Was ist der Unterschied zwischen "Dokumente anhängen" und "Dokumente verknüpfen"?
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​Anhänge sind dazu gedacht weitere wichtige Dokumente vor oder während des Freigabe Prozesses an die Rechnung anzuhängen.
Dabei werden Rechnung und Anhang zusammen exportiert womit man so zu sagen ein Dokument mit dem Export erhält.
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​Verknüpfungen sind auch noch nach dem Export möglich und sollen Geschäftsvorgänge miteinander verknüpfen. z.B. eine Anzahlungsrechnung, die finale Rechnung und die Rechnungskorrektur. Das sind jeweils einzelne buchhalterische Vorgänge, weshalb die drei Dokumente am Ende getrennt im Export aufgeführt und exportiert werden.

In dieser Produkttour zeigen wir die, wie Verknüpfungen funktionieren.
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Folgende Rollen können Dokumente in Candis anhängen:

Wichtig: Nur der erste Freigeber:in kann Dokumente anhängen, bist du der zweite oder dritte Freigeber:in, dann ist das Anhängen nicht möglich.

In der Toolbar der Dokumentenvorschau kannst du die Funktion "Anhängen" auswählen. Hier hast du die Auswahl zwischen "Datei hochladen" und "Dokument auswählen".

Als Freigeber:in steht dir nur die Auswahl "Datei hochladen" während des ersten Freigabeschritts zur Verfügung. Nach der Freigabe ist ein Anhängen für dich nicht mehr möglich.

Deine Anhänge werden als weitere Seiten in der Dokumentenvorschau angezeigt. Die Anhängen werden immer an dein Hauptdokument (Rechnung) gehängt. Das heißt, du wirst immer deine Rechnungen und als weitere Seiten deine Anhänge vorfinden. Du kannst entweder mit den Pfeilen, Links oberhalb der Dokumentenvorschau oder mit dem Mausrad (scrollen) zur nächsten Seite wechseln.

Die einzelnen Dateien werden dir links neben der Dokumentenvorschau, unter dem Reiter Anhänge, angezeigt. Hier ist ebenfalls die Möglichkeit gegeben, weitere Anhänge dem Dokument hinzuzufügen. In dieser Ansicht unterscheiden wir zwischen deinem Hauptdokument (Rechnung) und deinen Anhängen. Die Anhänge sind dauerhaft mit dem Dokument verbunden und existieren in dem Menüpunkt "Dokumente" nicht als eigenständige Dokumente.

Gehe hierzu einfach in das zu prozessierende Dokument, welches einen Anhang enthält und gehe links in der Dokumentenvorschau auf "Anhänge".

Ob du ein Dokument nur löschen oder auch trennen kannst, ist davon abhängig, wie du den Anhang hinzugefügt hast.

können nur gelöscht werden, da diese sich vorher nicht im Eingang befanden.

Wichtig: Wenn ein Anhang gelöscht wird, ist der Anhang unwiderruflich aus dem Account entfernt.

Anhänge können nur von den Mitarbeitern entfernt oder getrennt werden, die diese auch angehängt haben. Administrator:innen sind von dieser Regel ausgenommen. Diese können auch Dokumente entfernen oder trennen, die nicht von ihnen angehängt wurden.

Wichtig: Nachdem das Dokument exportiert wurde, ist das Entfernen/Trennen der Anhänge nicht mehr möglich.

Bei dem von uns empfohlenen Export nach DATEV Unternehmen online, inklusive der erfassten Belegsatzdaten, über die Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 werden die der Rechnung angehängten Dokumente als geheftete Belege in DATEV Unternehmen online übermittelt.

Verknüpfungen sind auch noch nach dem Export möglich und sollen Geschäftsvorgänge miteinander verknüpfen. z.B. eine Anzahlungsrechnung, die finale Rechnung und die Rechnungskorrektur. Das sind jeweils einzelne buchhalterische Vorgänge, weshalb die drei Dokumente am Ende getrennt im Export aufgeführt und exportiert werden.
Dabei kann jeder Nutzer die Dokumente verknüpfen auf die er auch Zugriff hat.
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