Was sind Bestellanforderungen?
Mit Bestellanforderungen erfassen Mitarbeitende geplante Ausgaben, bevor eine Rechnung vorliegt – und holen dafür intern die nötigen Freigaben ein. Nach der finalen Freigabe erzeugt Candis automatisch eine Bestellnummer.
Die tatsächliche Bestellung findet außerhalb von Candis statt. Sobald die Rechnung eingeht, lässt sie sich direkt mit der Bestellanforderung verknüpfen.
Der Mehrwert für deine Organisation: Finanz-Teams und Fachabteilungen sehen jederzeit, welche Ausgaben bereits freigegeben wurden – und mit welchen Beträgen noch zu rechnen ist.
Voraussetzungen
Bestellanforderungen sind ab dem 19. Mai 2026 ab dem Candis Plus Paket verfügbar.
Du hast in Candis die Rolle Administrator:in oder Buchhalter:in.
Die Funktion muss einmalig in den Einstellungen aktiviert werden.
Bestellanforderungen aktivieren
Öffne in Candis die Einstellungen.
Navigiere zum Menüpunkt Bestellanforderungen.
Aktiviere die Funktion über den Schalter.
Lege optional ein Präfix für Bestellnummern fest (z. B.
PO-oderBANF-).
Tipp: Candis erzeugt Bestellnummern automatisch nach dem Schema Präfix + aufsteigende Nummer, sobald eine Bestellanforderung final freigegeben ist. Das Präfix kannst du jederzeit in den Einstellungen anpassen.
Beachte: Nur Administrator:innen und Buchhalter:innen können Bestellanforderungen aktivieren und deaktivieren. Einreichende Personen sehen die Einstellungen nicht.
Felder zur Vorkontierung konfigurieren
Administrator:innen und Buchhalter:innen legen fest, welche Buchungsfelder beim Erstellen einer Bestellanforderung sichtbar sind und welche davon Pflichtfelder sind.
Zur Auswahl stehen:
KOST 1 (Kostenstelle)
KOST 2 (Kostenträger)
Sachkonto
Extra-Kosteninfo / zusätzliche Kostendimension (nur bei bestimmten Integrationen verfügbar)
Felder lassen sich pro Organisation als sichtbar oder ausgeblendet und als Pflichtfeld oder optional konfigurieren.
Beachte: Diese Konfiguration gilt nur für das Erstellen von Bestellanforderungen. Die Pflichtfeld-Logik deiner Freigabe-Workflows hat darauf keinen Einfluss.
Kategoriefeld konfigurieren
Zusätzlich zur Vorkontierung kannst du ein optionales oder verpflichtendes Kategoriefeld aktivieren. Dieses Dropdown-Feld kannst du mit eigenen Optionen befüllen – zum Beispiel:
Dienstleistung / Ware / …
Im Budget / Nicht im Budget
…
Mit Kategoriefeldern kann deine Organisation Bestellanforderungen intern zusätzilch klassifizieren und auswerten.
Anwendungsbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen möchte sicherstellen, dass alle geplanten Ausgaben intern freigegeben werden, bevor eine Bestellung ausgelöst wird. Administrator:innen aktivieren Bestellanforderungen, konfigurieren KOST 1 und Sachkonto als Pflichtfelder und richten einen Freigabe-Workflow mit zwei Stufen ein. Das Kategoriefeld wird mit den Optionen Investition und Betriebsausgabe konfiguriert.
Bestellanforderungsdaten über die API abrufen
Über die Candis API kannst du Bestellanforderungsdaten programmatisch abrufen – zum Beispiel, um sie in ein eigenes BI-Tool oder ein externes System zu übertragen.
Der Endpunkt gibt dir eine Liste aller Bestellanforderungen deiner Organisation zurück, inklusive Status, Geschäftspartner, Beträgen, KOST 1 und weiteren Feldern.
Du kannst die Ergebnisse nach Status und Zeitraum filtern sowie die Ausgabe sortieren und paginieren.
Beachte: Die API befindet sich aktuell in der Beta-Phase und kann sich noch ändern.
Die vollständige technische Dokumentation mit allen Parametern und Beispielantworten findest du in der API-Dokumentation.