Ein Teil der Erweiterung für DATEV Selbstbucher ist der nahtlose Export von Stammdaten und Zahlungsbedingungen nach DATEV Rechnungswesen.
In der aktuellen Version des Exports werden bei jedem Export alle Geschäftspartner und Zahlungsbedingungen exportiert, die in Candis angelegt sind.
Vor dem ersten Export
Bevor der erste Export von Stammdaten und Zahlungsbedingungen getätigt wird, sollte sichergestellt werden, dass die vorhandenen Daten in Candis auch aktuell sind und mit den Daten in DATEV Rechnungswesen übereinstimmen.
Der einfachste Weg ist hierbei über den Kontakt-Import. Mit einem Import der Geschäftspartnerdaten aus DATEV Rechnungswesen kannst du fehlende Daten in Candis ergänzen (nicht überschreiben).
Dabei wird anhand von Kreditorenkonto, Ust-ID Nr., Steuernummer und/oder exakter Geschäftspartnername festgestellt ob der Geschäftspartner bereits vorhanden ist und anschließend fehlende Daten ergänzt.
Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.
Wie werden die Stammdaten in DATEV Rechnungswesen importiert?
1. Im Menü links auf 'Mandant ergänzen' klicken.
Es öffnet sich eine Maske, dort 'Beleg-/Buchungsstapel und Stammdaten (RZ)' auswählen und auf 'Daten holen' klicken, um die Daten vom Rechenzentrum abzuholen.
2. Dann links im Menü auf 'Stapelverarbeitung' klicken.
In der Maske sind drei Stapel zu sehen: einer für die Rechnungen, einer für die Geschäftspartner und einer für die Zahlungsbedingungen. Den 'Geschäftspartner'-Stapel auswählen und auf 'Verarbeiten' klicken.
Erst jetzt werden Daten aus Candis nach DATEV Rechnungswesen importiert und die Kreditoren-Stammdaten werden aktualisiert. Das Matching funktioniert über die Kreditoren-Kontonummer.
Wenn Geschäftspartner-Stammdaten nicht nach DATEV Rechnungswesen importiert werden soll, beispielsweise weil es keine Aktualisierungen gab, kann der Stapel (ohne Verarbeitung) gelöscht werden.
Wie funktioniert die Aktualisierung der Felder in DATEV Rechnungswesen beim Import?
Candis | DATEV Rechnungswesen | Import Logik |
Feld existiert | Feld existiert | Daten werden überschrieben |
Feld existiert, aber ist leer | Feld existiert | Feld wird übersprungen |
Feld existiert nicht | Feld existiert | Feld wird übersprungen |
Beispiel:
Geschäftspartner A hat eine neue IBAN und ihr aktualisiert die IBAN im Kontaktfeld in Candis. Mit dem nächsten Export werden die aktualisierten Stammdaten nach DATEV Rechnungswesen exportiert und über die Stapelverarbeitung importiert.
Mit diesem Import der Daten wird bei Geschäftspartner A in DATEV Rechnungswesen die IBAN aktualisiert (überschrieben). Alle anderen Felder und Daten bei Geschäftspartner A bleiben davon unberührt.
Wie werden Zahlungsbedingungen in DATEV Rechnungswesen importiert?
Der Import von Zahlungsbedingungen funktioniert genau wie der Import von Stammdaten, nur dass, bei der Stapelverarbeitung der Stapel 'Zahlungsbedingungen' ausgewählt und verarbeitet wird.
Die importieren Zahlungsbedingungen werden unter Stammdaten > Kreditoren > Zahlungsbedingungen angezeigt.
Bei Geschäftspartnern hinterlegte Zahlungsbedingungen können über den Kreditor > OPOS-Allgemein eingesehen werden.
Wie du in Candis mit Zahlungsbedingungen feste Skontofristen bei deinen Geschäftspartnern hinterlegen kannst, erfährst du hier.