Das Starten eines Freigabe-Prozesses lässt sich grundlegend in die folgenden drei Aufgaben unterteilen:
Belegdaten erfassen
ggf. Geschäftspartner hinzufügen
Freigabeschritte definieren
Solltest du entweder über die Berechtigungsstufe des Anforderers oder des Administrators verfügen, können für die hochgeladenen Dokumente Freigaben von den jeweiligen Kolleg*innen angefordert werden.
Nachdem über den Menüpunkt "Upload" oder das Dashboard Rechnungen erfolgreich importiert wurden, findest du diese in dem Menü "Prozessierung" wieder.
Belegdaten erfassen
Unsere OCR (Texterkennung) beginnt umgehend damit, die in dem Beleg enthaltenen Informationen zu extrahieren. Fehlende Belegdaten kannst du einfach über das Eingabemenü auf der rechten Seite ergänzen.
Die sogenannten "Confidence Scores" zeigen an, wie sicher sich Candis bei der Auslesung der Rechnung ist.
Grün = sicher → wurde in der Vergangenheit bereits ohne Änderung übernommen
Gelb = bitte nochmal prüfen → wurde in der Vergangenheit bereits geändert
Sollte die von dir angeforderte Rechnung die Erste dieses Lieferanten sein, musst du einen neuen Kontakt anlegen - erfolgt dies nicht, ist keine Anforderung einer Freigabe möglich.
Kontakte anlegen
Wenn du über die Eingabemaske den Kreditoren der freizugebenden Rechnung noch nicht finden können, musst du einen neuen Kontakt anlegen. Klicke hierzu auf den Button "Kontakt Hinzufügen".
Zusätzlich zum Kreditorennamen pflegen wir noch weitere Informationen - die Metadaten - wie die IBAN, Steuernummer und die USt-IdNr. So können bspw. Lieferanten mit mehreren Standorten und unterschiedlichen Bankverbindungen voneinander getrennt werden.
Wichtig: Beachte bitte, dass beim Anlegen des Kontakts dem Lieferanten nicht die unternehmenseigenen Metadaten zugeordnet werden. Existieren daher bspw. mehrere Geschäftspartner mit derselben IBAN, wird die Kontaktzuordnung von Candis ungenauer!
Über "Kontakt speichern" wird der Kontakt nun angelegt und ist auch im Menüpunkt "Geschäftspartner" zu finden.
Freigabeschritte definieren oder das Dokument direkt freigeben
Sobald alle Belegdaten erfasst wurden, musst du noch die/den Freigeber:in oder den passenden Workflow auswählen.
Muss nur eine Person die Rechnung freigeben, dann wähle nur einen ersten Freigabeschritt aus und ignoriere weitere Schritte.
Werden in einem Freigabeschritt mehrere Personen ausgewählt, ist jeder Freigeber berechtigt eine Rechnung freizugeben. Die Freigabe erfolgt letztendlich durch diejenige Person, die einen Beleg zuerst freigibt oder ablehnt - das sogenannte Stellvertreterprinzip.
Wählst du nach der ersten Freigabestufe noch eine zweite aus, muss die Rechnung erst die erste Freigabe durchlaufen haben, bevor die zweite Ebene den Beleg letztendlich freigeben kann. Nach dieser Logik folgen auch weitere Freigabeschritte. Die nächsten Freigabestufen erscheinen in der Eingabemaske, sobald die vorhandenen ausgefüllt wurden.
Mit dem Button "Freigeben" kannst du die Rechnung auch sofort freigeben und somit weitere Instanzen überspringen. Dies wird selbstverständlich in der Historie dokumentiert.
Was passiert mit den Rechnungen beim Freigeben oder Ablehnen?
Wenn der erste und einzige:r Freigeber:in eine Rechnung freigibt, landet sie im Export und ist bereit für den Datenübertrag.
Sollten weitere Freigabeschritte folgen, sind nun die nachfolgenden Freigeber:innen an der Reihe.
Wird eine Rechnung abgelehnt, landet der Beleg inkl. des Ablehnungsgrunds wieder in der Prozessierung und kann erneut in die Freigabe geschickt werden.
Mögliche Fehlerquellen
Eine Freigabe lässt sich nicht anfordern wenn:
kein Kontakt ausgewählt wurde
kein Kontakt vorhanden ist und trotzdem kein neuer Kontakt erstellt wurde (Der Namen wurde lediglich in das Feld eingetippt)
eines der Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurde (Dokumententyp, Zahlungsempfänger, Rechnungsdatum, Betrag, Währung und mindestens ein Freigabeschritt)