Damit Kreditkartenbelege und Kasse-Belege korrekt aus Candis exportiert werden, musst du in bestimmten Exportmethoden Kontonummern hinterlegen. Welche Konten du brauchst und wo du sie einträgst, hängt davon ab, welche Exportmethode deine Organisation verwendet.
Welche Exportmethode verwendet deine Organisation?
Die verfügbare Exportmethode hängt nicht vom Namen deines Buchhaltungsprogramms ab, sondern vom Integrationstyp deiner Organisation in Candis. Den Integrationstyp siehst du unter Einstellungen > Integrationen.
Integrationstyp | Verfügbare Exportmethoden |
DATEV | DATEV Rechnungsdatenservice 1.0, DATEV Buchungsdatenservice, DATEV XML, DATEV-Format (CSV), Zip-Export |
DATEV Adjacent | DATEV XML, DATEV-Format (CSV), ADDISON OneClick, Zip-Export |
Other ohne Candis API | Candis CSV, Zip-Export |
Other mit Candis API | Candis API |
Tipp: Programme wie Lexware, Simba, Agenda und SESAM haben keinen eigenen Exporttyp in Candis. Sie verwenden je nach Integrationstyp entweder DATEV-Format (CSV) oder Candis CSV.
Was ist der Unterschied zwischen den Konten?
In Candis und DATEV gibt es zwei verschiedene Arten von Konten, die für den Kreditkarten- und Kassenexport relevant sind. Diese werden in Artikeln und Einstellungen manchmal ähnlich bezeichnet — gemeint ist aber nicht dasselbe.
Kreditkartenkontonummer
Die Kontonummer, gegen die Kreditkartenbelege in deinem Buchhaltungssystem gebucht werden. Du hinterlegst sie in Candis unter Einstellungen > Kreditkarten. Je nach Integrationstyp heißt das Feld „DATEV Kassenkonto", „DATEV Kreditkartenkontonummer" oder „Kreditkartenkontonummer".
Geldtransitkontonummer
Die Kontonummer für den Ausgleich von Kreditkartenabrechnungen (Card Settlements). Du hinterlegst sie ebenfalls unter Einstellungen > Kreditkarten.
DATEV-Kassenkonto im Kassenbuch
Ein separates Konto, das du in DATEV Unternehmen online im Kassenbuch anlegst. Es wird ausschließlich beim DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 benötigt und ist unabhängig von den Kreditkarten-Einstellungen in Candis.
Beachte: Den Begriff „Kassenkonto" verwendet Candis in verschiedenen Einstellungen für unterschiedliche Dinge. Orientiere dich immer daran, in welchem Einstellungsbereich du dich befindest.
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Beim Rechnungsdatenservice 1.0 läuft der Export von Kreditkartenbelegen über das DATEV Kassenbuch online in DATEV Unternehmen online.
Was du brauchst:
Ein aktives Kassenbuch in DATEV Unternehmen online mit aktuellem Wirtschaftsjahr
Das Kassenbuch in Candis unter Einstellungen > DATEV Schnittstelle aktiviert
Eine Kreditkartenkontonummer unter Einstellungen > Kreditkarten hinterlegt
Beachte: Der Eintrag Kassenbuch erscheint in den DATEV-Cloud-Services nur, wenn der Belegdatenexport (Rechnungsdatenservice 1.0) bereits aktiviert ist.
Anwendungsbeispiel
Deine Organisation nutzt DATEV Unternehmen online. Mitarbeiter:innen bezahlen Ausgaben mit der Candis Visa Kreditkarte und laden die Belege in der Candis Mobile App hoch. Du aktivierst das Kassenbuch unter Einstellungen > DATEV-Cloud-Services und hinterlegst das Kassenkonto (z. B. 3610 im SKR04). Anschließend exportierst du die Kreditkartenbelege über den Rechnungsdatenservice 1.0. Die Belege landen im Kassenbuch online in DATEV Unternehmen online unter Kassenbewegungen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung findest du im Artikel Wie du den DATEV Export von Kreditkartenbelegen einrichtest.
DATEV Buchungsdatenservice
Beim Buchungsdatenservice entfällt das DATEV Kassenbuch. Kreditkartenbelege werden direkt als kreditorische Buchungen nach DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übertragen.
Was du brauchst:
Eine Kreditkartenkontonummer unter Einstellungen > Kreditkarten hinterlegt
Eine Geldtransitkontonummer unter Einstellungen > Kreditkarten hinterlegt
Anwendungsbeispiel
Deine Organisation nutzt DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und hat den Buchungsdatenservice aktiviert. Du hinterlegst unter Einstellungen > Kreditkarten das Kreditkartenkonto (z. B. 1360 im SKR04) und das Geldtransitkonto (z. B. 1460 im SKR04). Kreditkartenbelege werden beim nächsten Export direkt als Buchungsstapel an DATEV Rechnungswesen übertragen — ohne Umweg über das Kassenbuch.
DATEV XML
DATEV XML unterstützt den Export von Kreditkartentransaktionen und Kreditkartenabrechnungen.
Was du brauchst:
Keine Konto-Konfiguration in Candis zwingend erforderlich
Beachte: Der Export von Kassenbuchdaten über DATEV XML ist stark an die Kassenbuchlogik von DATEV geknüpft. Nicht jedes Programm, das DATEV XML verarbeiten kann, kann gleichzeitig Kassenbuchdaten aus dem XML korrekt verarbeiten. Prüfe vor dem Export, ob dein Zielsystem die Kassenbuchdaten im DATEV XML-Format unterstützt.
