In diesem Artikel erfährst du, wie du eine Rechnung in Candis mit der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingang abgleichst (3-Wege-Abgleich), wie du Positionen automatisch in deine Buchung übernimmst und wie du sicherstellst, dass Stückzahl, Stückpreis und Vorkontierung zwischen allen drei Belegen zusammenpassen, bevor du die Rechnung zur Freigabe gibst.
Voraussetzungen
Du nutzt Candis mit angebundenem ERP-System (z. B. SAP Business One).
Bestellungen und Wareneingänge werden aus deinem ERP-System nach Candis importiert und sind in den Bereichen Bestellungen und Wareneingänge sichtbar.
Du bearbeitest eine Rechnung, deren Lieferant in Candis als Geschäftspartner mit Bestellungen und/oder Wareneingängen verknüpft ist.
Beachte: Der 3-Wege-Abgleich erfordert, dass mindestens ein referenzierbares Dokument (Bestellung oder Wareneingang) zum gleichen Lieferanten vorliegt. Liegen weder Bestellung noch Wareneingang vor, kannst du die Rechnung wie gewohnt einzeln verarbeiten.
Was ist der 3-Wege-Abgleich in Candis?
Der 3-Wege-Abgleich vergleicht drei Datenquellen miteinander:
Bestellung — was wurde beim Lieferanten beauftragt (Artikel, Menge, vereinbarter Preis).
Wareneingang — was wurde tatsächlich geliefert (Artikel, gelieferte Menge).
Rechnung — was wird vom Lieferanten in Rechnung gestellt (Artikel, berechnete Menge, berechneter Preis).
Candis prüft pro Artikelposition, ob Stückzahl und Stückpreis zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen. Abweichungen markiert Candis farblich, damit du sie vor der Freigabe klären kannst.
Im Statusbereich rechts neben der Rechnung siehst du auf einen Blick:
Dokumente referenziert — wie viele Bestellungen/Wareneingänge bereits verknüpft sind.
Stückpreise vergleichen — ob die Stückpreise zwischen den Belegen übereinstimmen.
Rundungsbetrag — die verbleibende Differenz zwischen Rechnungssumme und Summe der aufgeteilten Positionen.
Vorkontierung hinzugefügt — ob jede Position ein Sachkonto, einen Steuerschlüssel und ggf. KOST 1 bekommen hat.
Step-by-step walkthrough
Schritt 1: Beleg aufteilen öffnen
Öffne die Rechnung in deinem Posteingang und klicke im rechten Bereich auf Beleg aufteilen. Candis öffnet die geteilte Ansicht: links die Original-Rechnung als PDF, rechts den Bereich Beleg aufteilen mit allen Positionen, Status-Informationen und referenzierten Dokumenten.
Beim ersten Öffnen ist noch kein Dokument referenziert. Der Status zeigt 0 Dokumente referenziert und Candis bittet dich, ein passendes Referenzdokument auszuwählen.
Tipp: Du kannst die Rechnung auch ohne Bestellung oder Wareneingang aufteilen — der 3-Wege-Abgleich greift aber nur, wenn du mindestens ein Referenzdokument verknüpfst.
Schritt 2: Bestellung oder Wareneingang referenzieren
Klicke im Bereich Referenzierte Dokumente auf das +-Symbol. Candis öffnet einen Dialog mit zwei Reitern: Wareneingänge und Bestellungen.
Candis filtert die Liste automatisch auf den Lieferanten der aktuellen Rechnung. Pro Eintrag siehst du:
Gesamtbetrag des Wareneingangs bzw. der Bestellung
Belegnummer in Candis
Lieferanten-Referenznummer (z. B. Lieferscheinnummer)
Lieferdatum bzw. Bestelldatum
SAP-Status (z. B. Offen oder Geschlossen)
Artikel-Kurzüberblick
Wähle das passende Dokument aus und klicke auf Zum Dokument hinzufügen. Candis übernimmt die Positionen des Wareneingangs bzw. der Bestellung in die Aufteilung der Rechnung.
Tipp: Du findest den passenden Lieferschein nicht? Prüfe den ausgewählten Geschäftspartner auf der Rechnung. Über SAP Import-Historie kannst du außerdem nachsehen, wann zuletzt Bestellungen und Wareneingänge aus deinem ERP-System importiert wurden.
Beachte: Du kannst pro Rechnung mehrere Wareneingänge und Bestellungen referenzieren — etwa wenn eine Sammelrechnung mehrere Lieferungen abdeckt. Wiederhole dafür Schritt 2 für jedes weitere Dokument.
Schritt 3: Positionen und 3-Wege-Abgleich prüfen
Nach dem Hinzufügen überträgt Candis alle Artikelpositionen des referenzierten Dokuments in die Aufteilung der Rechnung. Jede Position bekommt Statuspunkte für Stückzahl und Stückpreis. Die Farben bedeuten:
Grün — Stückzahl bzw. Stückpreis stimmen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung überein.
