In diesem Artikel erfährst du, wie Candis mögliche Duplikate bei hochgeladenen Dokumenten erkennt und wie du entscheidest, ob du ein Dokument behältst oder löschst.
So vermeidest du doppelte Buchungen und doppelte Zahlungen.
Die Duplikatsprüfung erfolgt für Rechnungen und Auslagen.
Was ist die Duplikatsprüfung?
Candis archiviert jedes hochgeladene Dokument und die dazugehörigen Belegdaten. Belegdaten sind die aus einem Dokument erfassten Angaben, zum Beispiel Kontakt, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Betrag. Anhand dieser archivierten Daten vergleicht Candis jedes neu hochgeladene Dokument automatisch mit bereits vorhandenen Dokumenten. Erkennt Candis Übereinstimmungen, markiert Candis das neue Dokument als mögliches Duplikat.
Du musst die Duplikatsprüfung nicht selbst starten. Candis führt die Duplikatsprüfung automatisch beim Hochladen und während der Prozessierung jedes Dokuments durch. Prozessierung bezeichnet den Schritt, in dem du die von Candis erfassten Belegdaten eines Dokuments prüfst und ergänzt, bevor das Dokument zur Freigabe (dem Genehmigungsschritt vor dem Export) oder zum Export weitergeleitet wird.
Wann markiert Candis ein Dokument als mögliches Duplikat?
Candis markiert ein Dokument als mögliches Duplikat, wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft:
Der Inhalt des Dokuments ist identisch mit einem bereits vorhandenen Dokument.
Kontakt und Rechnungsnummer stimmen mit einem bereits vorhandenen Dokument überein.
Kontakt, Betrag und Rechnungsdatum stimmen mit einem bereits vorhandenen Dokument überein.
Candis markiert ein Dokument auch dann als mögliches Duplikat, wenn du die Belegdaten während der Prozessierung manuell eingibst und diese Daten dann mit einem bereits vorhandenen Dokument übereinstimmen oder sehr ähnlich sind.
Candis vergleicht dabei nicht nur Rechnungen untereinander. Candis kann ein mögliches Duplikat auch zwischen einer Auslage und einer Rechnung erkennen.
Wo findest du den Hinweis auf ein mögliches Duplikat?
Du findest den Hinweis auf ein mögliches Duplikat direkt in der Liste, in der du das jeweilige Dokument prozessierst.
Ein Dokument mit einem möglichen Duplikat zeigt dort ein gelbes Symbol mit der Kennzeichnung Mögliches Duplikat.
Darunter beschreibt Candis, welche Angaben übereinstimmen, zum Beispiel: "Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Händler stimmen mit 1 vorhandenen Rechnung überein."
Mögliches Duplikat auflösen
Führe die folgenden Schritte durch, um ein mögliches Duplikat zu prüfen und aufzulösen:
Klicke im Hinweis Mögliches Duplikat auf den Button Mit Bestehendem vergleichen. Candis öffnet eine Vergleichsansicht mit zwei Dokumenten nebeneinander.
Prüfe auf der linken Seite das bereits in Candis vorhandene Dokument und auf der rechten Seite das neu hochgeladene Dokument, das den Hinweis auf ein mögliches Duplikat ausgelöst hat.
Entscheide für das neu hochgeladene Dokument, ob du es behältst oder löschst.
Wenn es sich um kein Duplikat handelt: Klicke bei dem neu hochgeladenen Dokument auf Behalten. Setze anschließend die Prozessierung des Dokuments fort. Candis behandelt das Dokument ab diesem Zeitpunkt als eigenständiges Dokument.
Wenn es sich tatsächlich um ein Duplikat handelt: Klicke bei dem Dokument, das du nicht benötigst, auf Löschen. Candis entfernt das Dokument vollständig aus dem System. Du kannst sowohl das bereits vorhandene Dokument als auch das neu hochgeladene Dokument löschen, je nachdem, welches der beiden Dokumente du behalten möchtest.
Du kannst für ein Dokument mit einem ungelösten Hinweis auf ein mögliches Duplikat keine Freigabe anfordern. Löse den Hinweis auf ein mögliches Duplikat auf, bevor du eine Freigabe für das Dokument anforderst.
Was dir die Vergleichsansicht zusätzlich zeigt
In der Vergleichsansicht siehst du zu jedem der beiden Dokumente zusätzlich:
den Grund, warum Candis das Dokument als mögliches Duplikat erkannt hat
die Herkunft des Dokuments, zum Beispiel einen Nutzerupload oder ein Mailpostfach
ob mit dem Dokument bereits Dateien oder Kreditkartentransaktionen verbunden sind
Nutze diese Angaben, um zu entscheiden, welches der beiden Dokumente du behältst und welches du löschst.
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Ein Kassenbon wird zweimal fotografiert
Ein Teammitglied bezahlt in einer Bäckerei bar und fotografiert den Kassenbon mit der Candis App, um eine Auslage einzureichen. Kurz darauf lädt das Teammitglied versehentlich ein zweites Foto desselben Kassenbons hoch. Candis erkennt, dass Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Händler mit dem bereits vorhandenen Dokument übereinstimmen, und markiert das zweite Dokument als mögliches Duplikat. Das Teammitglied öffnet die Vergleichsansicht, erkennt das doppelte Foto und löscht das zweite Dokument.
Beispiel 2: Eine Rechnung kommt über zwei Kanäle
Ein Lieferant sendet eine Rechnung per E-Mail an das Mailpostfach der Firma. Zusätzlich übergibt der Lieferant eine gedruckte Kopie der Rechnung an ein Teammitglied. Das Teammitglied lädt die gedruckte Kopie über die Candis App hoch. Candis erkennt anhand von Kontakt, Betrag und Rechnungsdatum, dass beide Dokumente zur selben Rechnung gehören, und markiert das später hochgeladene Dokument als mögliches Duplikat. Ein:e Accountant vergleicht beide Dokumente in der Vergleichsansicht, behält die Version aus dem Mailpostfach und löscht die zusätzlich hochgeladene Kopie.