Anwendungsbeispiel
Deine Organisation hat den Integrationstyp DATEV Adjacent und dein Steuerberater erwartet die Daten im DATEV XML-Format. Du exportierst Kreditkartenbelege über DATEV XML. Bevor du Kassenbuchdaten über diesen Weg überträgst, klärst du mit deinem Steuerberater oder dem Hersteller deines Buchhaltungsprogramms, ob das Zielsystem die Kassenbuchdaten im DATEV XML-Format korrekt verarbeiten kann.
DATEV-Format (CSV)
Beim DATEV-Format (CSV) prüft Candis vor dem Export, ob die notwendigen Kontonummern hinterlegt sind.
Was du brauchst:
Wenn Kreditkartentransaktionen exportiert werden: Kreditkartenkontonummer unter Einstellungen > Kreditkarten
Wenn Kreditkartenabrechnungen exportiert werden: Geldtransitkontonummer unter Einstellungen > Kreditkarten
Beachte: Fehlt eine der Kontonummern, leitet Candis dich beim Klick auf den Exportbutton direkt zu den Kreditkarten-Einstellungen weiter. Der Export startet erst, nachdem du die fehlende Kontonummer eingetragen hast.
Anwendungsbeispiel
Deine Organisation hat den Integrationstyp DATEV Adjacent und nutzt ein Buchhaltungsprogramm, das das DATEV CSV-Format verarbeiten kann. Du hinterlegst unter Einstellungen > Kreditkarten die Kreditkartenkontonummer und die Geldtransitkontonummer. Beim nächsten Export klickst du auf DATEV-Format (CSV) — Candis prüft automatisch, ob beide Konten hinterlegt sind, bevor der Export startet.
ADDISON OneClick
ADDISON OneClick ist ein eigener Exporttyp und steht nur für Organisationen mit dem Integrationstyp DATEV Adjacent zur Verfügung.
Beachte: ADDISON OneClick unterstützt das Kassenbuch und somit den Export von Kreditkartentransaktionen nicht. Diese Einschränkung liegt am Tool selbst, nicht an Candis.
Was du brauchst:
Keine Konto-Konfiguration in Candis erforderlich
Anwendungsbeispiel
Deine Organisation nutzt ADDISON OneClick und hat den Integrationstyp DATEV Adjacent. Du exportierst Eingangs- und Ausgangsrechnungen über ADDISON OneClick. Kreditkartentransaktionen exportierst du separat über DATEV-Format (CSV) oder den Zip-Export.
Candis CSV
Candis CSV steht für Organisationen mit dem Integrationstyp Other (ohne Candis API) zur Verfügung.
Was du brauchst:
Candis prüft beim Candis CSV-Export nicht, ob eine Kreditkartenkontonummer oder Geldtransitkontonummer hinterlegt ist
Der Export startet auch ohne hinterlegte Kontonummern
Beachte: Wenn keine Kreditkartenkontonummer hinterlegt ist, enthält die exportierte CSV-Datei keine Kontoinformation für Kreditkartenbelege. Ob dein Buchhaltungsprogramm die Buchung dann korrekt verarbeiten kann, hängt von der Konfiguration in deinem Zielsystem ab.
Anwendungsbeispiel
Deine Organisation nutzt ein Buchhaltungsprogramm ohne native Candis-Schnittstelle und hat den Integrationstyp Other. Du hinterlegst unter Einstellungen > Kreditkarten die Kreditkartenkontonummer und die Geldtransitkontonummer, damit die exportierte CSV die korrekten Kontoinformationen enthält. Anschließend importierst du die CSV-Datei manuell in dein Buchhaltungsprogramm.
Candis API
Bei Organisationen mit aktivierter Candis API ist die API die einzige verfügbare Exportmethode.
Was du brauchst:
Kreditkartenkontonummer unter Einstellungen > Kreditkarten in Candis hinterlegt
Geldtransitkontonummer unter Einstellungen > Kreditkarten in Candis hinterlegt
Beachte: Candis synchronisiert die Kontonummern nicht automatisch mit deinem ERP-System. Die Konten, die du in Candis einträgst, müssen exakt so auch in deinem ERP-System existieren. Fehlen die Konten dort oder weichen sie ab, kommt es bei der Verarbeitung der exportierten Daten zu Fehlern.
Anwendungsbeispiel
Deine Organisation hat eine eigene ERP-Anbindung über die Candis API. Du hinterlegst unter Einstellungen > Kreditkarten die Kreditkartenkontonummer und die Geldtransitkontonummer. Stelle sicher, dass diese Kontonummern exakt so in deinem ERP-System angelegt sind — eine automatische Synchronisation findet nicht statt.
Zip-Export
Der Zip-Export enthält ausschließlich PDF-Dokumente und Erstattungen. Kreditkartentransaktionen ohne zugehöriges Dokument und Kreditkartenabrechnungen sind im Zip-Export nicht enthalten.
Was du brauchst:
Keine Konto-Konfiguration erforderlich
Kasse-Belege landen im Zip-Export, wenn sie als normale Dokumente in der Exportauswahl vorhanden sind
Beachte: Wenn du Kreditkartentransaktionen ohne Dokument oder Kreditkartenabrechnungen exportieren möchtest, nutze eine andere Exportmethode.