Was ist ein Workflow?

Durch einen Workflow können Standardprozesse erstellt werden um Rechnungen künftig in eine bereits vordefinierte Freigabeabfolge zu senden.

In den Einstellungen unter "Workflow-Editor" können Sie über das Feld "Neuer Workflow" neue Abfolgen anlegen.

Was ist zu tun?

  • Geben Sie Ihrem Workflow einen aussagekräftigen Namen bspw. 'Marketing Workflow' und wählen die Beschreibung anhand der involvierten Personen und deren Budgetgrenzen aus (bspw. Thomas > René (500€) > Lars (1000€)).
  • Wählen Sie für jeden Freigabeschritt eine oder mehrere Personen aus (bei mehr als einem Freigeber pro Stufe gilt: "Wer zuerst kommt mahlt zuerst" - es wird so nur die Freigabe einer der ausgewählten Personen benötigt, um die Rechnung in den nächsten Schritt zu lassen)
  • fügen Sie beliebig viele Schritte an, um die Freigabe über mehrere Verantwortlichkeiten hinweg zu starten

Freigabe nach bestimmten Bedingungen

Wenn Sie Bedingungen haben, die bestimmen welchen Freigabeprozess die Rechnungen durchlaufen sollen, können Sie jedem Freigabeschritt diese Bedingung zuweisen.

Spielen wir das anhand eines Beispiels durch:
Alle Rechnungen, die von Amazon kommen, werden im ersten Freigabeschritt von einem bestimmten Mitarbeiter geprüft, anschließend vom jeweiligen Vorgesetzten und ab einem Betrag von 500€ muss auch der Geschäftsführer die Rechnung freigeben.

  1. Freigabeschritt:
    Freigabe durch Mitarbeiter 
  2. Freigabeschritt:
    Vorgesetzter des Freigebers im ersten Freigabeschritt 
  3. Freigabeschritt durch den Geschäftsführer, aber nur wenn:
    Betrag > oder = 500€ (Bedingung über das Menü des jeweiligen Freigabeschrittes)


Wichtige Punkte:

  • zuerst die Freigeber in den jeweiligen Freigabeschritten auswählen
  • anschließend mit der Bedingung eine Einschränkung treffen
    --> Max Mustermann soll freigeben, aber nur, WENN Bedingung

Freigabeprozess mit einem Workflow starten

Wählen Sie einfach einen Workflow aus der Liste über einen Klick auf den Button aus, anstatt manuell die verschiedenen Freigabestufen anzulegen.

Die Rechnung wird nun in der von Ihnen angelegten Reihenfolge an die dem Workflow hinterlegten Freigeber geschickt - haben Sie Betragsgrenzen angelegt, werden diese natürlich berücksichtigt.

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