Eigenbeleg für eine Kreditkartentransaktion erstellen
Fehlt dir für eine Kreditkartentransaktion der Originalbeleg, kannst du direkt in Candis einen Eigenbeleg erstellen. In diesem Artikel erfährst du, wie du einen Eigenbeleg für eine Kreditkartentransaktion anlegst und welche Angaben dafür notwendig sind.
Wozu dient ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein selbst ausgestellter Ersatzbeleg, den du verwendest, wenn für eine Ausgabe kein Originalbeleg vorliegt. In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg. Jede Ausgabe muss durch einen Nachweis belegt werden. Fehlt dieser Nachweis, weil kein Beleg ausgestellt wurde, der Originalbeleg verloren gegangen ist oder er nicht mehr lesbar ist, ersetzt der Eigenbeleg den Originalbeleg.
Candis bietet dir die Option Eigenbeleg erstellen für Kreditkartentransaktionen an, sobald für die jeweilige Transaktion noch kein Beleg hochgeladen wurde. Du wählst einen Grund aus und trägst die notwendigen Angaben ein. Candis erstellt daraus automatisch ein PDF-Dokument und fügt es der Transaktion als Beleg hinzu.
Die Anerkennung eines Eigenbelegs liegt im Ermessen des Finanzamts. Erstelle einen Eigenbeleg deshalb nur, wenn dir tatsächlich kein Originalbeleg vorliegt.
Voraussetzungen
Die Funktion Eigenbeleg erstellen steht dir für Kreditkartentransaktionen zur Verfügung, zum Beispiel im Bereich Inbox → Transaktionen oder Archiv → Transaktionen.
Die Option Eigenbeleg erstellen erscheint nur, solange für die jeweilige Transaktion noch kein Beleg hochgeladen wurde.
Eigenbeleg für eine Kreditkartentransaktion erstellen
Wurde für eine Transaktion noch kein Beleg hochgeladen, zeigt Candis die Schaltfläche Eigenbeleg erstellen an.
Klicke auf Eigenbeleg erstellen, um das gleichnamige Formular zu öffnen. Candis vergibt dafür automatisch eine eindeutige Belegnummer. Wähle im Feld Grund für den Eigenbeleg einen der folgenden Gründe aus:
Kein Beleg ausgestellt (z. B. bei Automaten) – für Ausgaben, bei denen grundsätzlich kein Beleg ausgestellt wird, etwa an einem Automaten.
Originalbeleg verloren (ohne eigenes Verschulden) – wenn der ursprüngliche Beleg nachweislich verloren gegangen ist.
Originalbeleg ist unleserlich – wenn der Inhalt des Belegs nicht mehr lesbar ist, zum Beispiel bei verblasstem Thermopapier.
Ergänze anschließend die übrigen Angaben: Name und Adresse des Zahlungsempfängers, Tag der Ausgabe im Format TT.MM.JJJJ, Beschreibung der Ausgabe und Gesamtbetrag.
Alle Felder im Formular Eigenbeleg erstellen sind Pflichtfelder. Sie stellen sicher, dass der Eigenbeleg alle Angaben enthält, die für die Anerkennung als Ersatzbeleg notwendig sind.
Klicke abschließend auf Erstellen und einfügen, um den Eigenbeleg zu erstellen und ihn direkt als Beleg der Transaktion einzufügen. Klicke auf Abbrechen, um den Vorgang ohne Erstellung des Eigenbelegs zu beenden.
Sobald du auf Erstellen und einfügen klickst, erstellt Candis aus deinen Angaben automatisch ein PDF-Dokument und hinterlegt es als Beleg der Transaktion. Änderst du danach eine der Angaben im Eigenbeleg, aktualisiert Candis das PDF-Dokument entsprechend.
Anwendungsbeispiele
Ein Team-Mitglied zahlt mit der Kreditkarte an einem Automaten, der keinen Beleg ausdruckt. Als Grund wählt es Kein Beleg ausgestellt (z. B. bei Automaten).
Eine Mitarbeiterin verliert den Beleg zu einer Kreditkartenzahlung während einer Dienstreise. Als Grund wählt sie Originalbeleg verloren (ohne eigenes Verschulden).
Ein Kassenbon zu einer Kreditkartentransaktion ist verblasst und nicht mehr lesbar. Als Grund wählt die einreichende Person Originalbeleg ist unleserlich.