Nutzerrechte
Nutzer:innen können in Candis drei Rollen zugewiesen bekommen
Anforder:in: kann alle Dokumente im Eingang sehen und diese in die Freigabe schicken
Freigeber:in: Kann die ihr zugewiesenen Dokumente sehen und freigeben. Kann über Erwähnungen in Dokumente involviert werden, die ihnen nicht zugewiesen sind.
Kreditkarten Manager:in: Kann Nutzer:innen neue Karten ausstellen, Karten sperren und Limits ändern.
Administrator:in: Kann alle Dokumente sehen, neue Mitarbeiter:innen einladen und deaktivieren, Rechte von Nutzer:innen ändern, Stammdaten verwalten, E-Mail Importe nachvollziehen, DATEV verbinden, Workflows erstellen und deaktivieren und Exporte durchführen.
Stammdaten
Es ist möglich Geschäftspartner, Kostenstellen, Zahlungsbedingungen, Sachkonten und Steuerschlüssel zu pflegen. Diese können importiert werden. Es wird protokolliert, wer wann Importe durchgeführt hat und die original Importdatei kann nachträglich heruntergeladen werden.
Importe
Dokumente können im PDF Format hochgeladen werden. Entweder über einen manuellen Upload, oder per E-Mail. E-Mail importe werden protokolliert (Absender, Datum und Uhrzeit, Original HTML E-Mail, Anhänge). E-Mails sind mit den anschließend importierten Dokumenten verknüpft. Importierte E-Mails können nicht geändert oder gelöscht werden, nur die daraus importierten Dokumente.
Protokollierung (Nachvollziehbarkeit)
Alle in Bezug auf ein Dokument stattfindenden Aktivitäten werden im Protokoll dokumentiert. Das betrifft sowohl automatische Aktionen (z.B. Vorschläge, Auslesungen von Belegdaten) der App als auch Aktionen von Nutzer:innen (z.B. Änderungen, Freigaben oder Ergänzungen von Informationen während der Freigabe).
Das Protokoll wird im Moment des Exports als PDF an den exportierten Beleg angehängt (Freigabeprotokoll).
Freigabe
Falls Kostenstellen, Kostenträger, Sachkonten oder Steuerschlüssel angelegt sind, sind diese bei der Anforderung der Freigabe optional. Spätestens während des ersten Freigabeschritts sind Kostenstellen ein Pflichtfeld und müssen von der Freigeberin ergänzt werden. Nachfolgende Freigeber:innen können Daten nicht mehr ändern, sondern nur die gesamte Freigabe mit einem Kommentar ablehnen. Diese geht dann mit einem wieder zurück in den Eingang zur erneuten Verarbeitung.
Workflows können ab dem zweiten Freigabeschritt eine optionale Betragsgrenze haben. Ist der Betragsoperator unterschriten wird der Freigabeschrit übersprungen.
Exporte
Wenn kein DATEV Account verbunden ist, kann man freigegebene Dokumente als DATEV Format Datei, DATEV XML-Schnittstelle online oder zip-Datei herunterladen. Einmal exportierte Dokumente werden festgeschrieben und können nicht mehr verändert, jedoch nochmal heruntergeladen werden, auch in anderen Formaten. Es ist allerdings auch nach dem Export noch möglich, Dokumente zu kommentieren.
Wenn ein DATEV Account verbunden ist, können freigegebene Dokumente per REST API nach DATEV Unternehmen online exportiert werden. Jeder Nutzer mit einem DATEV Authentifizierungsmedium mit entsprechenden Rechten kann Unternehmen online verbinden. Exporte können dann im Nachgang durch alle Administratoren durchgeführt werden. Exporte werden hier ebenfalls entsprechend von der DATEV über ein Exportprotokoll dokumentiert. Es wird dokumentiert welche Nutzerin wann einen Export in welchem Format durchgeführt hat.
Dokumente die über eine DATEV Schnittstelle exportiert werden, bekommen eine sogenannte Beleg-ID zugewiesen. Man kann nach dieser Beleg-ID sowohl in Candis als auch in DATEV suchen (um z.B. progressive und retrograde Prüfbarkeit sicherzustellen).
Unterstützte DATEV Schnittstellen
Export der Belegtypen Rechnungsein- und ausgang und Kasse (auch Kreditkartentransaktionen) über den Rechnungsdatenservice 1.0
Export von sonstigen Dokumenten über den Belegbilderservice
Export der Belegkreise Rechnungsein- und ausgänge und Kreditkartentransaktionen im DATEV Format
Übrige Export Formate
zip-Format
DATEV XML-Schnittstelle online
SAP DTW CSV Format
Unveränderbarkeit
Dokumente werden nach dem Export festgeschrieben. Kommentare können auch nach dem Export noch hinzugefügt werden.
Dokumente, die an andere Dokumente angeheftet werden, werden über den Rechnungsdatenservice 1.0 oder die DATEV XML-Schnittstelle online als einzelne PDF Dokumente exportiert, die lediglich zusammen in Candis und DATEV Unternehmen online angezeigt werden. Bei Exporten über den Belegbilderservice oder den zip-Export werden diese PDFs technisch zu einer PDF Datei gemacht, inhaltlich jedoch nicht verändert.
Löschen
Festgeschriebene (exportierte) Dokumente können nicht gelöscht werden. Dokumente die im Eingang oder in der Freigabe sind, können jederzeit gelöscht werden.
Zugriffsarten im Rahmen der Betriebsprüfung
DATEV Kunden können eine DATEV Archiv-DVD anfordern (Datenträgerüberlassung). Auf Anfrage kann ein Export im IDEA Format zur Verfügung gestellt werden (mittelbarer Zugriff).
GoBD Zertifizierung
Aktuell (Stand 11.04.2023) hat die Candis GmbH kein GoBD Testat. Der Prüfungsprozess läuft jedoch bereits.