Gelb — Es gibt eine Abweichung innerhalb der Toleranz, die du noch prüfen solltest.
Rot — Es gibt eine Abweichung außerhalb der Toleranz, die du klären musst, bevor du die Rechnung freigibst.
Klicke auf einen Statuspunkt, um die Detail-Werte zu sehen. Candis zeigt dir, welche Stückzahl bzw. welchen Stückpreis Bestellung, Wareneingang und Rechnung jeweils enthalten.
Beachte: Der Rundungsbetrag oben rechts zeigt, wie viel Euro zwischen der Rechnungssumme und der Summe aller Positionen noch offen sind. Solange der Rundungsbetrag nicht 0,00 € beträgt, fehlen Positionen oder Beträge in der Aufteilung.
Schritt 4: Zusätzliche Positionen ergänzen
Manche Rechnungen enthalten Positionen, die nicht im Wareneingang oder in der Bestellung stehen — typischerweise Fracht, Verpackung oder andere Nebenkosten. Diese fügst du als Standardposition oder als neue Position hinzu, damit der Rundungsbetrag auf 0,00 € sinkt.
Klicke auf + Neue Position und wähle eine vordefinierte Standardposition (z. B. Fracht oder Verpackung) oder erstelle eine freie Position.
Trage Stückzahl, Stückpreis (netto), Nettobetrag und Steuerschlüssel ein. Sobald die Summe der Positionen dem Rechnungsbetrag entspricht, springt der Rundungsbetrag auf 0,00 €.
Tipp: Standardpositionen wie Fracht und Verpackung kannst du in den Einstellungen deiner Gesellschaft anlegen. So stehen sie für alle Rechnungen mit demselben Kontierungsschema bereit.
Schritt 5: Aufteilung übernehmen
Wenn alle Statuspunkte grün sind, kein Rundungsbetrag mehr offen ist und die Vorkontierung (Sachkonto, Steuerschlüssel, KOST 1) für jede Position gesetzt ist, klicke unten rechts auf Aufteilung übernehmen.
Candis schreibt die Aufteilung in die Rechnung zurück und schließt die Aufteilungsansicht. Du landest wieder in der gewohnten Rechnungsansicht — diesmal mit allen Positionen, Sachkonten und KOST 1-Werten, die Candis aus Bestellung und Wareneingang übernommen hat.
Tipp: Möchtest du die Aufteilung verwerfen und neu beginnen? Klicke auf Aufteilung verwerfen. Candis setzt die Aufteilung zurück, ohne die Rechnung selbst zu verändern.
Schritt 6: Rechnung freigeben
Die Rechnung ist jetzt vollständig kontiert und mit den Quelldokumenten verknüpft. Du kannst sie wie jede andere Rechnung in den Freigabe-Workflow geben.
Klicke auf Freigabe anfordern, um den hinterlegten Workflow zu starten, oder auf Sofort freigeben, wenn du selbst freigabeberechtigt bist und keinen weiteren Schritt benötigst.
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1 — Sammelrechnung mit mehreren Lieferungen
Ein Lieferant stellt eine Sammelrechnung für drei Wareneingänge eines Monats. Du öffnest die Rechnung, klickst in der Aufteilung dreimal auf + und referenzierst nacheinander alle drei Wareneingänge. Candis legt für jede Position eine eigene Zeile an und prüft Stückzahl und Stückpreis je Wareneingang.
Beispiel 2 — Rechnung mit Zusatzkosten
Eine Rechnung enthält drei bestellte Artikel sowie eine Frachtpauschale. Du referenzierst den Wareneingang für die drei Artikel und fügst über + Neue Position → Standardposition → Fracht eine vierte Position für die Frachtkosten hinzu. Der Rundungsbetrag fällt auf 0,00 €, sobald die Frachtpauschale korrekt verbucht ist.
Beispiel 3 — Preisabweichung klären
Im Wareneingang ist ein Stückpreis von 10,00 € erfasst, die Rechnung weist 10,50 € aus. Candis markiert die Position gelb und zeigt im Tooltip beide Werte. Du klärst die Differenz mit dem Lieferanten oder dem Einkauf und passt die Position an, bevor du die Aufteilung übernimmst.
Beispiel 4 — Bestellung ohne Wareneingang (2-Wege-Abgleich)
Liegt nur eine Bestellung vor (z. B. bei Dienstleistungen ohne Wareneingang), referenzierst du im Reiter Bestellungen nur das Bestelldokument. Candis vergleicht Stückzahl und Stückpreis dann zwischen Bestellung und Rechnung (2-Wege-Abgleich).