Voraussetzungen
Bestellanforderungen sind in deiner Organisation aktiviert. Bestellanforderungen sind ab dem Candis Plus Paket verfügbar.
Du nutzt die SESAM-Fibu und Sesam hat für deinen Mandanten den Import Transfer / Import PO aus Candis freigeschaltet.
Du hast in Candis Zugriff auf alle Bestellanforderungen, die du übertragen möchtest. Administrator:innen und Buchhalter:innen sehen alle Bestellanforderungen.
So funktioniert die Übertragung
Die Übertragung von Bestellanforderungen nach Sesam läuft in zwei Schritten:
Du lädst die Bestellanforderungen in Candis aus der Bestellanforderungstabelle als CSV-Datei herunter.
Du importierst die CSV-Datei in der SESAM-Fibu über den Menüpunkt Transfer / Import PO aus Candis.
Sesam legt für jede Bestellanforderung eine PO-Buchung an. Im Sesam-Kostenstand zeigt Sesam die PO-Kosten in einer eigenen Spalte, getrennt von den zu erwartenden Kosten (ZEK).
Beachte: Für Bestellanforderungen gibt es keinen automatischen Export wie für freigegebene Rechnungen. Die Übertragung nach Sesam erfolgt immer über den CSV-Download und den Import in Sesam.
Import in Sesam freischalten lassen
Sesam schaltet den Import Transfer / Import PO aus Candis pro Mandant frei. Wende dich dafür an den Candis Support und nenne die Namen deiner Mandanten in Sesam. Candis stimmt die Freischaltung mit Sesam ab.
Bestellanforderungen als CSV herunterladen
Öffne in Candis die Bestellanforderungstabelle.
Filtere die Tabelle nach dem Status Freigegeben, Teilweise erfüllt und Erfüllt.
Wähle die gewünschten Bestellanforderungen über die Checkboxen in der Tabelle aus.
Klicke auf CSV herunterladen.
Beachte: Sesam geht davon aus, dass die CSV-Datei nur mindestens freigegebene Bestellanforderungen enthält. Ausstehende, abgelehnte oder stornierte Bestellanforderungen haben noch keine gültige Bestellnummer. Filtere die Bestellanforderungstabelle deshalb nach Status, bevor du die CSV-Datei herunterlädst.
CSV-Datei in Sesam importieren
Lege in der SESAM-Fibu genau einen Stapel mit der Stapel-Art P an, falls noch keiner existiert.
Öffne den Menüpunkt Transfer / Import PO aus Candis.
Wähle die CSV-Datei aus Candis aus und starte den Import.
Beachte: In der SESAM-Fibu darf es genau einen Stapel mit der Stapel-Art P geben. Sesam importiert die PO-Buchungen in diesen Stapel. Gibt es keinen oder mehrere Stapel mit der Stapel-Art P, kann Sesam die PO-Buchungen nicht eindeutig zuordnen.
Welche Felder Sesam übernimmt
Sesam übernimmt folgende Felder aus der CSV-Datei:
Bestellnummer
Nettobetrag
Währung
KOST 1
KOST 2
Beschreibung
Leistungsdatum
Sachkonto
Extra-Kosteninfo
Kreditorenkonto
Den offenen Restbetrag einer Bestellanforderung berechnet Sesam selbst. Sesam zieht dafür die Beträge der eingegangenen Rechnungen mit derselben Bestellnummer vom Betrag der Bestellanforderung ab. Die Spalte Offener Nettobetrag aus der CSV-Datei übernimmt Sesam nicht.
Beachte: Sesam ordnet den Lieferanten über das Kreditorenkonto zu, nicht über den Lieferantennamen. Sesam legt beim Import keine neuen Kreditoren an. Fehlt das Kreditorenkonto in der Bestellanforderung oder existiert das Kreditorenkonto in Sesam noch nicht, übernimmt Sesam keinen Lieferanten. Das kann zum Beispiel passieren, wenn du in einer Bestellanforderung einen Geschäftspartner als Freitext eingetragen hast. Die Zuordnung von Rechnungen funktioniert trotzdem, weil Sesam Rechnungen über die Bestellnummer zuordnet.
Rechnungen den Bestellanforderungen in Sesam zuordnen
Sesam ordnet Rechnungen und Bestellanforderungen über die Bestellnummer zu. Damit die Zuordnung funktioniert, muss die Rechnung beim Export aus Candis dieselbe Bestellnummer enthalten wie die Bestellanforderung.