Was sind Dokumentenanhänge?
Ein Dokumentenanhang ist ein zusätzliches PDF, das du direkt an eine Rechnung anhängst. Der Anhang wird Teil der Rechnung und verhält sich technisch wie ein Bestandteil des Originaldokuments.
Typische Inhalte von Dokumentenanhängen:
Verträge
Leistungsnachweise
Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Ergänzende Abrechnungen
Der Dokumentenanhang erscheint in der Rechnungsansicht direkt im Anschluss an die Rechnungsdatei. Nutzer:innen sehen Rechnung und Anhang als zusammengehörige Dokumente.
Format und technische Rahmenbedingungen
Du kannst ausschließlich PDF-Dateien als Dokumentenanhang hinzufügen.
Der Dokumentenanhang ist exportrelevant.
Du kannst einen Dokumentenanhang nur hinzufügen, solange sich die Rechnung im Freigabeprozess befindet.
Beachte: Nach Abschluss der Freigabe kannst du keinen Dokumentenanhang mehr ergänzen oder ändern. Candis berücksichtigt Anhänge beim Export, daher ist nachträgliches Bearbeiten nicht möglich.
Sichtbarkeit und Zugriff
Ein Dokumentenanhang ist immer an die jeweilige Rechnung gebunden.
Alle Nutzer:innen mit Zugriff auf die Rechnung sehen automatisch auch den Dokumentenanhang.
Es gibt keine separate Rechtevergabe für Anhänge.
Der Anhang ist kein eigenständiges Dokument im System, sondern Teil der Rechnung.
Das bedeutet: Wenn eine Nutzer:in die Rechnung öffnen darf, sieht sie immer auch alle zugehörigen Anhänge.
Verhalten beim Export
Candis exportiert Dokumentenanhänge gemeinsam mit der Rechnung.
Das ist besonders wichtig für:
DATEV-Exporte
Archivierungsprozesse
Weitergabe an Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung
Da der Anhang als Bestandteil der Rechnung gilt, stellt Candis sicher, dass beim Export alle relevanten Dokumente vollständig enthalten sind.
Unterschied zwischen Dokumentenanhang und Dokumentenverknüpfung
Candis unterscheidet klar zwischen einem Dokumentenanhang und einer Dokumentenverknüpfung.
Dokumentenanhang
Fester Bestandteil einer Rechnung
Für alle Nutzer:innen mit Rechnungszugriff sichtbar
Wird gemeinsam mit der Rechnung exportiert
Nur bis zum Abschluss der Freigabe hinzufügbar
Kein eigenständiges Dokument im Sinne der Rechteverwaltung
Dokumentenverknüpfung
Verbindet zwei eigenständige Dokumente miteinander
Nur sichtbar für Nutzer:innen, die Zugriff auf beide Dokumente haben
Wird nicht exportiert
Dient der internen inhaltlichen Verknüpfung
Beispiel: Du möchtest einen Rahmenvertrag referenzieren, ihn aber nicht bei jedem Export mit ausgeben. In diesem Fall nutzt du eine Dokumentenverknüpfung statt eines Dokumentenanhangs.