Der Dokumenteneingang in Candis
Im Dokumenteneingang landen alle Rechnungen und Belege, die du in Candis hochlädst oder per E-Mail einreichst. Dieser Artikel erklärt dir, wie der Dokumenteneingang aufgebaut ist und wie du ihn als Ausgangspunkt für die Belegprüfung nutzt.
Was ist der Dokumenteneingang?
Der Dokumenteneingang ist der zentrale Bereich in Candis, in dem alle eingehenden Belege gesammelt werden – unabhängig davon, auf welchem Weg sie ins System gekommen sind. Von hier aus startest du die Prüfung, Bearbeitung und Freigabe deiner Rechnungen.
Wie gelangen Belege in den Dokumenteneingang?
Candis unterstützt zwei Wege, über die Belege in den Dokumenteneingang gelangen:
1. Manueller Upload Du lädst Belege direkt in Candis hoch, indem du oben rechts im Dokumenteneingang auf + Dokumente hochladen klickst. Du kannst einzelne Dateien oder mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.
2. Import per E-Mail Jede Candis-Gesellschaft verfügt über eine individuelle E-Mail-Adresse. Belege, die an diese Adresse gesendet werden, landen automatisch im Dokumenteneingang. Den Button Import per E-Mail findest du ebenfalls oben rechts im Dokumenteneingang.
Tipp: Du kannst Lieferanten bitten, Rechnungen direkt an die individuelle E-Mail-Adresse deiner Gesellschaft zu senden – so landen Belege ohne manuellen Aufwand direkt im Dokumenteneingang.
Aufbau des Dokumenteneingangs
Der Dokumenteneingang ist in mehrere Tabs unterteilt. Jeder Tab enthält eine bestimmte Art von Beleg:
Rechnungen – Eingehende Rechnungen, die geprüft, mit Buchhaltungsdaten versehen und freigegeben werden müssen
Transaktionen – Kreditkartentransaktionen, die noch keinem Beleg zugeordnet sind
Verträge – Dokumente, die als Verträge hochgeladen wurden
Erstattungen – Auslagen und Erstattungsfälle von Mitarbeiter:innen
Sonstige Dokumente – Belege, die keiner der anderen Kategorien zugeordnet sind
Beachte: Die Anzahl der unbearbeiteten Belege wird direkt neben dem jeweiligen Tab als Zahl angezeigt – so siehst du auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht.
Informationen auf einen Blick: Die Belegliste
Die Belegliste im Tab Rechnungen zeigt dir pro Beleg die wichtigsten Informationen in einer Tabellenansicht:
Status – z. B. „Neu" für noch nicht bearbeitete Rechnungen
Info – Symbole zeigen dir zusätzliche Informationen an, u.a.:
Das Wecker-Symbol weist auf eine offene Aufgabe oder Erinnerung hin
Das Büroklammer-Symbol zeigt die Anzahl der Anhänge, die einem Beleg beigefügt sind (z. B. Lieferscheine)
Das Kommentar-Symbol zeigt an, dass ein Kommentar zum Beleg vorhanden ist
Belegdetails - (Geschäftspartner, Belegdatum, Belegnummer usw.)
Schlagwörter – Zur schnellen Kategorisierung und Filterung
Tipp: Über den Button + Filter kannst du die Belegliste nach Status, Geschäftspartner, Zeitraum und weiteren Kriterien filtern, um gezielt nach bestimmten Rechnungen zu suchen.