Wird ein Dokument hochgeladen, dann versucht Candis dessen Felder automatisch auszufüllen. Du erkennst das an dem grünen oder orangenen Punkt neben dem Wert.
Zum Auslesen werden verschiedene Quellen verwendet, diese sind im Tooltip erkennbar.
Zum Beispiel die Rechnungsnummer dieses Dokuments wurde aus dem Dokument ausgelesen. Andere Felder, wie z.B. die IBAN, können am Geschäftspartner hinterlegt sein, falls diese nicht auf der Rechnung gefunden wurde.
Die folgenden Datenquellen werden für das Auslesen von Feldern verwendet:
Dokument
Transaktion
Kreditkarte
Geschäftspartner
Kostenstelle/Kostenträger
Feldvorschlag
Datenquelle: Dokument
In diesem Fall wurden die vorgeschlagenen Daten aus dem Dokument selbst ausgelesen. Das kann auf unterschiedliche Arten passieren:
Texterkennung (auch OCR, Optical Character Recognition genannt, deutsch: Optische Zeichenerkennung):
Bei dem Verfahren werden Buchstaben, Wörter und Zahlen in Bilddateien, wie etwa eingescannten Dokumenten, erfasst und in Texte umgewandelt. Die Erkennung kann in manchen Fällen fehlerbehaftet sein. Beispiel: Ob ein Zeichen ein "O" oder eine "0" (Null) ist, kann nur durch den Kontext erkannt werden.
Die Sicherheit (Konfidenz) eines Wertes wird in den Farben orange und grün dargestellt:
Orange: Das Feld wird als unsicher eingestuft. Diese Felder sollten immer überprüft werden.
Grün: Das Feld wird als sicher eingestuft. Diese Felder können übersprungen werden.
Felder wechseln von orange auf grün über die Zeit. Werden Dokumente von einem Lieferanten öfters ausgelesen und nicht von dir korrigiert, dann werden dir diese in Zukunft grün angezeigt, obwohl die Datenquelle das Dokument ist.
Candis Template:
Ist die Texterkennung bei bestimmten Dokumenten ungenau, dann kann der Candis Support ein sogenanntes Template für bestimmte Eingangsrechnungen/Lieferanten erstellen. Wie kann man die OCR Erkennung verbessern?
E-Rechnung:
Eine elektronische Rechnung oder kurz E-Rechnung ist ein maschinenlesbares Dokument, was seine Daten in einer strukturierten Form bereitstellt. Die Daten müssen dabei nicht erst aufwändig von einer Texterkennung ausgelesen werden, sondern sind immer korrekt verfügbar.
Candis unterstützt die zwei aktuell gängigen Arten von E-Rechnungen: ZUGFeRD und X-Rechnung.
Datenquelle: Transaktion
Werden Rechnungen mit Transaktionen verknüpft, dann werden die Daten der Transaktion anstatt der Daten der Rechnung in den Feldern angezeigt.
Candis exportiert nur Transaktionsdaten mit Belegbild und deshalb können bestimmte Daten der Rechnung nicht erfasst, oder Transaktionsdaten verändert werden.
Daten, die aus der Transaktion verwendet werden, sind:
Belegtyp
Rechnungsdatum
Leistungsdatum
Fälligkeitsdatum
Rechnungskorrektur
Gesamtbetrag
Währung
Datenquelle: Kreditkarte
Die Datenquelle Kreditkarte wird angezeigt, wenn der Kreditkarte Buchungsregeln hinzugefügt worden sind.
Datenquelle: Geschäftspartner
Folgende Felder können über den Geschäftspartner vorgeschlagen werden:
Überweisung erstellen
Zahlungsbedingung (Skontodatum, Skontosatz und Skontobetrag)
Fälligkeitsdatum
Zur Erkennung des Geschäftspartners eines Dokuments selbst, nutzt Candis folgende Daten:
Unternehmensname
USt-ID Nr.
Steuernummer
IBAN
Ist die Erkennung des Geschäftspartners fehlerhaft, dann wende dich bitte an einen "Administrator" oder "Buchhalter", damit dieser dem Kontakt zugeordneten Daten überprüfen kann. Oft ist es der Fall, dass bspw. die unternehmenseigene IBAN, Steuernummer oder USt-ID Nr. am Geschäftspartner hinterlegt wurden.
Datenquelle: Kostenstelle/Kostenträger
Wird auf einem Dokument die Kostenstelle bzw. der Kostenträger ausgelesen, dann wird auch der dazugehörige Freigeber automatisch hinzugefügt.
Die Voraussetzung ist, dass ein Freigeber der entsprechenden Kostenstelle bzw. Kostenträger zugeordnet worden ist. Du kannst auch mehrere Personen hinzufügen. Diese werden alle dem 1. Freigabeschritt hinzugefügt. Das heißt, es muss nur eine dieser Personen freigeben.
Sollte das nicht (mehr) korrekt sein, wende dich bitte an das zuständige Team-Mitglied mit der Nutzerrolle Administrator. Nur der Administrator kann die Einstellungen ändern und einen neuen Freigeber hinzufügen/entfernen.
Datenquelle: Feldvorschlag
Die Daten aus diesem Feld wurden aufgrund von Eingaben aus der Vergangenheit vorgeschlagen. Feldvorschläge gibt es für folgende Felder:
Sachkonto
Steuerschlüssel
KOST 1
KOST 2
Freigabe (Workflow; Freigeber:in)
Wenn dem Beleg eines Lieferanten das erste Mal eine Kostenstelle zugeordnet wurde, dann wird Candis dir beim nächstem Beleg desselben Lieferanten die gleiche Kostenstelle vorschlagen. Bei Lieferanten mit mehr als 20 prozessierten Belegen, werden für die Vorschläge nur die neuesten 20 Belege als Entscheidungsgrundlage herbeigezogen.