In Candis werden täglich Dokumente hochgeladen, freigegeben und exportiert, aber wo finde ich meine Dokumente danach wieder und was kann ich mit den ausgelesenen Daten machen? Die Antworten findest du hier!
Wo finde ich alle meine Dokumente?
Deine Dokumente findest du unter dem gleichnamigen Menüpunkt in der linken Menüleiste.
Wieso werden mir nicht alle Dokumente angezeigt?
Administrator:innen und Anforderer:innen können in Candis alle Dokumente in diesem Menü einsehen.
Bist du Freigeber:in, dann kannst du nur die Dokumente sehen auf diese du Zugriff hast, oder du im Freigabeprozess involviert warst.
Als Freigeber:in sieht du alle Dokumente, in denen du als Freigeber:in angegeben wurdest.
Wurdest du in einem Kommentar zu einem Dokument erwähnt, dann steht dir dieses Dokument ebenfalls dauerhaft zur Verfügung.
Welche Möglichkeiten bietet mir die Dokumentenübersicht noch?
1. Die Suchfunktion
Am oberen Bildschirmrand befindet sich die Suchleiste. Hier kannst du deinen zu suchenden Wert eintragen. Alle Dokumente, die mit deiner Suchanfrage übereinstimmen, werden dir anschließend in der Tabelle darunter angezeigt.
Achtung: Die Funktionen der Suche unterscheiden sich je nach gebuchtem Paket.
Mit dem Filter in der Suchmaske kannst du deine Suchergebnisse verfeinern, indem du zwischen folgenden Optionen wählst:
Wonach soll gesucht werden?
➔ "Beginnt mit"
(Der Suchbegriff beginnt z.B. mit "Amaz", bei deiner Suche nach "Amazon"
➔ "Nur genaue Übereinstimmung"
(um den Kontakt "Amazon" zu finden, musst du nun genau "Amazon" eingeben)
Wo soll gesucht werden?
➔ "Alles durchsuchen"
(Volltextsuche, alles was auf der Rechnung steht wird durchsucht)
➔ "Nur in Datenfeldern suchen"
(nur Datenfelder wie z.B. Notiz oder Rechnungsnummer werden durchsucht)
2. Die Filter- und Sortierfunktion
Neben jeder Überschrift befindet sich keins oder bis zu zwei Symbole. Diese weisen auf deine Möglichkeiten hin, wie du die Tabelle weiter bearbeiten kannst. Mit den Pfeilen nach oben und unten, kannst du deine Tabelle sortieren. Mit dem Trichter ist es dir möglich die Tabelle zu filtern und somit für deine Darstellung unwichtige Dokumente auszuschließen.
Hinweis: Du kannst Filter und Sortierungen kombinieren.
Möchtest du die Daten aus der Dokumentenübersicht exportieren, um sie außerhalb von Candis zu verwenden?
Mithilfe der Schaltfläche am oberen rechten Rand kannst du die erstellte Tabelle entweder als CSV Datei, oder als ZIP-Ordner, mit allen ausgewählten Belegen im PDF Format, auf deinen Computer herunterladen.
Die Tabelle wird mit deinen aktiven Sortierungen und Filtern exportiert.
Zusätzlich werden folgende Felder im Export ergänzt:
Beleg-ID (Mit dieser kannst du den Beleg in DATEV Unternehmen online suchen)
Belegtyp
Unternehmens-ID