Das Aufteilen von Rechnungen ist sowohl in der Erfassungsmaske im Rechnungseingang, als auch in der Freigabe möglich.
Letzteres ist immer wieder relevant, denn meist können erst die Freigeber:innen entscheiden auf welche Kostenstellen oder Konten die einzelnen Rechnungspositionen gebucht werden sollen.
Daher lassen sich die Belege nicht nur im Rechnungseingang, sondern auch im ersten Freigabeschritt freigeben.
Wichtige Basics:
Die Aufteilung in der Freigabe ist nur im ersten Freigabeschritt möglich
Alle Daten, die bereits vorher beim Prozessieren der Rechnung durch Administrator:innen oder Anforderer:innen erfasst wurden, können nicht mehr durch die Freigeber:innen bearbeitet werden, werden aber für alle weiteren Aufteilungen, welche durch die Freigeber:innen erfolgen, übernommen.
Beispiele:
Die Rechnung wird bereits im Rechnungseingang aufgeteilt und alle Daten wie Sachkonto, KOST1, KOST2 und BU-Schlüssel werden bereits vor der Freigabe vergeben
➔ Der erste Freigabeschritt kann die Rechnung nicht weiter aufteilen.
Die Rechnung wird im Rechnungseingang nicht aufgeteilt, alle Daten wie Sachkonto, KOST1, KOST2 und BU-Schlüssel werden vergeben
➔ Der erste Freigabeschritt kann die Rechnung nicht weiter aufteilen und auch keine Daten verändern.
Die Rechnung wird im Rechnungseingang überhaupt nicht aufgeteilt und es werden auch keine Daten wie Sachkonto, KOST1, KOST2 und BU-Schlüssel angegeben.
➔ Der erste Freigabeschritt kann die Rechnung beliebig oft aufteilen und alle Daten wie Sachkonto, KOST1, KOST2 und BU-Schlüssel ergänzen.Die Rechnung wird im Rechnungseingang nicht aufgeteilt, aber es wird nur ein Teil der Daten vorausgefüllt. Sachkonto und BU werden ausgefüllt. KOST1 und KOST2 bleibt leer.
➔ Der erste Freigabeschritt kann die Rechnung beliebig oft weiter aufteilen. Dabei wird das im Rechnungseingang angegebene Sachkonto und der BU-Schlüssel für alle weiteren Positionen übernommen. Dies kann nicht verändert werden. Der erste Freigabeschritt kann lediglich die zuvor nicht angegebenen Daten, also KOST1 und KOST2 angeben.
Die Rechnung wird im Rechnungseingang aufgeteilt, aber es wird nur ein Teil der Daten vorausgefüllt. z.B.
Position 1 mit Sachkonto & BU Schlüssel aber ohne KOST1 & KOST2
Position 2 mit Sachkonto & BU Schlüssel aber ohne KOST1 & KOST2
➔ Der erste Freigabeschritt kann keine weiteren Aufteilungen mehr vornehmen, lediglich in den bereits bestehenden Positionen KOST1 & KOST2 ergänzen.