Mit Hilfe von Schlagworten kannst du deine Dokumente präzise kategorisieren. Damit kannst du gezielt nach Dokumenten des Schlagworts filtern und sparst dir lange Suchtätigkeiten. Außerdem kannst du Dokumenten mit Schlagworten einen eigenen Status zuweisen, mehr zu möglichen Use Cases erfährst du im Video.
Wie kann ich die Schlagwörter für mein Unternehmen aktivieren?
Schlagwörter sind nur in den neuen Candis Paketen verfügbar. Wir beraten dich gerne in einem persönlichen Gespräch, wie dein Unternehmen von einem Upgrade profitieren kann. Persönliche Beratung vereinbaren
Schlagwörter anlegen
Schlagwörter können nur von Administrator:innen angelegt werden. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten ein neues Schlagwort anzulegen.
Erstellen des Schlagworts in den Einstellungen
Gehe in die Einstellungen zum Tab 'Schlagwörter' und wähle oben rechts "Neu anlegen". Gib dem Schlagwort einen aussagekräftigen Namen sowie eine kurze Beschreibung, damit du weißt, wofür es verwendet werden soll.
Erstellen des Schlagworts am Dokument
Am Dokument hast du ein neues Feld "Schlagwörter". Um ein neues Schlagwort zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche "Neues Schlagwort hinzufügen". Es öffnet sich die gleiche Maske, gib dem Schlagwort einen aussagekräftigen Namen sowie eine Beschreibung und klick auf speichern.
Um ein Schlagwort einem Dokument hinzuzufügen, wähle dies einfach in der Prozessierung aus. Wichtig: Schlagwörter werden automatisch gespeichert, ohne dass das Dokument zunächst in die Freigabe geschickt werden muss.
Schlagwörter am Dokumenten hinzufügen
Alle Nutzerrollen in Candis können Dokumente verschlagworten. Um ein Schlagwort einem Dokument hinzuzufügen, wähle dies einfach in der Prozessierung aus. Pro Dokument können mehrere Schlagworte hinzugefügt werden.
Wichtig: Schlagwörter werden automatisch gespeichert, ohne dass das Dokument zunächst in die Freigabe geschickt werden muss.
Dokumente nach Schlagwörtern filtern
Der Hauptnutzen von Schlagwörtern ist, das du Dokumente einfacher und schneller finden kannst. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten, wie du nach vertaggten Dokumenten filtern kannst.
Dokumentenliste in den Einstellungen abrufen (nur Admins)
In deiner Schlagwortübersicht in den Einstellungen siehst du neben jedem erstellten Schlagwort eine Zahl. Diese gibt an wie viele Dokumente damit vertaggt sind. Wenn du auf diese Zahl klickst, öffnet sich eine Liste aller Dokumente mit diesem Schlagwort.
Im Archiv nach Schlagwörtern filtern
Nutze die Filterfunktion in den Tabellen des Archiv, um deine Dokumente gezielt nach Schlagwörtern zu filtern. Wähle dazu einfach ein oder mehrere Schlagwörter aus. Du kannst hierbei deine Suche auch mit weiteren Filtern in der Tabelle kombinieren.
Schlagwörter verwalten
Eine Übersicht der angelegten Schlagworte findest du in den Einstellungen unter dem Menüpunkt 'Schlagwörter'. Dort kannst du als Administrator:in deine Schlagwörter verwalten.
Liste sortieren
Die angezeigte Liste kannst du dir 'Alphabetisch', 'Neueste zuerst' oder 'Meist genutzt' sortieren.
Archivieren
Schlagwörter, die nicht mehr verwendet werden, kannst du archivieren. Öffne dazu das Schlagwort und klicke auf 'Archivieren'.
Bald möglich: Zusammenführen
Bald wird es möglich sein, Schlagwörter zusammen zu führen. Hast du beispielsweise zwei Schlagwörter, die ähnlich sind oder die du aus anderen Gründen zusammenführen möchtest. Kannst du auswählen, welches Schlagwort du behalten möchtest. Allen Dokumenten wird dann dieses Schlagwort zugewiesen.