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Teammitglieder hinzufügen, entfernen und Rollen verteilen
Teammitglieder hinzufügen, entfernen und Rollen verteilen

Welche Nutzerrolle bietet welche Berechtigungen und wie werden sie vergeben

Timo Kretschmer avatar
Verfasst von Timo Kretschmer
Vor über 2 Wochen aktualisiert

Teammitglieder hinzufügen

Du kannst Kolleg:innen per E-Mail-Einladung zu deiner Candis Gesellschaft in den Einstellungen hinzufügen. Dabei kannst du zwischen folgenden Rollen (Nutzerrechten) wählen:​

Freigeber:innen

ist die Standard-Rolle für Mitarbeitende. Freigeber:innen können:

  • nur ihnen zugewiesene Rechnungen einsehen, freigeben oder ablehnen

  • über die Kommentarfunktion andere Teammitglieder kontaktieren

  • eigene Abwesenheit setzen (Plus Paket erforderlich)

  • eigene gespeicherte Dokumente einsehen

  • eigene Kreditkartentransaktionen verlinken (Kreditkarten Add-on erforderlich)

Die Rolle kann mit Buchhalter:in oder Anforderer:in Rolle kombiniert werden.

Anforderer:innen

sind die ersten Nutzer:innen, die in Candis mit Rechnungen in Berührung kommen und können:

  • Dokumente manuell hochladen und löschen

  • alle Dokumente einsehen (außer zugriffsbeschränkte Verträge)

  • Rechnungen in die Freigabe geben

  • Rückfragen zu Rechnungen mittels Kommentarfunktion stellen

  • Geschäftspartnerdaten bearbeiten

  • Dokumente ver- bzw. entknüpfen

  • alle Kreditkartentransaktionen einsehen (Kreditkarten Add-on erforderlich)

Buchhalter:innen (mindestens Basis Paket erforderlich)

sind Anforderer:innen mit erweiterten Rechten. Zusätzlich können sie:

  • alle Exporte durchführen

  • alle buchhaltungsrelevanten Einstellungen verwalten (Kostenstellen, Sachkonten, Zahlungsbedingungen, ...)

  • Workflows verwalten

  • Alle Dokumente und Verträge (außer zugriffsbeschränkte) einsehen

  • Schlagworte und Vertragstypen verwalten

  • Abwesenheit für Dritte konfigurieren

  • Anbindungen zu Folgesystemen, wie z. B. DATEV Unternehmen online oder ähnliche, konfigurieren

Administrator:innen

haben alle Eigenschaften der anderen Rollen bis auf Kreditkarten Manager:in. Zusätzlich können sie:

  • Alle Einstellungen verwalten

  • Teammitglieder administrieren

  • Single Sign-On konfigurieren

Kreditkarten Manager:innen (Kreditkarten Add-on erforderlich)

Nur Administrator:innen können diese Rolle zusätzlich erhalten. Kreditkarten Manager:innen können:

  • Karten ausstellen

  • Kartenanträge freigeben oder ablehnen

  • Kartenlimits ändern



Wichtig: Die eingeladenen Mitglieder müssen zunächst die Einladung annehmen und sich registrieren. Danach können die Mitglieder bspw. in einen Freigabeprozess integriert oder in einem Workflow hinterlegt werden.

Sollte es vorkommen, dass das eingeladene Mitglied die Einladungsmail versehentlich gelöscht hat, kann ein:e Administrator:in in den Einstellungen jederzeit die Einladung erneut versenden.

Teammitglieder entfernen

Nur Administrator:innen können Mitglieder entfernen. Öffne dazu das Mitglied in den Einstellungen und klicke unten rechts auf "Zugang deaktivieren".


Sollte die Person noch in Freigaben, Workflows oder Kostenstellen involviert sein, so muss diese dort zuerst entfernt werden.

Teammitglieder wiederherstellen

Sollte ein deaktiviertes, bzw. inaktives Mitglied nach einiger Zeit wieder reaktiviert werden sollen, kann es ganz einfach mit einem Klick auf Wiederherstellen der ursprüngliche Zustand vor der Deaktivierung wiederhergestellt werden.

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