Teammitglieder hinzufügen
Du kannst Kolleg:innen per E-Mail-Einladung zu deiner Candis Gesellschaft in den Einstellungen hinzufügen. Dabei kannst du zwischen folgenden Rollen (Nutzerrechten) wählen:
Freigeber:innen
ist die Standard-Rolle für Mitarbeitende. Freigeber:innen können:
nur ihnen zugewiesene Rechnungen einsehen, freigeben oder ablehnen
über die Kommentarfunktion andere Teammitglieder kontaktieren
eigene Abwesenheit setzen (Plus Paket erforderlich)
eigene gespeicherte Dokumente einsehen
eigene Kreditkartentransaktionen verlinken (Kreditkarten Add-on erforderlich)
Die Rolle kann mit Buchhalter:in oder Anforderer:in Rolle kombiniert werden.
Anforderer:innen
sind die ersten Nutzer:innen, die in Candis mit Rechnungen in Berührung kommen und können:
Dokumente manuell hochladen und löschen
alle Dokumente einsehen (außer zugriffsbeschränkte Verträge)
Rechnungen in die Freigabe geben
Rückfragen zu Rechnungen mittels Kommentarfunktion stellen
Geschäftspartnerdaten bearbeiten
Dokumente ver- bzw. entknüpfen
alle Kreditkartentransaktionen einsehen (Kreditkarten Add-on erforderlich)
Buchhalter:innen
sind Anforderer:innen mit erweiterten Rechten. Mindestens Basis Paket erforderlich. Zusätzlich können sie:
alle Exporte durchführen
alle buchhaltungsrelevanten Einstellungen verwalten (Kostenstellen, Sachkonten, Zahlungsbedingungen, ...)
Workflows verwalten
Alle Dokumente und Verträge (außer zugriffsbeschränkte) einsehen
Schlagworte und Vertragstypen verwalten
Abwesenheit für Dritte konfigurieren
Anbindungen zu Folgesystemen, wie z. B. DATEV Unternehmen online oder ähnliche, konfigurieren
Administrator:innen
haben alle Eigenschaften der anderen Rollen bis auf Kreditkarten Manager:in. Zusätzlich können sie:
Alle Einstellungen verwalten
Teammitglieder administrieren
Single Sign-On konfigurieren
Inhaber:in
ist ein:e Administrator:in und gleichzeitig die Kontaktperson für den Candis Support für diese Gesellschaft. Es kann immer nur ein:e Inhaber:in für eine Gesellschaft geben.
Kreditkarten Manager:innen
Nur Administrator:innen können diese Rolle zusätzlich erhalten. Kreditkarten Add-on erforderlich. Kreditkarten Manager:innen können:
Karten ausstellen
Kartenanträge freigeben oder ablehnen
Kartenlimits ändern
Wichtig: Die eingeladenen Mitglieder müssen zunächst die Einladung annehmen und sich registrieren. Danach können die Mitglieder bspw. in einen Freigabeprozess integriert oder in einem Workflow hinterlegt werden.
Sollte es vorkommen, dass das eingeladene Mitglied die Einladungsmail versehentlich gelöscht hat, kann ein:e Administrator:in in den Einstellungen jederzeit die Einladung erneut versenden.
Teammitglieder entfernen
Nur Administrator:innen können Mitglieder entfernen. Öffne dazu das Mitglied in den Einstellungen und klicke unten rechts auf "Zugang deaktivieren".
Sollte die Person noch in Freigaben, Workflows oder Kostenstellen involviert sein, so muss diese dort zuerst entfernt werden.
Teammitglieder wiederherstellen
Sollte ein deaktiviertes, bzw. inaktives Mitglied nach einiger Zeit wieder reaktiviert werden sollen, kann es ganz einfach mit einem Klick auf Wiederherstellen der ursprüngliche Zustand vor der Deaktivierung wiederhergestellt werden.
