenen Stapel, also Juli.

Juni – Buchungsstapel (festgeschrieben)

Buchungsart	Betrag	Sachkonto	Gegenkonto
Rückstellung	+1.000 € netto	Aufwandskonto	Rückstellungskonto 3090

Juni – Buchungsstapel (Buchung im Juli)

Buchungsart	Betrag	Sachkonto	Gegenkonto
Auflösung	−1.000 € netto	Aufwandskonto	Rückstellungskonto 3090
Rechnung (freigegeben)	+1.000 € netto	Aufwandskonto	Kreditorenkonto

Ergebnis:

In Juni bleibt die Rückstellung über +1.000 € bestehen – der Aufwand ist periodengerecht in Juni erfasst.
In Juli gleichen sich Auflösung und Rechnung auf dem Aufwandskonto aus – der Nettoeffekt in Juli beträgt null. Das Rückstellungskonto 3090 steht auf null.
Der Aufwand liegt periodengerecht in Juni.

Beachte: Candis kann nicht erkennen, ob ein Buchungsstapel in DATEV Rechnungswesen bereits festgeschrieben ist. Candis ordnet Auflösung und Rechnung weiterhin dem Junistapel zu – landen diese jedoch nach der Festschreibung in DATEV, bucht DATEV sie in den nächsten offenen Stapel, also Juli. Der Aufwand ist wirtschaftlich weiterhin korrekt in Juni erfasst, durch die Rückstellung die vor der Festschreibung exportiert wurde.

Beispiel 3: Leistungsdatum liegt im Vormonat

Die Rechnung der „Müller GmbH" über 1.000 € netto geht am 05. Juni in Candis ein. Das Rechnungsdatum ist der 05. Juni, das Leistungsdatum der 15. Mai. Die Rechnung befindet sich am 30. Juni noch im Freigabeprozess und wird am 10. Juli freigegeben.

Candis bildet am 01. Juni automatisch eine Rückstellung mit Leistungsdatum 15. Mai. Nach der Freigabe am 10. Juli erstellt Candis automatisch eine Auflösung, ebenfalls mit Leistungsdatum 15. Mai. Candis ordnet Rückstellung, Auflösung und Rechnung damit dem Maistapel zu.

Mai – Buchungsstapel

Buchungsart	Betrag	Sachkonto	Gegenkonto
Rückstellung	+1.000 € netto	Aufwandskonto	Rückstellungskonto 3090
Auflösung	−1.000 € netto	Aufwandskonto	Rückstellungskonto 3090
Rechnung (freigegeben)	+1.000 € netto	Aufwandskonto	Kreditorenkonto

Juni/Juli – Buchungsstapel

Keine Buchungen.

Ergebnis:

Rückstellung und Auflösung gleichen sich im Maistapel aus – das Rückstellungskonto 3090 steht auf null.
Der Aufwand von +1.000 € liegt periodengerecht in Mai, gebucht über die endgültige Rechnung gegen das Kreditorenkonto der „Müller GmbH".
Juni und Juli bleiben unberührt.

Beachte: Ist der Maistapel in DATEV Rechnungswesen bereits festgeschrieben, wenn die Rechnung im Juli freigegeben wird, ordnet Candis Auflösung und Rechnung weiterhin dem Maistapel zu. Ist dieser festgeschrieben, bucht DATEV beide in den nächsten offenen Stapel. Der Aufwand ist wirtschaftlich weiterhin korrekt in Mai erfasst – durch die Rückstellung, die vor der Festschreibung des Maistapels exportiert wurde.

Zusammenfassung: Warum liefern alle drei Beispiele dasselbe Ergebnis?

In allen drei Beispielen beträgt der Nettoaufwand immer genau +1.000 € in dem Monat, dem das maßgebliche Leistungsdatum zugeordnet ist – und null in allen anderen Monaten.

Variante	Leistungsdatum	Nettoaufwand Mai	Nettoaufwand Juni	Nettoaufwand Juli
Junistapel offen, Feature aktiv	15. Juni	—	+1.000 €	null
Junistapel festgeschrieben	15. Juni	—	+1.000 €	null
Leistungsdatum im Vormonat	15. Mai	+1.000 €	null	null

Der Mechanismus aus Rückstellung und Auflösung ist so konstruiert, dass er sich immer selbst ausgleicht. Rückstellung und Auflösung heben sich gegenseitig auf – egal ob im selben Stapel oder in verschiedenen Stapeln. Was bleibt, ist ausschließlich der Aufwand aus der endgültigen Rechnung, der immer in dem Monat landet, dem das Leistungsdatum zugeordnet ist.

Das bedeutet: Ob der Junistapel noch offen oder bereits festgeschrieben ist, spielt für das wirtschaftliche Ergebnis keine Rolle. Entscheidend ist allein das Leistungsdatum – es bestimmt, in welchem Monat der Aufwand periodengerecht erfasst wird.

Tipp: Pflege das Leistungsdatum bei jeder Rechnung konsequent. Es ist die einzige Information, die Candis für eine korrekte Periodenabgrenzung benötigt – unabhängig davon, wann die Rechnung eingeht oder freigegeben wird.