Das Grundprinzip: deine Aufgaben zuerst
Candis zeigt in den Zahlen zwei Dinge getrennt an:
Deine Aufgaben: Dokumente, bei denen du selbst etwas tun musst, zum Beispiel eine Rechnung freigeben oder einen fehlenden Beleg zu deiner Kreditkartentransaktion hochladen.
Gesamtzahl: Alle Dokumente, die du in einem Bereich einsehen kannst, auch wenn du bei diesen Dokumenten nichts tun musst.
Die Zahl deiner Aufgaben steht immer an erster Stelle.
Zahlen in den Tabellen-Reitern
Über den Tabellen zeigt Candis bei jedem Reiter zwei Zahlen, getrennt durch einen senkrechten Strich: zuerst deine Aufgaben, dann die Gesamtzahl.
Beispiel: Im Reiter Freigaben > Rechnungen steht 2 | 28. Das bedeutet: 2 Rechnungen warten auf deine Freigabe. Insgesamt kannst du in diesem Reiter 28 Rechnungen einsehen. Die übrigen 26 Rechnungen musst du nicht bearbeiten.
Wenn du mit der Maus über die Zahlen fährst, zeigt Candis dir eine kurze Erklärung an.
Zahlen in der Seitennavigation
In der Seitennavigation zählt Candis nur deine Aufgaben. Die Gesamtzahl zeigt die Seitennavigation nicht an.
So siehst du, welche Belege hinter einer Zahl in der Seitennavigation stehen:
Fahre mit der Maus über die Zahl neben dem Menüpunkt.
Candis zeigt dir die Aufteilung nach Dokumentenart an.
Beispiel: Neben dem Menüpunkt Freigaben steht 7. Wenn du mit der Maus über die 7 fährst, zeigt Candis an: 2 Rechnungen und 5 Erstattungsfälle warten auf deine Freigabe.
Zahlen im Gesellschaftsmenü
Wenn du in mehreren Gesellschaften arbeitest, zeigt das Gesellschaftsmenü deine Aufgaben aus allen Gesellschaften:
Für jeden Bereich (Eingang, Freigaben, Export und Zahlungen) zählt Candis deine Aufgaben aus allen Gesellschaften zusammen.
Für jede einzelne Gesellschaft zeigt Candis zwei Zahlen: Die rote Zahl steht für überfällige Aufgaben, die neutrale Zahl für alle deine Aufgaben in dieser Gesellschaft.
Beachte: Das Gesellschaftsmenü zählt jetzt Aufgaben, nicht Gesellschaften. Die Zahl neben Freigaben zeigt also, wie viele Belege in allen Gesellschaften auf deine Freigabe warten.
Was nicht als deine Aufgabe zählt
Manche Belege kannst du einsehen, aber sie zählen nicht zu deinen Aufgaben. Diese Belege erscheinen nur in der Gesamtzahl über den Tabellen.
Rechnungen im Eingang für Freigeber:innen: Für Nutzer:innen mit der Rolle Freigeber zählen Rechnungen im Eingang nicht als Aufgaben.
Kreditkartentransaktionen anderer Karteninhaber:innen: Als Aufgabe zählen nur Transaktionen deiner eigenen Kreditkarte, bei denen ein Beleg fehlt.
Dokumente in der Verantwortung einer anderen Person: Ein Dokument zählt nicht als deine Aufgabe, solange eine andere Person handeln muss. Beispiel: Ein Erstattungsfall liegt zur Klärung bei der einreichenden Person.
Verträge und sonstige Belege: Verträge und sonstige Belege zählen nicht als Aufgaben.
Beachte: Ein Erstattungsfall, der zur Klärung bei der einreichenden Person liegt, zählt für die Buchhaltung erst wieder als Aufgabe, wenn die einreichende Person den Erstattungsfall erneut zur Prüfung einreicht.
Anwendungsbeispiele
Freigeber:in: Im Reiter Freigaben > Rechnungen steht 3 | 40. Du weißt sofort: 3 Rechnungen musst du freigeben, die übrigen 37 Rechnungen kannst du nur einsehen.
Buchhalter:in mit mehreren Gesellschaften: Im Gesellschaftsmenü steht neben Export die Zahl 12. In allen Gesellschaften zusammen sind 12 Belege bereit für den Export. Eine rote Zahl bei einer Gesellschaft zeigt dir, dass in dieser Gesellschaft Aufgaben überfällig sind.