Welche Nutzerrollen können auf Verträge zugreifen?

Für das Dokumenten- und Vertragsmanagement ist es aktuell, sodass alle Admins und Anforderer alle Dokumente, die hochgeladen und abgelegt werden, sehen können. Freigeber sehen aktuell gar nichts von diesen beiden, weil wir die Rückmeldung bekommen haben, dass das meistens Leute sind, die nicht über alle internen Prozesse oder Dokumente Bescheid wissen sollen. Zukünftig arbeiten wir an dieser Gruppenlösung, dann kann unabhängig von der Nutzerrolle festgelegt werden, wer welchen Vertrag sehen darf.
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Kann man mehrere Personen als zuständige Vertragsperson hinterlegen?

Aktuell ist es nur möglich, eine verantwortliche Person zu hinterlegen. Bis zum Ende des Jahres wird es möglich sein, auch eine:n Stellvertreter:in zu hinterlegen.

Kann man Usern die Berechtigung zur Dokumentenablage geben ohne ihnen Zugriff auf die anderen Candis Admin/Anforderer Rechte zu geben?
Nein, das ist noch nicht möglich. Zukünftig arbeiten wir an einem erweiterten Zugriffsmanagement anhand von Personengruppen, unabhängig von der eigentlichen Nutzerrolle.

Wie ist das Vorgehen, wenn es nur einen Hauptverantwortlichen für alle Verträge geben soll? Können die Details dann an den Ansprechpartner weitergeleitet werden?

Wenn jetzt eine Person einen Vertrag hochlädt, die nicht die verantwortliche Person ist, dann kann beim Vorgang des Ablegens einfach die richtige Person ausgewählt werden. Damit die Person dann für alle Verträge verantwortlich ist, muss sie entsprechend bei allen Verträgen als "Verantwortliche Person" hinterlegt werden. In diesem Fall erhält auch nur diese Person als Hauptverantwortliche:r die Vertragserinnerungen.

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Können Verträge auch über die Mail importiert werden? Wie bei den Rechnungen auch?
Ja, der Import funktioniert für Verträge und andere Finanzdokumente genau wie bei den Rechnungen, d.h. entweder als Anhang per E-Mail oder manuell über den Uploader.
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Kann man auch E-Mails archivieren?
Nein, aktuell können nur PDF-Dateien archiviert werden. Wird die E-Mail als PDF gespeichert, kann diese selbstverständlich archiviert werden.
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Können außer PDFs noch andere Dateitypen hochgeladen werden?
Nein, aktuell können nur PDF-Dateien archiviert werden. Da sind wir auf euer Feedback angewiesen, welche anderen Dokumententypen ihr euch wünschen würdet. Teilt euer Feedback gerne über den Chat in der Candis Web-App.
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Ist ein Excel Import möglich, wenn man aus einem bestehenden Vertragsmanagementsystem übertragen möchte?
Ein Excel-Import ist aktuell nicht möglich. Da wäre die Frage, welches Vertragsmanagementsystem bzw. Tool aktuell in Verwendung ist. Wenn es um DATEV DMS Classic geht, das zum Ende des Jahres eingestellt wird, könnten wir unter Umständen die Möglichkeit anbieten, die Daten kostenpflichtig zu migrieren.
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Kann ein Bulk Import von Verträgen erfolgen? Oder muss jeder einzeln erfasst werden?

Wenn es um DATEV DMS Classic geht, das zum Ende des Jahres eingestellt wird, könnten wir unter Umständen die Möglichkeit anbieten, die Daten kostenpflichtig zu migrieren. Ein Import ist ansich im Bulk möglich über den manuellen Upload, indem die Verträge im Ordner ausgewählt werden. Die Ablage der Verträge muss ansonsten einzeln erfolgen, damit die entsprechend wichtigen Daten auch erfasst werden. Je nachdem, um wie viele Verträge und vorherige Systeme es sich handelt, könnten wir eine kostenpflichtige Migration anbieten.
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Können nur Administratoren Verträge anlegen oder auch AnforderInnen?

Sowohl Administratoren als auch Anforder:innen können Verträge ablegen und verwalten.

