Wenn Candis zu einer Rechnung einen passenden Wareneingang findet, bestätigst du den Vorschlag normalerweise selbst. In diesem Artikel erfährst du, wann Candis einen Wareneingang ohne deine Bestätigung mit der Rechnung verknüpft, wann Candis das bewusst nicht tut und wie du eine automatische Verknüpfung prüfst und trennst.
Einordnung im Workflow
Position: Die automatische Verknüpfung von Wareneingängen gehört zur Prüfung der Rechnung im 3-Wege-Abgleich.
Davor: Candis liest die Rechnungsdaten aus und sucht danach auf der Rechnung gezielt nach Bestellnummer und Wareneingangs- bzw. Lieferscheinnummer.
Danach: Du prüfst im 3-Wege-Abgleich Stückzahl und Stückpreis der Positionen, übernimmst die Aufteilung und gibst die Rechnung in den Freigabe-Workflow.
Wirkung: Die automatische Verknüpfung von Wareneingängen erspart dir das Bestätigen eindeutiger Vorschläge. In unklaren Fällen verknüpft Candis bewusst nichts.
Voraussetzungen
Deine Gesellschaft nutzt den Integrationstyp SAP Business One oder die Candis API und importiert Bestellungen oder Wareneingänge aus dem ERP-System nach Candis.
Candis hat die Beta der automatischen Verknüpfung von Wareneingängen für deine Gesellschaft freigeschaltet.
Die Einstellung „Automatische Verknüpfung von Wareneingängen“ ist eingeschaltet.
Um die Einstellung zu ändern, brauchst du die Rolle Admin.
Beachte: Nutzt deine Gesellschaft DATEV ohne Import von Bestellungen oder Wareneingängen aus einem ERP-System, steht die automatische Verknüpfung von Wareneingängen nicht zur Verfügung.
Einstellung ein- oder ausschalten
Nur Nutzer:innen mit der Rolle Admin können die Einstellung „Automatische Verknüpfung von Wareneingängen“ ändern.
Öffne Einstellungen und wähle den Bereich „Feldvorschläge“.
Schalte „Automatische Verknüpfung von Wareneingängen“ ein oder aus.
Ist die Einstellung ausgeschaltet, zeigt Candis passende Wareneingänge weiterhin als Vorschlag an, den du selbst bestätigst.
So läuft die automatische Verknüpfung ab
Sobald Candis die Rechnungsdaten ausgelesen hat, startet die automatische Verknüpfung in drei Schritten.
Candis sucht im Rechnungskopf und in den Positionen nach Bestellnummer und Wareneingangs- bzw. Lieferscheinnummer. Bei E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD übernimmt Candis die Werte aus den strukturierten Rechnungsdaten. Findet Candis keine Referenz auf der Rechnung, endet die automatische Verknüpfung an dieser Stelle.
Candis sucht passende Wareneingänge und prüft für jeden Wareneingang die Regeln für die automatische Verknüpfung.
Erfüllt ein Wareneingang die Regeln, verknüpft Candis den Wareneingang mit der Rechnung und übernimmt die Positionen des Wareneingangs in die Rechnung.
Beachte: Bearbeitest du die Rechnung genau in dem Moment, in dem Candis den Wareneingang verknüpft, musst du die Seite neu laden. Eingaben, die du bis dahin nicht gespeichert hast, gehen dabei verloren. Warte deshalb, bis die automatische Verknüpfung abgeschlossen ist, bevor du die Rechnung bearbeitest.
Importiert Candis später einen neuen Wareneingang aus dem ERP-System, prüft Candis die automatische Verknüpfung erneut.
So entscheidet Candis über die automatische Verknüpfung
Eine falsche Verknüpfung kostet dich Zeit beim Prüfen und Trennen. Candis verknüpft deshalb nur, wenn Rechnung und Wareneingang so eindeutig zusammenpassen, dass eine Nutzer:in den Vorschlag ohne Zögern bestätigen würde. Dafür nutzt Candis zwei Regeln. Für beide Regeln gelten zwei Grundbedingungen:
Geschäftspartner: Rechnung und Wareneingang gehören zu exakt demselben Geschäftspartner. Ein ähnlicher oder gleicher Name reicht nicht aus.
