Neben Rechnungen hast du in Candis auch eine Dokumentenablage, dort kannst du alle prüfungsrelevanten Dokumente ablegen und verwalten.
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Auf diese Funktion haben folgende Nutzerrollen Zugriff:
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Administrator:innen ✅
Anforderer:innen ✅
Freigeber:innen ❌
Kreditkartenmanager:innen ❌
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Zunächst landen auch Dokumente, welche keine Rechnung sind im "Eingang".
Anschließend kannst du als Anforderer:in/Administrator:in entscheiden, ob das Dokument einen Freigabeprozess benötigt und somit auch mit im Export zu deinem Buchhaltungstool enthalten sein soll oder ob du das Dokument einfach nur ablegen möchtest um es später wieder zu finden.

Oben rechts kannst du zwischen "Freigabe" und "Ablage" wählen:

Wähle nun zwischen den folgenden Dokumententypen:
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➔ Angebot
➔ Auftragsbestätigung

➔ Bestellung

➔ Lieferschein

➔ Vertrag
➔ Sonstiges
➔ Bürgschaft
➔ Gebührenbescheid
➔ Kontoauszug
➔ Mahnung
➔ Zahlungsavis

Du kannst die einzelnen Belegtypen, welche dir zur Auswahl angezeigt werden, in den Einstellungen ➔ Dokumententypen an- und abwählen.
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Neben einem Geschäftspartner-Namen kannst du ein Datum, eine Dokumenten-Nummer, sowie eine Notiz vergeben.
Mit einem Klick auf "Dokument ablegen" oder "Dokument löschen" beendest du den Vorgang entsprechend.

Du hast nun die Möglichkeit deine Dokumenten im Archiv mit Hilfe einer Volltextsuche zu suchen und diese zu filtern. Verwende hierzu den Reiter "Alle Dokumente".

Zu den weiteren Funktionen des Dokumentenmanagementsystems (DMS) gehören das Vergeben von Schlagwörtern, um Dokumente gezielt Projekten, Standorten oder Kategorien zuzuordnen, sowie das Verknüpfen von Dokumenten. Dadurch können zusammengehörige Dokumente eines Geschäftsvorfalls in Candis miteinander verlinkt werden.