Gibt es eine Kategorie für Personalverträge?
Bis jetzt nicht. Wir haben das Feedback erhalten, dass, bevor es nicht die erweiterte Zugriffsverwaltung gibt, die Wahrscheinlichkeit eher gering ist, dass Personalverträge abgelegt werden. Wenn jedoch viele Kunden zu uns kommen und sagen, sie benötigen die Kategorie dennoch schon, dann würden wir diese natürlich sofort hinzufügen, spätestens aber sobald die erweiterte Zugriffsverwaltung live ist.
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Kann ich Kolleg*innen im Vertrag vertaggen, um Rückfragen zu klären (analog zu den Eingangsrechnungen)?
Aktuell ist es so, dass bis ein Vertrag abgelegt ist, solange er sich in der Inbox befindet, die Kommentarfunktion genutzt werden kann. In dieser Zeit könnte theoretisch auch ein Freigeber oder eine Freigeberin vermerkt werden, und diese Person würde dies sehen. Diese Funktion steht jedoch nicht mehr zur Verfügung, sobald das Dokument abgelegt ist, einfach weil wir andere Funktionen priorisiert haben. Es handelt sich jedoch um etwas, woran wir in Zukunft arbeiten, damit auch Kommentare zu bereits abgelegten Dokumenten hinzugefügt werden können.
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Kann jeder der Anforderer die Inbox sehen und damit auch alle Verträge und Rechnungen?
Ein Anforderer kann alle Verträge in der Inbox sowie in der Vertragsübersicht sehen. Dies gilt nicht für Rechnungen. Bei Rechnungen kann ein Anforderer nur die Rechnungen sehen, die selbst hochgeladen und zur Freigabe geschickt wurden.
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Gibt es für Verträge auch einen Freigabeprozess (und nicht nur den Ablageprozess)?
Aktuell gibt es noch keinen Freigabeprozess für Verträge, da wir in unseren Feedbackrunden eher gehört haben, dass für viele Kunden das Thema Zugriffsmanagement viel wichtiger ist. Euer Feedback ist dabei entscheidend für uns, um die Erweiterung so weiterzuentwickeln, dass sie für euch passend ist.

Kann man auch die Kundennummer eintragen?
Ja, es ist möglich, eine Kunden- oder Vertragsnummer zu hinterlegen.
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Kann man nur einen monatlichen Betrag angeben? Oder auch halb- oder vierteljährlich?

Erstmal gibt es nur ein Betragsfeld, das keine genaue Bezeichnung wie monatlich oder jährlich hinterlegt hat. Für den Start gibt es das eine Feld, das ihr intern auch z.B. für Beträge quartalsweise nutzen könnt und das entsprechend im Notizfeld vermerkt. Das ist allerdings ein Thema, das bei uns auch schon auf der Roadmap liegt.
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Lässt sich der Betrag als brutto/netto kennzeichnen?
Dies kann aktuell im Notizfeld hinterlegt werden. Eine Brutto/Netto-Bezeichnung über das Betragsfeld ist noch nicht möglich.
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Wird es die Möglichkeit geben Verträge einzelnen Kostenstellen zuzuordnen und die Kosten über die CSV Exporte zu ziehen?
Eine Kostenstelle kann man bereits einem Vertrag zuordnen und auch danach suchen/filtern im Archiv. Mit den Exporten haben wir uns noch nicht befasst, weil andere Themen erstmal wichtiger waren, ist in Planung.
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Gibt es die Möglichkeit über die Eingabe des Vertragspartners hinaus eine Möglichkeit ein Projekt zu hinterlegen?
Ihr könnt den Projektnamen im Notizfeld hinterlegen und mit Hilfe der Volltextsuche, die ja alles durchsucht, euch nur die Dokumente anzeigen lassen, die zu diesem Projekt gehören. Wir haben aber auch schon diverse Überlegungen, wie man das in Zukunft lösen kann. Eine davon ist beispielsweise Tags zu erstellen, dass man Projekte entsprechend vertaggen kann.
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Kann man einen Status hinterlegen/einstellen, z.B "abgelaufen" oder "aktiv"?
Es gibt den Status neu, der so lange gültig ist, bis ein Dokument abgelegt wird. Dann hat es den Status abgelegt. Aber auch das Thema Status Typen beschäftigt uns schon, da werden wir auch relativ kurzfristig etwas einführen, damit man zumindest aktive Verträge kennzeichnen kann.
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Gibt es ein Eingabefeld um die Warengruppen Kategorisieren zu können? (z.B. IT, IR Services etc.)
Das kann aktuell über das Notizfeld erfasst und danach auch über die Volltextsuche gesucht werden. Zukünftig könnte es ein eigenes Feld dafür geben bzw. das über Tags lösbar sein. Wir freuen uns immer auf euer Feedback.

Wie sieht es mit Vertragsergänzungen/-nachträgen/-anpassungen aus?

