Wie kann ich die Vertragsverwaltung für mein Unternehmen aktivieren?
Die Vertragsverwaltung ist ab dem Candis Plus Paket verfügbar. Wir beraten dich gerne in einem persönlichen Gespräch, wie dein Unternehmen von einem Upgrade profitieren kann. Persönliche Beratung vereinbaren
Vertragsübersicht im Archiv
Im Archiv in Candis gibt es einen neuen Reiter "Verträge". Dort findet sich eine Übersicht aller abgelegten Verträge inklusive der erfassten Daten, wie beispielsweise "Verantwortliche Person" oder auch der Status des Vertrags.
Verträge ablegen
Ein Vertrag abzulegen, geht ganz einfach. Zunächst muss der Vertrag wie gewohnt per E-Mail Anhang oder PDF-Upload in Candis eingespielt werden.
Wähle im Eingang das Vertragsdokument aus und klicke dann in der Prozessierungsform oben rechts auf "Ablage".
2. Wähle nun den Beleg-Typ "Vertrag"
Sobald du das erledigt hast, erscheinen die folgenden Felder:
Dokumentenname
Vertragstyp
Geschäftspartner (wird ausgelesen)
Datum
Nummer
KOST 1 (Kostenstelle)
Betrag & Währung
Start- und Enddatum
letztes Kündigungsdatum
Erinnerung vor Kündigungsfrist
Wiedervorlagedatum
Verantwortliche Person
Notiz
Wichtig zu wissen, keines der Felder ist ein Pflichtfeld. Beim Dokumentename wird automatisch der Name des eingespielten Dokuments genommen, dieser kann je nach Bedarf einfach geändert werden.
Wird eine verantwortliche Person ausgewählt, erhält diese zum Wiedervorlagedatum eine Erinnerung per E-Mail.
Eigene Vertragstypen hinterlegen
In den Einstellungen ➔ Vertragstypen hast du die Möglichkeit eigene Vertragstypen anzulegen, um diese dann bei der Bearbeitung der Verträge zuzuweisen. Eine Liste der Dokumente, die einem bestimmten Vertragstyp zugeordnet sind, kannst du über "Dokumente anzeigen" aufrufen.
Um einen Vertragstyp anzulegen, gehe auf "Neu anlegen" und gib dem Vertragstyp einen aussagekräftigen Namen sowie eine Beschreibung.
Anschließend findest du diesen Vertragstyp in der Bearbeitungsform und kannst diesen einem Vertrag zuordnen.
Wiedervorlagedatum festlegen
Um ein Wiedervorlagedatum festzulegen gibt es zwei Möglichkeiten.
Erfasse das Start- und Enddatum sowie das Letzte Kündigungsdatum des Vertrags.
Wähle anschließend im Feld "Erinnerung vor Kündigungsfrist" einen der vorgeschlagenen Zeiträume. In diesem Fall wird das Wiedervorlagedatum automatisch anhand des Zeitraums berechnet.
Wähle ein individuelles Datum über die Kalenderfunktion des Felds "Wiedervorlagedatum". (oder tippe das gewünschte Datum einfach in das Feld ein.)
Automatische Erinnerung per E-Mail
Die hinterlegte verantwortliche Person wird je nach gewähltem Wiedervorlagedatum per Mail daran erinnert, dass z.B. bald der Vertrag gekündigt werden muss.
Beim Klick auf den Button "Zu den Verträgen", wird die verantwortliche Person zur Vertragsübersicht geleitet, wo sie alle ihr zugewiesenen Verträge (sowie bald auch deren Fristen) sehen kann.
Wer hat Zugriff auf die Vertragsverwaltung?
In der aktuellen Version haben folgende Nutzerrollen Zugriff auf das Vertragsmanagement.
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Administrator:innen | Alle Verträge einsehen, hochladen & bearbeiten |
Anforderer:innen | Alle Verträge einsehen, hochladen & bearbeiten
Ausnahme: zugriffsbeschränkte Verträge (siehe Unten) |
Freigeber:innen | Verträge einsehen bei denen sie als verantwortliche oder zu informierende Person hinterlegt sind bzw in einem Kommentar erwähnt wurden |
Zukünftig arbeiten wir an einem erweiterten Zugriffsmanagement, sodass beispielsweise bestimmte Personengruppen oder Teams festgelegt werden können, die Zugriff auf bestimmte Verträge haben.
🤫 Verträge mit Zugriffsbeschränkung (vertrauliche Verträge)🤫
Besonders vertrauliche Verträge kannst du in Candis über den Upload Button
"Verträge mit Zugriffsbeschränkung" hochladen.
Diese Verträge landen in einem separaten Menü, auf das wirklich nur die Personen Zugriff haben, welche den Vertrag hochgeladen haben oder als verantwortliche Person für den Vertrag ausgewählt wurden. Freigeber:innen können zu den Verträgen hinzugefügt werden, können jedoch keine vertraulichen Verträge selbst hochladen.