Einfache Freigabefolgen automatisieren

im Menü auf der linken Seite können Sie ganz einfach über das Plus-Symbol mehrere Freigabeschritte hinzufügen. 

  • Geben Sie Ihrem Workflow einen Aussagekräftigen Namen bspw. 'Marketing Workflow' und wählen die Beschreibung anhand der involvierten Personen und deren Budgetgrenzen aus (bspw. Thomas > René (500€) > Lars (1000€)).
  • Wählen Sie für jeden Freigabeschritt eine oder mehrere Personen aus (bei mehr als einem Freigeber pro Stufe gilt: "Wer zuerst kommt mahlt zuerst.")
  • fügen Sie beliebig viele Schritte an, um die Freigabe über mehrere Verantwortlichkeiten hinweg zu starten

Freigabe nach bestimmten Bedingungen

Wenn Sie Bedingungen haben, die bestimmen welchen Freigabeprozess die Rechnungen durchlaufen sollen, können Sie jedem Freigabeschritt auch eine Bedingung zuweisen.

Spielen wir das anhand eines Beispiels durch:
Alle Rechnungen, die von Amazon kommen, werden im ersten Freigabeschritt von einem bestimmten Mitarbeiter geprüft, anschließend vom jeweiligen Vorgesetzten und ab einem Betrag von 500€ muss auch der Geschäftsführer die Rechnung freigeben.

  1. Freigabeschritt:
    Freigabe durch Mitarbeiter 
  2. Freigabeschritt:
    Vorgesetzter des Freigebers im ersten Freigabeschritt 
  3. Freigabeschritt durch den Geschäftsführer, aber nur wenn:
    Betrag > oder = 500€ (Bedingung über das Menü des jeweiligen Freigabeschrittes)


Wichtige Punkte:

  • zuerst die Freigeber in den jeweiligen Freigabeschritten auswählen
  • anschließend mit der Bedingung eine Einschränkung treffen
    --> Max Mustermann soll freigeben, aber nur WENN Bedingung

Freigabeprozess mit einem Workflow starten

Wählen Sie einfach einen Workflow aus der Liste über einen Klick auf den Button aus, anstatt manuell die verschiedenen Freigabestufen anzulegen.

Die Rechnung wird nun in der von Ihnen angelegten Reihenfolge an die dem Workflow hinterlegten Freigeber geschickt - Haben Sie Betragsgrenzen angelegt, werden diese natürlich auch mit berücksichtigt. 

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