Wenn man das Dokument abgelegt hat, kann man jederzeit das Dokument öffnen und bearbeiten, aktualisieren (die Felder auf der rechten Seite). Diese Veränderungen sind auch jederzeit in der Dokumentenhistorie nachvollziehbar, wer wann was gemacht hat.

Kann man die mit dem Ursprungsvertrag verknüpfen und sich alles auf einen Blick anzeigen lassen (und sehen, was der aktuelle Stand ist?
Es ist noch nicht möglich, Dokumente quasi zu ersetzen mit einer neueren Version oder so. Das ist ein Thema, das bei uns im kommenden Jahr auf der Roadmap steht.

Kann man eine Rechnung mit dem zugrunde liegenden Vertrag verknüpfen?
Nein, es ist aktuell noch nicht möglich andere Dokumente mit einem Vertrag zu verknüpfen. Wir arbeiten daran und sind aktiv auf Feedback angewiesen, wie das am Ende aussehen soll.

Kann man Anlagen zum Vertrag nachträglich verknüpfen, wie bei Eingangsrechnungen bsp. Lastschriftmandate?
Nein, es ist aktuell noch nicht möglich Anhänge an einen Vertrag zu knüpfen. Wir arbeiten daran und sind aktiv auf Feedback angewiesen, wie das am Ende aussehen soll.

Werden die Daten eines Vertrags bei automatischer Verlängerung weitergeschoben, z.B. wenn nicht gekündigt wird. So dass der Verantwortliche dann ein Jahr später wieder erinnert wird?
Also, es ist so, wenn ich eine Erinnerung bekomme und ich schaue mir den Vertrag an. Ich aktualisiere vielleicht irgendwas in dem Vertrag und will den Vertrag wieder speichern. Wenn dieses Erinnerungsdatum in der Vergangenheit liegt, werde ich aufgefordert, ein Erinnerungsdatum auszuwählen.

Aufbewahrung von 10 Jahren: kann man das auch höher drehen? Viele Verträge laufen länger
Ich glaube, hier überschneidet sich so ein bisschen die Archivierung mit dem Nutzen von Candis. Natürlich also, wenn der Vertrag sozusagen aktiv und im Archiv abgelegt ist, und ihr damit arbeitet. Wir löschen den ja jetzt nicht automatisch nach 10 Jahren bzw. Candis löscht generell gar nichts in eurem Dokumentenarchiv.

Welche Reportings werden zur Verfügung gestellt?
Aktuell gibt es keine Reportings. Gebt uns dazu gerne Feedback, was ihr euch vorstellt.

Werden zwei Inboxen möglich sein mit einer Inbox für Accounting und einer Inbox für den Bereich, der sich um Verträge kümmert?
Also, wir sind mit diesem Konzept gestartet, dass alles in die Inbox geht, einfach nur, weil es für so viele Kunden wichtig war, und ihr kennt uns ja. Wir ziehen es vor, etwas herauszubringen, damit ihr damit arbeiten könnt, und Schritt für Schritt werden wir es dann verbessern.

Gibt es ein Limit f. Verträge?
The Sky is the limit? Nein. Deswegen hat Pascal bereits den Early Birds, die sich jetzt dafür entscheiden, viele Vorteile gewährt, sowohl preislich als auch vom Umfang der Dokumente. Aktuell gibt es kein Limit, alles ist möglich. Der aktuelle Stand kann sich natürlich irgendwann ändern. Also, wie gesagt, es jetzt zu nutzen, ist auf jeden Fall keine schlechte Idee, das kann ich euch sagen.

Gibt es die Funktion, dass Candis das Datum automatisch berechnet, nachdem man eingegeben hat, dass die Frist zum Beispiel ein Monat ist

Ja, sicherlich. Ich weiß ehrlich gesagt nicht, ob wir das nicht schon als Ticket bei uns im Backlog haben, aber es ist sicherlich eines der Themen, bei denen ich denke, dass immer mehr Automatisierung kommen wird.

Können die im Candis hochgeladenen Verträge auch an DATEV bspw. Unternehmen online exportiert werden? (Als Belegtyp "Sonstiges")?
Das ist aktuell noch nicht möglich, aber auch eines der Themen, womit wir uns beschäftigen, was natürlich aktuell gehen würde, ist, dass man das gleiche Dokument an die Rechnung noch mal anhängt, umständlich könnte das dann darüber exportieren, oder direkt wenn man es als sonstige verarbeitet, aber dann natürlich nicht erst über die Ablagefunktion also so jetzt noch nicht möglich.

Wird es hier für Sage eine Schnittstelle in die Warenwirtschaft geben? Wenn ja gibt es hier schon ein ungefähres Zeitfenster?