In Candis ist Transparenz wichtig, weswegen wir dir den Ursprung der Daten, die dir zur Bearbeitung vorgeschlagen werden, jederzeit sichtbar machen.

Bewegst du deinen Mauszeiger über das kleine dreieckige Symbol in der oberen rechten Ecke des entsprechenden Feldes, wird dir die Datenquelle angezeigt. Es gibt 6 unterschiedliche Datenquellen:

In diesem Fall wurden die vorgeschlagenen Daten aus dem Dokument ausgelesen. Das kann auf zwei unterschiedliche Arten passiert sein:

Die Datenquelle Dokument hat eine Besonderheit, die Felder werden in unterschiedlichen Farben dargestellt.

Orange

Die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten richtig sind, ist gering. Diese Felder sollten immer überprüft werden.

Grün

Die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten richtig sind, ist hoch. Diese Felder können übersprungen werden.

Felder wechseln von Orange auf Grün über die Zeit. Werden Dokumente von einem Lieferanten öfters ausgelesen und nicht von dir korrigiert, dann werden dir diese in Zukunft Grün angezeigt, obwohl die Datenquelle das Dokument ist.

Werden Rechnungen mit Transaktionen verknüpft, dann werden die Daten der Transaktion anstatt der Daten der Rechnung in den Feldern angezeigt.

Candis exportiert nur Transaktionsdaten mit Belegbild und deshalb können bestimmte Daten der Rechnung nicht erfasst, oder Transaktionsdaten verändert werden.

Daten, die aus der Transaktion verwendet werden:

Du möchtest in Zukunft Rechnungsdaten und Transaktionsdaten der Kreditkarte unabhängig voneinander senden/erfassen, dann lass es uns gerne wissen.

Die Datenquelle Kreditkarte wird angezeigt, wenn der Kreditkarte Buchungsregeln hinzugefügt worden sind. Wurde einer Transaktion noch kein Beleg hinzugefügt, dann sind diese Daten nicht änderbar.

Wird der Transaktion ein Beleg hinzugefügt, dann werden die Buchungsregeln vorgeschlagen, jedoch die Daten jederzeit ändern.

Du möchtest mehr über die Vorkontierung von Kreditkarten und deren Anwendung erfahren, dann schau gerne einmal in diesem Artikel vorbei.

Candis hat diesen Kontakt ausgewählt, da auf dem Dokument Datenpunkte enthalten sind, die diesem Kontakt zugeordnet sind. Folgende Datenpunkte werden zur Identifizierung herangezogen:

Sollte dies nicht der Fall sein, wende dich bitte an das zuständige Team-Mitglied mit der Nutzerrolle "Administrator", damit die dem Kontakt zugeordneten Daten überprüft werden. Oft ist es der Fall, dass bspw. die unternehmenseigene IBAN, Steuernummer oder USt-ID Nr. hinterlegt wurden.

Folgende Felder können über den Geschäftspartner vorgeschlagen werden:

Wird auf einem Dokument die Kostenstelle bzw. der Kostenträger ausgelesen, dann wird auch der dazugehörige Freigeber automatisch hinzugefügt.

Die Voraussetzung ist, dass ein Freigeber der entsprechenden Kostenstelle bzw. Kostenträger zugeordnet worden ist. Du kannst auch mehrere Personen hinzufügen. Diese werden alle dem 1. Freigabeschritt hinzugefügt. Das heißt, es muss nur eine dieser Personen freigeben.

Sollte das nicht (mehr) korrekt sein, wende dich bitte an das zuständige Team-Mitglied mit der Nutzerrolle Administrator. Nur der Administrator kann die Einstellungen ändern und einen neuen Freigeber hinzufügen/entfernen.

Die Daten aus diesem Feld wurden aufgrund von Eingaben aus der Vergangenheit vorgeschlagen. Feldvorschläge gibt es für folgende Felder:

Wenn dem Beleg eines Lieferanten das erste Mal eine Kostenstelle zugeordnet wurde, dann wird Candis dir beim nächstem Beleg desselben Lieferanten die gleiche Kostenstelle vorschlagen. Bei Lieferanten mit mehr als 20 prozessierten Belegen, werden für die Vorschläge nur die neuesten 20 Belege als Entscheidungsgrundlage herbeigezogen.

Möchtest du mehr über Feldvorschläge erfahren, oder wie diese deaktiviert werden können? Dann schau hier einmal vorbei.