Voraussetzungen
Bestellanforderungen sind ab dem 19. Mai 2026 ab dem Candis Plus Paket verfügbar.
Bestellanforderungen sind in deiner Organisation aktiviert (durch Administrator:innen oder Buchhalter:innen).
Du hast mindestens die Rolle Freigebende:r in Candis.
Beachte: Bestellanforderungen müssen zuerst von Administrator:innen oder Buchhalter:innen in den Einstellungen aktiviert werden. Wie das geht, erfährst du im Artikel „Bestellanforderungen – Überblick und Einrichtung".
Bestellanforderung erstellen
Öffne in Candis die Übersichtsseite für Bestellanforderungen.
Klicke auf Bestellanforderung erstellen. Ein Formular öffnet sich.
Fülle die Pflichtfelder aus:
Lieferant: Wähle einen bestehenden Lieferanten aus der Liste oder gib einen Namen als Freitext ein, wenn der Lieferant noch nicht in Candis angelegt ist.
Nettobetrag und Währung (Pflichtfeld); der Bruttobetrag ist optional.
Erwartetes Leistungsdatum
Titel: Eine kurze, präzise Bezeichnung der Anforderung. Der Titel erscheint in der PDF-Visualisierung der Bestellanforderung.
Beschreibung: Eine detaillierte Beschreibung der Artikel oder Leistungen. Die Beschreibung erscheint ebenfalls in der PDF-Visualisierung.
Interne Notiz: Optional. Zusätzliche Informationen für interne Zwecke. Sie erscheint nicht in der PDF-Visualisierung.
Fülle die weiteren Felder aus:
Felder zur Vorkontierung: KOST 1, KOST 2, Sachkonto und ggf. Extra-Kosteninfo – je nach Konfiguration deiner Organisation vorhanden als Pflichtfeld oder optional.
Kategorie: Dropdown-Feld, das deine Organisation individuell befüllt (z. B. Im Budget / Nicht im Budget) – nur sichtbar, wenn von Administrator:innen aktiviert.
Lade optional bis zu zehn Anhänge hoch (z. B. Angebote oder Spezifikationen).
Wähle den passenden Freigabe-Workflow.
Klicke auf Freigabe anfordern.
Tipp: Candis schlägt beim nächsten Erstellen einer Bestellanforderung automatisch die Felder zur Vorkontierung und den Freigabe-Workflow vor – basierend auf deiner zuletzt eingereichten Bestellanforderung.
Beachte: Freitext-Geschäftspartner werden als Text gespeichert und für den Abgleich mit eingehenden Rechnungen genutzt. Sie werden nicht automatisch als Geschäftspartner in den Stammdaten angelegt. Den Geschäftspartner kannst du bei Bedarf manuell in Candis oder in deinem externen ERP anlegen.
Bestellanforderung bearbeiten und neu einreichen
Wenn deine Bestellanforderung noch auf Freigabe wartet oder abgelehnt wurde, kannst du sie bearbeiten und erneut einreichen:
Öffne die Bestellanforderung in der Übersichtsseite für Bestellanforderungen.
Klicke auf Bearbeiten.
Passe die gewünschten Felder an – alle Felder sind beim Bearbeiten editierbar.
Klicke auf Erneut einreichen.
Bereits freigegebene Bestellanforderungen lassen sich ebenfalls bearbeiten und erneut einreichen, wenn eine Korrektur notwendig ist.
Beachte: Nur die einreichende Person kann eine Bestellanforderung bearbeiten und erneut einreichen. Administrator:innen und Buchhalter:innen haben nur Lese- und Löschzugriff.
Bestellanforderung duplizieren
Du kannst eine bestehende Bestellanforderung als Vorlage nutzen, unabhängig von ihrem aktuellen Status:
Öffne in Candis die Übersichtsseite für Bestellanforderungen.
Bewege den Mauszeiger in der Tabelle über die Zeile der Bestellanforderung, die du duplizieren möchtest.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) am Ende der Zeile und wähle Duplizieren.
Das Formular öffnet sich mit den vorausgefüllten Feldern der ursprünglichen Bestellanforderung (ohne Anhänge).
Passe die Felder nach Bedarf an und reiche die neue Bestellanforderung ein.
Tipp: Die Duplikat-Funktion spart Zeit, wenn du wiederkehrende Anforderungen mit ähnlichen Daten erstellst.
Anhänge hinzufügen
Du kannst Anhänge sowohl beim Erstellen als auch nachträglich in jedem Status der Bestellanforderung hochladen:
Öffne die gewünschte Bestellanforderung.
Klicke im linken Panel auf Anhang hinzufügen.
Wähle die Datei aus und lade sie hoch.
Anwendungsbeispiel
Eine Mitarbeiterin im Marketing möchte Druckerzeugnisse für eine Messe bestellen. Sie öffnet die Übersichtsseite für Bestellanforderungen, erstellt eine neue Anforderung mit dem Geschäftspartner Druckerei Müller GmbH (bereits in Candis angelegt), trägt einen Nettobetrag von 1.200 € ein und wählt das Leistungsdatum zwei Wochen vor der Messe. Sie wählt KOST 1 Marketing und den Freigabe-Workflow Teamleiter Marketing. Nach dem Einreichen erhält die Teamleiterin eine Benachrichtigung zur Freigabe.