Mit der Erweiterung für DATEV Selbstbucher werden Buchungsdaten, Stammdaten und Zahlungsbedingungen direkt nach DATEV Rechnungswesen exportiert. Das vereinfacht den Zahlungsprozess, da bereits alle relevanten Daten in Candis erfasst werden und die Rechnungen so ohne noch einmal bearbeitet werden zu müssen in den Zahllauf gehen können.
Damit das reibungslos funktioniert müssen in Candis zunächst einige Daten erfasst bzw. nachgetragen werden, sofern diese Daten in Candis noch nicht verfügbar sind. In diesem Artikel zeigen wir welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen und wie ihr die Überweisungen über DATEV Zahlungsverkehr nach DATEV Unternehmen online zum bezahlen sendet.
Hinterlegen der Zahlungsinformationen in den Geschäftspartnerstammdaten
Zunächst müssen die Zahlungsinformationen wie IBAN, Zahlungsträger und Zahlungsbedingung für die Geschäftspartner in Candis hinterlegt werden. Wenn diese Daten bereits in DATEV Rechnungswesen vorhanden sind, ergänzt ihr diese am besten über den erneuten Kontakt-Import aus Rechnungswesen. Wie das geht, erfahrt ihr in diesem Artikel.
IBAN hinterlegen
Damit die Rechnung bezahlt werden kann, muss beim Geschäftspartner eine IBAN hinterlegt sein. Fehlt diese bekommt ihr beim erstellen der Zahlung in DATEV Rechnungswesen eine Fehlermeldung.Zahlungsträger hinzufügen
Damit beim Import in DATEV Rechnungswesen eine Überweisung in der OPOS-Liste erstellt wird, muss beim Geschäftspartner der Zahlungsträger hinterlegt sein. Das Feld ‘Zahlungsträger’ ersetzt in diesem Fall das ursprüngliche Feld ‘Überweisung erstellen’.
Ein Hinweis ist zu beachten:
Bei Kontakten, bei denen zuvor das Feld 'Überweisung erstellen' aktiviert war, wird automatisch der Zahlungsträger 'SEPA-/Auslandsüberweisung mit mehreren Rechnungen' hinterlegt.
Zahlungsbedingung hinterlegen (optional)
Zusätzlich kannst du mit Hilfe von Zahlungsbedingungen feste Skonto-Fristen bei Geschäftspartnern hinterlegen. Wie das geht, erfährst du hier.
In DATEV Rechnungswesen ein Transitkonto bei den Banken hinterlegen
In den Stammdaten der Banken in DATEV Rechnungswesen unter Stammdaten>Banken muss ein Transitkonto hinterlegt werden auf das der Zahlungsausgleich beim Erstellen der Zahlung gebucht wird (auch wenn das Konto vielleicht nicht genutzt wird).
Senden der Zahlung über DATEV Zahlungsverkehr nach DATEV Unternehmen online
Buchungsstapel über 'Mandant ergänzen' abholen
Es öffnet sich eine Maske, dort 'Beleg-/Buchungsstapel und Stammdaten (RZ)' auswählen und auf 'Daten holen' klicken, um die Daten vom Rechenzentrum abzuholen.
Buchungsstapel über 'Stapelverarbeitung' verarbeiten
Links im Menü auf 'Stapelverarbeitung' klicken, Stapel auswählen und 'Verarbeiten'. Damit alle notwendigen Daten für die Erstellung der Überweisung vorhanden sind, sollten alle Stapel verarbeitet werden (sofern seit der letzten Verarbeitung Änderungen gemacht wurden).
OPOS-Liste öffnen
Deine offenen Posten kannst du nun unter dem Menüpunkt Kreditoren>OPOS-Liste einsehen.
Zahlungslauf erstellen
Im nächsten Schritt gehst du zum Menüpunkt Kreditoren>Zahlungen, um einen Zahlungslauf zu erstellen. Hier fragt das Programm nach für welchen Zeitraum Rechnungen bezahlt werden sollen. Das kannst du individuell festlegen je nachdem wie häufig gebucht wird. Mit dem Klick auf 'OK' wird der Zahlungslauf erstellt.
Überweisungen an Zahlungsverkehr übergeben
Sind die Überweisungen vom Zahlungslauf vollständig können sie mit einem Klick auf „An DATEV Zahlungsverkehr übergeben“ an Zahlungsverkehr gesendet werden.
Ausgleichsbuchungen
Bei der Übergabe fragt das Programm nach ob für die Überweisungen Ausgleichsbuchungen erstellt werden sollen. Dies würde dazu führen, dass die OPOS-Liste ausgeglichen wird, wer das nicht möchte und die Überweisungen lieber einzeln bucht, sollte die Haken hier entfernen.
Zahlungsverkehr öffnen
Im nächsten Schritt wird Zahlungsverkehr über die Leistungsübersicht geöffnet. Zahlungsverkehr ist ein Programm von DATEV, das als zusätzliche Leistung gebucht und angelegt werden muss.
Daten an DATEV Unternehmen online senden
Von dort aus hat die Buchhaltung die Möglichkeit diese Überweisung als Sammelüberweisung in DATEV Unternehmen online einzustellen oder auch als Einzelüberweisung, wenn vorher in Rechnungswesen hinterlegt wurde, dass jede Rechnung einzeln überwiesen werden soll. Um die Daten an DATEV Unternehmen online zu senden, klicke auf 'im DATEV-RZ speichern'.
Zahlungen in Bank online ausführen
Im letzten Schritt gehst du zu DATEV Unternehmen online und 'Zahlung ausführen'. Dort siehst du nun deine offenen Überweisungen und kannst diese an die Bank senden.
