Wie gehe ich mit 0-Euro-Rechnungen in Candis um?
In der Buchhaltungspraxis kommt es gelegentlich vor, dass ein Unternehmen eine Rechnung erhält, deren Gesamtbetrag exakt 0,00 Euro beträgt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn alle Positionen rabattiert wurden oder wenn es sich um eine sogenannte „Nullrechnung“ handelt – etwa im Rahmen von Werbeaktionen, Garantieleistungen oder bei bestimmten Dienstleistungsvereinbarungen.
Die Herausforderung dabei: DATEV lässt keine Rechnungsbuchung mit dem Betrag 0,00 € zu, da das Betragsfeld technisch zwingend einen Wert ungleich Null erfordert. Trotzdem kann es aus internen, organisatorischen oder prüfungsrelevanten Gründen notwendig sein, solche Belege korrekt zu dokumentieren.
Candis bietet zwei praktikable Lösungsansätze, die je nach Zweck des Belegs angewendet werden können:
1. Dokumentarische Ablage ohne Buchung
Wenn die Nullrechnung lediglich archiviert werden soll – etwa um die vollständige Kommunikation oder vertragliche Dokumentation nachvollziehbar zu halten – kannst du den Beleg einfach als „Dokument“ in Candis ablegen.
So gehst du vor:
Lade den Beleg wie gewohnt in Candis hoch.
Wähle als Belegtyp „Dokument“.
Du musst keine Freigabe oder Erfassung vornehmen.
Der Beleg wird archiviert, steht aber nicht für den Export nach DATEV zur Verfügung.
Diese Methode eignet sich insbesondere dann, wenn keine buchhalterische Relevanz besteht und der Beleg ausschließlich aus dokumentarischen Gründen aufbewahrt werden soll.
2. Symbolischer Cent zur Ermöglichung des Exports
Falls der Beleg dennoch buchhalterisch verarbeitet oder nach DATEV exportiert werden soll, bietet sich ein alternativer Workaround an: Statt 0,00 € gibst du manuell 0,01 € als Betrag an. Damit wird die technische Hürde überwunden und der Beleg kann regulär freigegeben und exportiert werden.
In der Notiz zum Beleg sollte eindeutig vermerkt werden, dass es sich um eine 0-Euro-Rechnung handelt und der Cent lediglich aus technischen Gründen eingegeben wurde. Zum Beispiel:
„Achtung: Ursprünglicher Rechnungsbetrag beträgt 0,00 €. 0,01 € wurde eingegeben, um den Export in DATEV zu ermöglichen.“
So gehst du vor:
Lade den Beleg wie gewohnt hoch.
Erstelle eine Rechnung mit dem Betrag 0,01 €.
Ergänze die Notiz mit einem Hinweis auf die ursprüngliche Höhe von 0 €.
Gib den Beleg zur Freigabe frei und exportiere ihn wie üblich.