Eine strukturierte und proaktive Vertragsverwaltung ist der Schlüssel zu einem effektiven Kostenmanagement im Unternehmen. Ohne klare Prozesse laufen Verträge oft im Hintergrund weiter, was zu unnötigen Ausgaben und verpassten Optimierungsmöglichkeiten führen kann.
1- Eine zentrale E-Mail-Adresse für Verträge
Alle deine Verträge sollten in einem zentralen System verwaltet werden – das ist der erste Schritt zu mehr Sichtbarkeit und Kontrolle. Ähnlich wie bei Rechnungen, bietet es sich auch bei Verträgen an, eine zentrale E-Mail-Adresse zu haben, wo die Dokumente reinlaufen. So wird sichergestellt, dass alle Verträge an einem Ort gesammelt und nicht in den Postfächern einzelner Mitarbeitender verstreut sind.
2- Verträge und Rechnungen verknüpfen für schnellere Freigaben
Angebote, Zusatzvereinbarungen sowie eingehende Rechnungen oder Zahlungsavise sollten stets mit dem entsprechenden Vertrag verknüpft sein, um schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen zu gewährleisten.
Da jeder Vertrag zu einer Rechnung oder Zahlung führt, steht das Finanzteam im Rechnungsfreigabeprozess oft vor der Herausforderung, ohne direkten Zugriff auf Vertragsdaten Fragen wie „Wo ist der unterschriebene Vertrag?“, „Wer hat den Vertrag abgeschlossen?“ oder „Entspricht die berechnete Summe den vereinbarten Konditionen?“ zu beantworten. Eine zentrale Verknüpfung von Verträgen mit den zugehörigen Rechnungen sorgt dafür das Vertragsinformationen bei der Rechnungsfreigabe sofort verfügbar sind. Wie du in Candis Dokumente verknüpfst, erfährst du hier.
3- Pro Vertrag nur eine verantwortliche Person festlegen
Verträge werden häufig innerhalb von Abteilungen oder Teams verwaltet, ohne zentrale Übersicht darüber, welche Verträge bestehen und wer verantwortlich ist. Dadurch fühlt sich oft niemand eindeutig zuständig, und Verträge laufen unkontrolliert weiter.
Nur wenn Verträge sichtbar sind, kann die Verantwortung an die richtigen Personen übergeben werden. Bei uns gilt: Jeder Vertrag sollte genau einer Person zugeordnet werden, die die Verantwortung dafür trägt. Damit ist immer klar, wer bei Fragen oder Änderungen der Ansprechpartner ist. Alle weiteren relevanten Personen sollten als "zu informierend" hinzugefügt werden – so bleiben auch sie stets auf dem Laufenden und erhalten Erinnerungen zu wichtigen Fristen oder Änderungen.
4- Vertragsbedingungen prüfen und bei Bedarf nachverhandeln
Nutze die automatische Wiedervorlage vor der Kündigungsfrist dazu, Vertragsbedingungen eingängig zu prüfen und mit den aktuellen Unternehmensanforderungen abzugleichen. Nicht jeder Vertrag benötigt die gleiche Aufmerksamkeit. Daher empfehlen wir, deine Verträge in zwei Kategorien zu aufzuteilen.
Kategorie 1: Verträge mit flexiblen Konditionen
Diese Kategorie umfasst Verträge, deren Konditionen und Nutzen sich im Laufe der Zeit ändern können, wie Software-, Dienstleistungs-, Berater-, Wartungs- und Lieferantenverträge. Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass der Umfang der Leistungen zu den aktuellen Bedürfnissen deines Unternehmens passen und Bedingungen je nach Bedarf angepasst oder nachverhandelt werden können.
Beginne mit den 10 Verträgen, die die höchsten Kosten verursachen, und prüfe 4-6 Wochen vor der Kündigungsfrist, anhand dieser Fragen, ob eine Nachverhandlung sinnvoll ist.
Passt der Funktionsumfang noch zu den Unternehmensbedürfnissen?
Gibt es neue Angebote oder Pakete beim aktuellen Anbieter?
Kann ein Rabatt durch Anpassung der Laufzeit oder Zahlungsbedingungen erzielt werden?
Welche alternativen Anbieter gibt es, und wäre ein Wechsel attraktiv?
Für alle weiteren Verträge dieser Kategorie genügt es meist, 2-3 Wochen vor der Kündigungsfrist zu prüfen, ob sie noch den aktuellen Anforderungen entsprechen. Falls ja, nachverhandeln; falls nein, Kündigung in Betracht ziehen.
Kategorie 2: Langfristige Verträge mit festen Konditionen
Diese Verträge, wie Miet-, Leasing- oder Finanzierungsverträge, laufen in der Regel ohne große Veränderungen. Hier reicht es oft, wenn die verantwortliche Person rechtzeitig vor Ende der Laufzeit eine Benachrichtigung erhält, um sich gegebenenfalls für eine Verlängerung oder Kündigung zu entscheiden.
5- Kündigungen zentral verwalten und archivieren
Um sicherzustellen, dass Verträge tatsächlich von der verantwortlichen Person gekündigt wurden, sollten sowohl die Kündigung als auch die Kündigungsbestätigung zentral archiviert und mit dem Vertrag verknüpft werden. Dies sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass die verantwortliche Person für die ordnungsgemäße Abwicklung haftet. Anschließend den Vertrag auf "inaktiv" setzen, damit jederzeit ersichtlich ist, welche Verträge gekündigt sind.