Was bedeutet „kreditorisch buchen"?
Wenn du Kreditkartenbelege kreditorisch buchst, behandelt Candis jede verknüpfte Kreditkartenrechnung beim Export wie eine klassische Eingangsrechnung über einen Kreditor (Geschäftspartner). Der Buchungsablauf sieht dabei wie folgt aus:
Candis exportiert den Beleg als Eingangsrechnung auf den Kreditor des Geschäftspartners.
Candis liefert die Kreditkartenbelastung als zweite Buchung, mit der das Buchhaltungsprogramm den offenen Posten gegen das Kreditkartenkonto ausgleicht.
Der Ausgleich der Kreditkarte erfolgt anschließend über das Geldtransitkonto und den Bankeinzug.
Im Unterschied zur Standardbuchung entsteht bei der kreditorischen Buchung ein offener Posten je Lieferant, der transparent nachvollzogen werden kann.
Wo findest du die Einstellung?
Die Einstellung „Kreditkartenbelege kreditorisch buchen" findest du unter Einstellungen > Kreditkarten.
Beachte: Die kreditorische Buchung wirkt ausschließlich beim DATEV-Format (CSV) und beim DATEV Buchungsdatenservice. Bei DATEV XML und ADDISON OneClick hat die Einstellung keine Wirkung – Candis verwendet dort immer den EUR-Abrechnungsbetrag. Beim DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ist die kreditorische Buchung nicht verfügbar und die Einstellung bleibt inaktiv.
Rechnungsdatum und Leistungsdatum
Einstellung aktiv (kreditorisch): Rechnungsdatum und Leistungsdatum sind an der Kreditkartenrechnung editierbar.
Einstellung nicht aktiv (Standard): Rechnungsdatum und Leistungsdatum sind nicht editierbar.
Wie die Einstellung das Verknüpfen beeinflusst
Der Status der Einstellung zum Zeitpunkt des Verknüpfens einer Transaktion mit einer Rechnung bestimmt, wie Candis diesen Beleg während des gesamten Freigabeprozesses weiterverarbeitet. Das stellt sicher, dass ein Beleg, der sich im Freigabe-Workflow befindet, konsistent behandelt wird und keine nachträgliche Änderung der Einstellung die laufende Bearbeitung beeinflusst.
Beachte: Wenn du eine Transaktion mit einer Rechnung verknüpfst, speichert Candis den Status der Einstellung in diesem Moment. Änderst du die Einstellung danach, hat das keinen Einfluss auf bereits verknüpfte Belege – diese durchlaufen den Freigabe-Workflow weiterhin nach dem ursprünglichen Status.
Wie die Einstellung den Export beeinflusst
Candis prüft beim Export den aktuellen Status der Einstellung und wendet diesen einheitlich auf alle Kreditkartenrechnungen mit Belegbild an – unabhängig davon, wie die einzelnen Belege bearbeitet wurden oder welcher Status beim Verknüpfen gegolten hat. Das stellt sicher, dass ein Export immer eine homogene Buchungslogik enthält und keine Mischung aus Standard- und kreditorischen Buchungen entsteht.
Tipp: Wenn du die Einstellung aus Versehen deaktiviert und danach exportiert hast, aktiviere die Einstellung erneut und führe den Export noch einmal durch. Candis wendet dann die aktive Einstellung auf den erneuten Export an.
Buchungsbeispiele im Vergleich
A) Standardbuchung – Beleg in EUR
Ein Hotelaufenthalt wird mit der Candis Kreditkarte bezahlt (1.000 € inkl. 19 % USt).
Buchung des Belegs
Soll (Aufwandskonto, z. B. 4660 Reisekosten Übernachtung 19 % VSt): 1.000,00 €
Haben (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 1.000,00 €
Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 1.000,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 1.000,00 €
Bankeinzug
Soll (Bankkonto, z. B. 1200): 1.000,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 1.000,00 €
B) Kreditorische Buchung – Beleg in EUR
Derselbe Hotelaufenthalt wird kreditorisch gebucht.
Eingangsrechnung (Export aus Candis)
Soll (Aufwandskonto, z. B. 4660): 1.000,00 €
Haben (Kreditor Hotel XY): 1.000,00 €
Belastung der Kreditkarte
Soll (Kreditor Hotel XY): 1.000,00 €
Haben (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 1.000,00 €
Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 1.000,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 1.000,00 €
Bankeinzug
Soll (Bankkonto, z. B. 1200): 1.000,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 1.000,00 €
C) Standardbuchung – Beleg in Fremdwährung (USD)
Softwareabonnement, Rechnung in USD (500,00 USD, Abrechnungsbetrag 460,00 EUR). Candis übergibt beim Export den EUR-Abrechnungsbetrag der Transaktion.
Buchung des Belegs
Soll (Aufwandskonto, z. B. 4980 Sonstige Betriebsausgaben): 460,00 €
Haben (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 460,00 €
Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 460,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 460,00 €
Bankeinzug
Soll (Bankkonto, z. B. 1200): 460,00 €
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 460,00 €
D) Kreditorische Buchung – Beleg in Fremdwährung (USD)
Derselbe Softwareabonnement (500,00 USD, Abrechnungsbetrag 460,00 EUR), kreditorisch gebucht. Candis übergibt beim Export die Währung und den Betrag des Belegs – also USD.
Eingangsrechnung (Export aus Candis)
Soll (Aufwandskonto, z. B. 4980 Sonstige Betriebsausgaben): 500,00 USD
Haben (Kreditor Software XY): 500,00 USD
Belastung der Kreditkarte
Soll (Kreditor Software XY): 500,00 USD
Haben (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 460,00 EUR
Beachte: Dein Buchhaltungsprogramm muss Fremdwährungsbuchungen unterstützen und die Kursdifferenz zwischen USD-Rechnung und EUR-Kreditkartenbelastung ausgleichen können.
Ausgleich Kreditkartenkonto über Geldtransit
Soll (Kreditkartenkonto, z. B. 1360): 460,00 EUR
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 460,00 EUR
Bankeinzug
Soll (Bankkonto, z. B. 1200): 460,00 EUR
Haben (Geldtransitkonto, z. B. 1590): 460,00 EUR