Datum: Rechnungsdatum und Datum des Wareneingangs liegen höchstens 10 Tage auseinander.
Regel 1: Wareneingangsnummer auf der Rechnung
Candis liest auf der Rechnung eine Wareneingangs- bzw. Lieferscheinnummer aus. Stimmt diese Nummer exakt mit der Nummer eines Wareneingangs überein und sind beide Grundbedingungen erfüllt, verknüpft Candis den Wareneingang automatisch. Positionen spielen für Regel 1 keine Rolle, weil die direkte Referenz auf der Rechnung als Nachweis ausreicht.
Regel 2: Bestellnummer auf der Rechnung, keine Wareneingangsnummer
Candis prüft Regel 2 nur, wenn auf der Rechnung keine Wareneingangs- bzw. Lieferscheinnummer steht. Candis verknüpft einen Wareneingang nach Regel 2 automatisch, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Die Bestellnummer auf der Rechnung stimmt exakt mit der Bestellnummer der Bestellung überein.
Mindestens die Hälfte der Positionen von Rechnung und Wareneingang passen zueinander. Bei einer E-Rechnung ohne Positionen entfällt diese Prüfung.
Beide Grundbedingungen sind erfüllt.
Genau ein Wareneingang zu dieser Bestellung erfüllt alle Bedingungen.
Beachte: Candis prüft den Rechnungsbetrag bei keiner der beiden Regeln. Bei Teilrechnungen weicht der Betrag der Rechnung oft vom Betrag des Wareneingangs ab, obwohl die Zuordnung stimmt.
Wann Candis nicht automatisch verknüpft
Ist die Zuordnung nicht eindeutig, bleibt es beim Vorschlag, den du selbst bestätigen kannst. Das ist zum Beispiel in diesen Fällen so:
Zwei Wareneingänge haben dieselbe Wareneingangs- bzw. Lieferscheinnummer.
Mehrere Teillieferungen zur selben Bestellung kommen infrage. Ohne Wareneingangsnummer kann Candis Teillieferungen nicht voneinander unterscheiden.
Der Geschäftspartner der Rechnung passt nicht exakt zum Geschäftspartner des Wareneingangs.
Rechnungsdatum und Datum des Wareneingangs liegen mehr als 10 Tage auseinander, oder bei Regel 2 passen weniger als die Hälfte der Positionen.
Die Rechnung enthält zu wenig Anhaltspunkte für eine eindeutige Zuordnung.
Candis hat den Vorschlag bereits einmal automatisch geprüft.
Eine Nutzer:in hat den Vorschlag verworfen oder mit Daumen hoch oder Daumen runter bewertet. Candis verknüpft einen bewerteten Vorschlag nicht mehr automatisch, auch wenn die Bewertung positiv war.
Tipp: Eine Sammelrechnung mit mehreren Wareneingängen verknüpft Candis nach Regel 1 automatisch, wenn auf der Rechnung für jeden Wareneingang eine eigene Wareneingangsnummer steht.
Automatische Verknüpfung im Dokumentverlauf prüfen
Candis kennzeichnet automatisch verknüpfte Wareneingänge auf der Rechnung nicht gesondert. Im Dokumentverlauf der Rechnung erkennst du eine automatische Verknüpfung daran, dass das System den Eintrag erstellt hat und keine Person. Candis trägt dabei folgende Texte ein:
„Wareneingang {Nummer} wurde dem Dokument hinzugefügt“
„Wareneingang {Nummer} über Vorschlag verknüpft“
Bestätigt eine Nutzer:in einen Vorschlag manuell, steht im Dokumentverlauf derselbe Text mit dem Namen der Nutzer:in.
