Folgende Rollen können Dokumente in Candis anhängen:
Administrator:in
Der erste Freigeber:in
Anforder:in
Wichtig: Nur der erste Freigeber:in kann Dokumente anhängen, bist du der zweite oder dritte Freigeber:in, dann ist das Anhängen nicht möglich.
In der Toolbar der Dokumentenvorschau kannst du die Funktion "Anhängen" auswählen. Hier hast du die Auswahl zwischen "Datei hochladen" und "Dokument auswählen".
Als Freigeber:in steht dir nur die Auswahl "Datei hochladen" während des ersten Freigabeschritts zur Verfügung. Nach der Freigabe ist ein Anhängen für dich nicht mehr möglich.
Datei hochladen
Folgende Rollen können Dokumente in Candis hochladen:
Administrator:in
Der erste Freigeber:in
Anforder:in
Mit der Auswahl "Datei hochladen" kannst du eine Datei von deinem Computer direkt an das Dokument hochladen.
Wichtig: Es können nur PDFs hochgeladen werden.
Dokument auswählen
Folgende Rollen können Dokumente in Candis auswählen:
Administrator:in
Anforder:in
"Dokument auswählen" ermöglicht dir, dass du ein anderes Dokument aus Candis anhängen kannst. Dieses Dokument muss sich in der Prozessierung befinden.
Wo finde ich meine Anhänge?
Deine Anhänge werden als weitere Seiten in der Dokumentenvorschau angezeigt. Die Anhängen werden immer an dein Hauptdokument (Rechnung) gehängt. Das heißt, du wirst immer deine Rechnungen und als weitere Seiten deine Anhänge vorfinden. Du kannst entweder mit den Pfeilen, Links oberhalb der Dokumentenvorschau oder mit dem Mausrad (scrollen) zur nächsten Seite wechseln.
Die einzelnen Dateien werden dir links neben der Dokumentenvorschau, unter dem Reiter Anhänge, angezeigt. Hier ist ebenfalls die Möglichkeit gegeben, weitere Anhänge dem Dokument hinzuzufügen. In dieser Ansicht unterscheiden wir zwischen deinem Hauptdokument (Rechnung) und deinen Anhängen. Die Anhänge sind dauerhaft mit dem Dokument verbunden und existieren in dem Menüpunkt "Dokumente" nicht als eigenständige Dokumente.
Anhänge entfernen (löschen) & trennen
Du möchtest deinen Anhang nachträglich wieder entfernen? Dann gehe hierzu einfach in das zu prozessierende Dokument, welches einen Anhang enthält und gehe links in der Dokumentenvorschau auf "Anhänge".
Ob du ein Dokument nur löschen oder auch trennen kannst, ist davon abhängig, wie du den Anhang hinzugefügt hast.
Anhänge, die über "Datei hochladen" hinzugefügt wurden,
können nur gelöscht werden, da diese sich vorher nicht im Eingang befanden.
Wichtig: Wenn ein Anhang gelöscht wird, ist der Anhang unwiderruflich aus dem Account entfernt. Soll der Anhang wiederverwendet werden, muss das Dokument geöffnet, über "Herunterladen" lokal gespeichert und erneut hochgeladen werden.
Anhänge, die über "Dokument auswählen" hinzugefügt wurden,
können auch getrennt werden. Durch das Trennen wird der ursprüngliche Zustand des Dokuments wieder hergestellt, so dass einer anschliessenden Prozessierung und Freigabe nichts im Wege steht.
Anhänge können nur von den Mitarbeitern entfernt oder getrennt werden, die diese auch angehängt haben. Administrator:innen sind von dieser Regel ausgenommen. Diese können auch Dokumente entfernen oder trennen, die nicht von ihnen angehängt wurden.
Wichtig: Nachdem das Dokument exportiert wurde, ist das Entfernen/Trennen der Anhänge nicht mehr möglich.
Export nach DATEV Unternehmen online
Bei dem von uns empfohlenen Export nach DATEV Unternehmen online, inklusive der erfassten Belegsatzdaten, über die Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 werden die der Rechnung angehängten Dokumente als geheftete Belege in DATEV Unternehmen online übermittelt.