Beachte: Candis prüft bei der automatischen Verknüpfung den Rechnungsbetrag nicht. Prüfe deshalb nach jeder automatischen Verknüpfung die Statuspunkte für Stückzahl und Stückpreis im 3-Wege-Abgleich, bevor du die Aufteilung übernimmst.
Automatisch verknüpften Wareneingang trennen
Du trennst einen automatisch verknüpften Wareneingang genauso wie einen manuell verknüpften Wareneingang. Das Trennen ist nur möglich, solange sich die Rechnung in der Bearbeitung befindet. Ist die Rechnung nicht mehr in der Bearbeitung, zeigt Candis den Hinweis „Trennen der Verknüpfung nur während der Bearbeitung möglich“.
Wareneingang über die verknüpften Dokumente trennen
Öffne die Rechnung und gehe zum Bereich „Verknüpfte Dokumente“.
Klicke beim Wareneingang auf das Symbol „Verknüpftes Dokument trennen“.
Bestätige die Abfrage „Verknüpfung trennen“ mit „Ja, trennen“.
Wareneingang über die Positionstabelle trennen
Öffne die Positionstabelle der Rechnung.
Lösche die Positionen des Wareneingangs über das Symbol „Position löschen“.
Löschst du die letzte Position des Wareneingangs, weist Candis darauf hin, dass mit dieser Position auch die Verknüpfung des Wareneingangs aufgehoben wird. Bestätige mit „Ja, weiter“.
Candis trägt im Dokumentverlauf „Wareneingang {Nummer} wurde vom Dokument entfernt“ ein. Candis verknüpft den getrennten Wareneingang nicht noch einmal automatisch mit der Rechnung. Den passenden Wareneingang verknüpfst du anschließend manuell im 3-Wege-Abgleich.
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Wareneingangsnummer auf der Rechnung (Regel 1)
Die Rechnung RE-889 der Muster GmbH enthält die Wareneingangsnummer GR-2026-00123. In Candis liegt der Wareneingang GR-2026-00123 desselben Geschäftspartners vor, gebucht 4 Tage vor dem Rechnungsdatum. Candis verknüpft den Wareneingang automatisch. Die Positionen spielen dafür keine Rolle.
Beispiel 2: Bestellnummer auf der Rechnung (Regel 2)
Die Rechnung RE-902 enthält keine Wareneingangsnummer, aber die Bestellnummer 4500012345. Zur Bestellung 4500012345 gibt es genau einen Wareneingang, gebucht 9 Tage vor dem Rechnungsdatum. Der Geschäftspartner passt, und mehr als die Hälfte der Positionen stimmen überein. Candis verknüpft den Wareneingang automatisch.
Beispiel 3: Datum außerhalb des Zeitraums
Wie in Beispiel 1, aber der Wareneingang liegt 14 Tage vor dem Rechnungsdatum. Candis verknüpft nicht automatisch und zeigt den Wareneingang als Vorschlag. Du prüfst, ob die Wareneingangsnummer tatsächlich zu dieser Lieferung gehört, und bestätigst oder verwirfst den Vorschlag.
Beispiel 4: Teillieferungen zu einer Bestellung
Wie in Beispiel 2, aber zur Bestellung 4500012345 gibt es zwei Wareneingänge aus Teillieferungen. Candis verknüpft keinen der beiden Wareneingänge. Du wählst im 3-Wege-Abgleich den Wareneingang aus, auf den sich die Rechnung bezieht.
Beispiel 5: Falsche automatische Verknüpfung korrigieren
Candis hat einen Wareneingang automatisch verknüpft, aber die Lieferung gehört zu einer anderen Rechnung. Du trennst den Wareneingang im Bereich „Verknüpfte Dokumente“ über „Verknüpftes Dokument trennen“ und verknüpfst den richtigen Wareneingang manuell. Candis verknüpft den getrennten Wareneingang nicht erneut automatisch mit dieser Rechnung.